Việc lựa chọn nhà cung cấp cho các dự án triển khai phần mềm thường được đánh giá như một quá trình vô cùng phức tạp. Tuy nhiên, với một số mẹo nhỏ bạn hoàn toàn có thể đơn giản hóa quá trình này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. Cùng BAC tìm hiểu công thức lựa chọn nhà cung cấp cho dự án triển khai phần mềm ngay trong bài viết sau nhé!
 
 
1. Làm rõ ràng và chi tiết yêu cầu dự án
Yêu cầu dự án rõ ràng là yếu tố then chốt giúp các nhà cung cấp xác định năng lực đáp ứng của họ. Những yêu cầu cần phản ánh chính xác nhất những gì doanh nghiệp muốn đạt được trong quá trình triển khai. Một bộ yêu cầu rõ ràng sẽ đóng vai trò như "kim chỉ nam" dẫn dắt các nhà cung cấp đưa ra những phản hồi phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
 
BA có thể chi tiết hoá yêu cầu dự án thông qua:
  • Tài liệu các yêu cầu chức năng (functional requirements) và yêu cầu phi chức năng (non-functional requirements) của dự án.
  • Sử dụng lưu đồ quy trình (flowchart) hoặc sơ đồ tổ chức (mindmap) để trực quan hóa các yêu cầu.
  • Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hoặc các thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu.
  • Thực hiện rà soát chéo (cross-check) yêu cầu với các bên liên quan để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
2. Sử dụng mẫu template toàn diện
Việc sử dụng mẫu template có sẵn, chẳng hạn như mẫu "Yêu cầu đề xuất dự án" (Request for Proposal - RFP), sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ sót những thông tin quan trọng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu đây là lần đầu tiên bạn triển khai RFP trong một ngành nghề hoặc tổ chức mới. Nếu tổ chức bạn chưa có mẫu template sẵn, bạn có thể tìm kiếm các mẫu RFP hoàn toàn miễn phí trên internet.
 
Hãy tùy chỉnh mẫu template sao cho phù hợp với dự án cụ thể của bạn với những thành phần như: 
  • Giới thiệu về dự án
  • Yêu cầu chi tiết
  • Dịch vụ mong đợi từ nhà cung cấp
  • Quy trình đánh giá
  • Timeline dự án
  • Thông tin liên hệ
3. Quy định rõ ràng cách thức phản hồi
Nếu bạn không hướng dẫn rõ ràng cho nhà cung cấp về cách thức cung cấp thông tin, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian để phân loại và sắp xếp các phản hồi được gửi về với vô vàn định dạng khác nhau.
 
Một số bí quyết bao gồm:
  • Yêu cầu nhà cung cấp gửi phản hồi theo định dạng cụ thể, chẳng hạn như định dạng RFP tiêu chuẩn hoặc dạng sheet/docs.
  • Cung cấp các hướng dẫn chi tiết về nội dung cần thiết có trong phản hồi.
  • Sử dụng các công cụ trực tuyến để thu thập và quản lý phản hồi từ nhà cung cấp.
 
4. Xác định thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu
Việc truyền đạt rõ ràng những yêu cầu "bắt buộc phải có" (must-have) sẽ giúp các nhà cung cấp tập trung xây dựng phản hồi của họ dựa trên các yêu cầu quan trọng nhất.
 

Bạn nên phân loại yêu cầu thành các mức độ ưu tiên như: bắt buộc phải có (must-have), có lợi nhưng không bắt buộc (nice-to-have), and mong muốn sẽ có (wish-to-have). Và trong tài liệu RFP, đừng quên nhấn mạnh các yêu cầu "bắt buộc phải có" (must-have) nhé.

5. Thiết lập tiêu chí đánh giá
Tiêu chí đánh giá nên được xác định ngay từ đầu để đảm bảo tất cả thông tin cần thiết để đánh giá các nhà cung cấp đều được yêu cầu cung cấp ngay từ những bước đầu tiên.
 
Để thực hiện hiệu quả công việc này bạn cần:
Xác định các tiêu chí đánh giá dựa trên các yêu cầu dự án, mục tiêu kinh doanh và chiến lược dài hạn của tổ chức.
 
Phân hạng và xếp trọng số cho từng tiêu chí đánh giá để phản ánh mức độ quan trọng của chúng.

Sử dụng ma trận đánh giá (evaluation matrix) để so sánh và đánh giá các nhà cung cấp một cách khách quan nhất.

6. Dành thời gian cho các buổi thảo luận, hỏi đáp (Q&A)

Có rất nhiều khả năng các nhà cung cấp sẽ có những câu hỏi trong quá trình nghiên cứu yêu cầu dự án của bạn. Do đó đừng quên cung cấp thông tin liên lạc để bạn có thể giải đáp các thắc mắc của họ và đảm bảo tất cả các nhà cung cấp đều hiểu rõ các chi tiết về dự án.

7. Đánh giá kỹ lưỡng năng lực của nhà cung cấp
Việc đánh giá năng lực của nhà cung cấp là bước quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho dự án của bạn. Hãy dành thời gian để đánh giá các yếu tố sau:
 
  • Kinh nghiệm: Nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai các dự án tương tự hay không? Họ đã làm việc với những khách hàng nào trong ngành của bạn?
  • Năng lực technical: Nhà cung cấp có đội ngũ kỹ sư có chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu dự án của bạn hay không? Họ có sử dụng các công nghệ và phương pháp hay nhất trong ngành không?
  • Quản lý dự án: Nhà cung cấp có quy trình quản lý dự án hiệu quả không? Họ có thể đảm bảo dự án của bạn được hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng hay không?
  • Khả năng tài chính: Nhà cung cấp có tình hình tài chính vững mạnh hay và có đủ nguồn lực để thực hiện dự án của bạn hay không?
  • Văn hóa doanh nghiệp: Liệu văn hóa doanh nghiệp của nhà cung cấp có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn và hai bên có thể hợp tác hiệu quả hay không?
 
 
8. Thương lượng hợp đồng
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, bạn cần đàm phán hợp đồng để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Bạn có thể thuê luật sư có kinh nghiệm về luật hợp đồng để hỗ trợ bạn trong quá trình đàm phán. Hợp đồng cần rõ ràng, súc tích, dễ hiểu, bao gồm các nội dung sau:
 
  • Phạm vi công việc
  • Lịch trình dự án
  • Ngân sách dự án
  • Điều khoản thanh toán
  • Quy trình quản lý dự án
  • Điều khoản bảo hành
  • Điều khoản giải quyết tranh chấp
 
9. Quản lý dự án hiệu quả
Việc quản lý dự án hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án triển khai phần mềm của bạn được hoàn thành thành công. Hãy theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án, ngân sách và chất lượng công việc thông qua việc:
 
  • Giao tiếp thường xuyên với nhà cung cấp.
  • Sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc.
  • Giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Đánh giá thường xuyên hiệu suất của nhà cung cấp.
 
10. Bài học kinh nghiệm
Sau khi hoàn thành dự án, hãy dành thời gian để đánh giá hiệu quả của quá trình lựa chọn nhà cung cấp và rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án trong tương lai.Ban có thể ghi chép lại những gì diễn ra tốt và những gì cần cải thiện. Từ đó rút ra được bài học kinh nghiệm để cải thiện quy trình lựa chọn nhà cung cấp trong tương lai.
 
Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho dự án triển khai phần mềm là một quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án. Hy vọng các bước và mẹo được chia sẻ trong bài viết này có thể hỗ trợ bạn lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của dự án và đảm bảo dự án được hoàn thành thành công.  Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.


Nguồn tham khảo:
https://www.businessanalystlearnings.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC