Change Requests là gì? Những điều các Software Business Analysts cần biết

Thuật ngữ “Change Request” trong ngành công nghiệp phần mềm có thể cắt ngang các ngành (hoặc khu vực địa lý). Nhiều đến mức thuật ngữ này đã trở thành một phần không thể thiếu trong thế giới IT Services và ngay cả trong các công ty sản phẩm phần mềm. Nó là giá trị kiểm tra tầm quan trọng của thuật ngữ này một cách chi tiết.

Change Request là bất kỳ sự thay đổi nào so với ban đầu

1. Change Requests là gì?

Change Requests (CR) hay yêu cầu thay đổi về cơ bản là bất kỳ thay đổi nào trong tập hợp các yêu cầu đã ký ban đầu. Vì vậy, thông thường trong triển khai mô hình thác nước, giai đoạn yêu cầu đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu (tính năng hoặc chức năng hay chức năng và phi chức năng) được thống nhất và ghi lại trước khi bắt đầu phát triển.

Sau đó, bất kỳ phạm vi mới nào do khách hàng mang lại hoặc yêu cầu đều trở thành một yêu cầu thay đổi. Có một chi phí bổ sung liên quan đến việc thực hiện một yêu cầu thay đổi.

Ngay cả trong mô hình agile, mặc dù có sự linh hoạt trong việc thực hiện dự án nhưng các nhà cung cấp vẫn đảm bảo rằng một nhóm các yêu cầu cấp cao được thảo luận và thống nhất.

Cách thức làm việc lặp đi lặp lại đảm bảo rằng khách hàng để mắt đến sản phẩm khi sản phẩm đang phát triển và có thể đề xuất các chỉnh sửa hoặc căn chỉnh. Tuy nhiên, không nhà cung cấp nào có thể làm việc với các yêu cầu hoàn toàn linh hoạt. Nó không khả thi từ quan điểm lập ngân sách.

Vì vậy, những gì xảy ra trong các tình huống này là một “Change Request”.

2. Quy trình của Change Request

Các yêu cầu thay đổi có thể gây tranh cãi theo mọi nghĩa:

• Khách hàng và nhà cung cấp phải đồng ý rằng yêu cầu được đề cập thực sự là một yêu cầu thay đổi chứ không phải là một yêu cầu ngầm đã được đồng ý.
• Phải có một thỏa thuận về ước tính và mức độ ưu tiên của yêu cầu thay đổi. Không ai muốn các yêu cầu thay đổi ít ưu tiên hơn làm trật bánh dự án. Nhóm phát triển muốn đánh giá những thay đổi kỹ thuật cần thiết để thực hiện nó nếu được xác định ở giai đoạn muộn. Chi phí thực hiện các yêu cầu thay đổi phải được xác định theo ngày công hoặc bất kỳ đơn vị nào khác. Số tiền này phải được chuyển đổi thành một số tiền thực tế, mà chắc chắn phải được thỏa thuận trong khi biên soạn báo cáo công việc.
• Sau khi đã đồng ý, các yêu cầu thay đổi phải được lập thành văn bản trong thông số kỹ thuật ban đầu với các tham chiếu thích hợp đến số yêu cầu thay đổi. Nó phải được giải thích, thảo luận và giao cho nhóm dev và QA để thực hiện và xác minh.

3. Một cuộc thảo luận Change Request có nguồn gốc như thế nào?

Trong khi UAT hoặc Demo: Khi tính năng hoặc sản phẩm đang được người dùng thực tế thử nghiệm hoặc khi bản demo được cung cấp cho khách hàng sau khi phát triển lặp đi lặp lại, khách hàng thường nhận thấy một chức năng bị thiếu. Chính lúc này mảnh ghép còn thiếu được chỉ ra. Mảnh ghép này sẽ trở thành CR nếu nó không thể được truy xuất trở lại tài liệu yêu cầu.

Trong khi thảo luận về lỗi: Hãy xem xét một tình huống trong đó nhà phân tích kinh doanh của nhà cung cấp và người dùng cuối hoặc nhà phân tích kinh doanh khách hàng / người kiểm tra khách hàng đang tham gia vào một trận chiến bằng lời nói để xác định rằng lỗi thực sự là hợp lệ hay không hợp lệ. Một lần nữa, khiếm khuyết sẽ trở thành CR trong trường hợp không thể truy nguyên hành vi trong khiếm khuyết về tài liệu yêu cầu đã ký.

4. Vai trò của một Software Business Analyst trong vòng đời của CR

Để bắt đầu, vì nhà phân tích kinh doanh (Business Analyst) đã soạn thảo tài liệu đặc tả, anh ta phải ngồi với khách hàng và hiểu hoặc tranh luận về cái gọi là yêu cầu mới. Nếu thay đổi không được đề cập trong tài liệu hoặc không thể được suy luận một cách ngầm hiểu, họ phải thuyết phục khách hàng rằng đó thực sự là một CR. Đây là cuộc họp phức tạp nhất vì cả hai bên đều tranh luận về phía mình.

Business Analyst có vai trò then chốt trong vòng đời Change Request

Nếu CR thực sự được đồng ý, Business Analyst phải quay lại và cập nhật thông số kỹ thuật và được khách hàng ký. Trước đó, họ phải kiểm tra cẩn thận tính khả thi của CR và các mốc thời gian bị ảnh hưởng bởi chúng. Thông thường, các nhà phát triển không bao giờ hài lòng về những thay đổi mới mang lại cho phần mềm đã xây dựng. Vì vậy, một hướng dẫn thích hợp phải xảy ra với nhà phát triển và nhóm thử nghiệm.

5. Những điều Business Analyst cần lưu ý trong cuộc thảo luận CR

• Giữ các thông số kỹ thuật thuận tiện, biết và sửa đổi những thay đổi đang được tranh luận và chuẩn bị cho các quan điểm của bạn.
• Thảo luận về phương pháp xử lý CR với người quản lý hay quản lý cấp cao của bạn. Một số nhà cung cấp muốn linh hoạt hơn nếu đó là một khách hàng rất quan trọng. Số khác không muốn sử dụng CR do thiếu băng thông.
• Đôi khi, hãy có cách tiếp cận cho và nhận. Nếu sự thay đổi thực sự nhỏ và mang tính thẩm mỹ, các Business Analyst có xu hướng chấp nhận chúng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Tuy nhiên, hãy luôn kiểm tra tính khả thi của các yêu cầu dù là nhỏ. Những gì có vẻ nhỏ đối với bạn có thể rất khó khăn về mặt kỹ thuật đối với nhóm phát triển.

6. Change Request không phải lúc nào cũng xấu

Nhiều trường hợp các nhà cung cấp không có sự hiểu biết đầy đủ về các yêu cầu hoặc sự phức tạp của quy trình kinh doanh của khách hàng. Họ tiếp tục với các yêu cầu đã ký kết với sự hiểu biết chiến thuật với khách hàng rằng nhiều tính năng hơn có thể xuất hiện dưới dạng yêu cầu thay đổi.

Trong những trường hợp như vậy, khách hàng đang tìm kiếm cách triển khai nhanh chóng và đơn giản, sau đó xem xét các CR để nâng cao sản phẩm. Đôi khi CR giúp nhà cung cấp có công việc kinh doanh lặp lại và gắn bó lâu hơn với khách hàng. Đó là một kiểu đôi bên cùng có lợi cho các nhà cung cấp và khách hàng.

Quản lý các cuộc thảo luận và thực hiện CR là một kỹ năng tốt cần có đối với một Software Business Analyst. Điều này là vì lý do đơn giản rằng, không giống như hầu hết các ngành công nghiệp, các yêu cầu phần mềm có xu hướng thay đổi rất lớn. Đối với điều này, chúng ta nên sẵn sàng và linh hoạt để xem xét chúng.

Nhưng đảm bảo rằng CR không có nguồn gốc do bạn mắc lỗi khi soạn thảo các thông số kỹ thuật mơ hồ. Đó là một cú hích đối với sự tín nhiệm của bạn và đồng nghĩa với việc làm thêm cho nhóm ở giai đoạn sau.

Một số gợi ý để tránh xác định CR do thông số kỹ thuật không phù hợp:

• Hãy thật chi tiết và dài dòng với các thông số kỹ thuật khi bạn cần.
• Che tất cả các trường hợp góc và cạnh trong tài liệu.
• Thông qua các thông số kỹ thuật với khách hàng càng nhiều càng tốt.
• Lưu tất cả các liên lạc qua email với khách hàng nơi họ thảo luận về các yêu cầu. Hãy trình bày rõ ràng nhất có thể trong các email.

Yêu cầu thay đổi có thể là bạn của bạn hoặc kẻ thù của bạn tùy thuộc vào cách bạn xử lý chúng.

Trên đây là những điều mà một Software Business Analyst cần biết về Change Request. Mong rằng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn đọc, đừng quên đón xem các nội dung mới sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.modernanalyst.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp