Thực tế, rất nhiều nghiên cứu chỉ ra và chứng minh hàng loạt các yếu tố giúp tổ chức, đội nhóm đạt hiệu suất cao. Tuy nhiên, một yếu tố then chốt thường bị bỏ qua chính là tính an toàn tâm lý hay còn có tên gọi tiếng anh là Psychological Safety. Sự thật chính nó là nền tảng của đội nhóm làm việc hiệu quả, đặc biệt trong lĩnh vực phức tạp như Business Analyst (BA).
Xét về tính chất công việc, Business Analyst thường đảm nhận vai trò lãnh đạo hoặc làm việc cùng các thành viên trong nhóm. Họ cần tạo ra một môi trường lý tưởng mà ở đó, mỗi người đều có thể thoải mái đặt câu hỏi, đề xuất ý tưởng, cũng như thừa nhận lỗi lầm để học hỏi. Bài viết này, hãy cùng BAC tìm hiểu về khái niệm tính an toàn tâm lý và lý do Psychological Safety vô cùng quan trọng đối với các nhóm BA nhé.
1. Psychological Safety là gì?
Psychological Safety (tính an toàn tâm lý) được hiểu là một nền văn hóa nơi làm việc lành mạnh, ở đó mỗi người đều có thể thoải mái nói lên ý kiến, đặt câu hỏi, biểu đạt mối bận tâm hoặc thừa nhận lỗi mà không lo ngại bị chê bai hay trách phạt.
Khái niệm này do giáo sư Amy Edmondson tại Harvard Business School đề xuất, nhấn mạnh về niềm tin chung của nhóm rằng việc đóng góp ý tưởng cá nhân hay chấp nhận rủi ro.
Trong môi trường đầy tính an toàn tâm lý, các thành viên trong nhóm có thể:
- Chấp nhận rủi ro có thể lường trước được.
- Thừa nhận khi không biết một điều gì đó.
- Trình bày quan điểm một cách thoải mái.
Khi làm việc trong môi trường an toàn về mặt tâm lý, các thành viên trong nhóm được trao quyền để chấp nhận rủi ro đã tính toán và thừa nhận khi họ không biết điều gì đó. Chính cảm giác an toàn và không sợ hậu quả tiêu cực sẽ giúp các thành viên cởi mở hơn và cuối cùng là giúp team đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề tốt hơn, tạo điều kiện thúc đẩy thành công của tổ chức.
2. Tại sao team Business Analyst cần xây dựng môi trường an toàn tâm lý?
Công việc của Business Analyst thường bao gồm:
- Nhận diện vấn đề
- Đề xuất giải pháp
- Triển khai thay đổi trong tổ chức
Có thể thấy vai trò của một nhà phân tích nghiệp vụ thường liên quan đến việc xác định vấn đề, đề xuất giải pháp và thực hiện các thay đổi ảnh hưởng đến các bộ phận khác nhau của một tổ chức.
Những nội dung này đều đòi hỏi việc giao tiếp, hợp tác và tính sáng tạo cao độ. Do đó môi trường không đảm bảo tính an toàn tâm lý sẽ khiến các thành viên giấu điểm yếu, ngại đề xuất ý tưởng sáng tạo, điều này có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả.
An toàn tâm lý tạo cảm giác sẵn sàng chấp nhận rủi ro và đó là cách mà hầu hết các ý tưởng sáng tạo dẫn đến các giải pháp đột phá ra đời. Tính an toàn tâm lý giúp các thành viên trong nhóm BA:
- Đặt câu hỏi làm rõ: khi làm việc trên một dự án, BA thường xuyên cần đặt câu hỏi để hiểu nhu cầu, đi ngược lại với các giả định hoặc yêu cầu thêm thông tin chi tiết. Điều cần thiết là trong những tình huống này, các thành viên trong nhóm cần phải thoải mái thừa nhận rằng họ không hiểu điều gì đó mà không sợ bị phán xét. Nếu không, một số vấn đề tiềm ẩn có thể bị bỏ qua.
- Thừa nhận sai lầm: những sai lầm trong phân tích (ví dụ: hiểu sai các yêu cầu) có thể tác động đáng kể đến dự án. Nếu các thành viên trong team hoạt động trong môi trường coi trọng sự an toàn về mặt tâm lý có thể nhanh chóng thừa nhận lỗi, học hỏi từ chúng và điều chỉnh hướng đi mà không không đổ lỗi cho bất kỳ ai.
- Nuôi dưỡng sự sáng tạo và đổi mới: môi trường mà các thành viên trong nhóm thoải mái chia sẻ những ý tưởng độc đáo thường là môi trường hoàn hảo cho những giải pháp đổi mới tuyệt vời. Sự an toàn về mặt tâm lý thường khuyến khích loại tư duy sáng tạo cần thiết để giải quyết các vấn đề nghiệp vụ phức tạp.
3. Cách BA thúc đẩy môi trường an toàn tâm lý
Business Analyst là người có vai trò dẫn dắt các dự án làm việc trực tiếp với doanh nghiệp và các bên liên quan. Điều này mang lại cơ hội lớn để BAs đóng góp vào việc xây dựng và duy trì một văn hóa an toàn về mặt tâm lý tại nơi làm việc. Một số chiến lược mà BAs có thể áp dụng như:
3.1 Làm gương và sự cởi mở và dám thừa nhận lỗi
Là người dẫn dắt, BAs cần làm gương cho những hành vi mà họ mong muốn từ đội nhóm. Hãy sẵn sàng thừa nhận sai lầm hoặc sự không chắc chắn của bản thân. Điều này tạo điều kiện để mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi thừa nhận lỗi lầm và học hỏi từ đó.
3.2 Khuyến khích, tạo môi trường giao tiếp cởi mở
Khi làm việc với các bên liên quan đa dạng, BA cần đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội lên tiếng. Hãy đặt các câu hỏi mở như: "Bạn nghĩ thế nào về giải pháp này?" hoặc "Bạn thấy rủi ro nào trong cách tiếp cận này hay không?" để tạo ra môi trường thảo luận cởi mở và tôn trọng ý kiến của mỗi người.
3.3 Thiết lập quy tắc giao tiếp rõ ràng
Xây dựng các quy tắc chung về giao tiếp và hợp tác giúp tạo ra sự công bằng và đáng tin cậy trong nhóm. Ví dụ, một quy tắc có thể là "không có ý tưởng nào là quá nhỏ hay ngớ ngẩn để thảo luận" hoặc "xem sai lầm là cơ hội để học hỏi."
3.4 Khuyến khích những phản hồi mang tính xây dựng
Để liên tục cải tiến, môi trường làm việc cần khuyến khích những phản hồi tôn trọng và tập trung vào lợi ích phát triển chung. BA nên đảm bảo mọi phản hồi đều nhằm mục đích cải thiện thay vì chỉ trích, đồng thời nhấn mạnh yếu tố học hỏi từ lỗi sai thay vì đổ lỗi.
3.5 Công nhận, khen ngợi những đóng góp của cá nhân
Những đóng góp, dù nhỏ hay lớn, đều nên được ghi nhận. Việc tôn vinh những nỗ lực như đưa ra ý tưởng mới, thừa nhận sai sót, hay dám thử nghiệm sẽ giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hòa nhập.
3.6 Hình thành sự an toàn tâm lý trong giao tiếp với Stakeholders
Không chỉ nội bộ nhóm, tâm lý an toàn cần mở rộng đến cả các bên liên quan như người dùng, nhóm kỹ thuật, và đối tác. BAs cần tạo không gian để tất cả mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ ý kiến, bày tỏ lo ngại và đóng góp ý tưởng trong các cuộc thảo luận.
3.7 Khuyến khích tư duy phát triển (Growth Mindset)
Khuyến khích nhóm nhìn nhận thách thức như cơ hội để cải thiện, thay vì cảm thấy bị đe dọa. Điều này giúp giảm bớt nỗi sợ thất bại và thúc đẩy văn hóa học hỏi liên tục.
3.8 Hỗ trợ giải quyết xung đột một cách tích cực
Trong vai trò trung gian giữa các nhóm và bên liên quan, BA thường phải đối mặt với các ý kiến trái chiều. Việc giải quyết xung đột cần được thực hiện theo cách xây dựng, tập trung vào việc tìm ra giải pháp hơn là đổ lỗi hay chỉ trích cá nhân.
BA có thể hỗ trợ bằng cách lắng nghe cả hai bên, tóm tắt lại các quan điểm để đảm bảo mọi người đều được hiểu rõ, và tìm kiếm điểm chung để tiến tới thỏa thuận.
3.9 Tạo không gian an toàn cho việc đặt câu hỏi
Đặt câu hỏi là một trong những công cụ quan trọng nhất của BA, nhưng điều này cũng cần được khuyến khích ở cả đội nhóm. BA cần tạo môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái đặt câu hỏi, dù là cơ bản nhất, mà không sợ bị đánh giá. Điều này không chỉ giúp cải thiện sự hiểu biết mà còn thúc đẩy tinh thần hợp tác.
3.10 Học cách chủ động lắng nghe
Lắng nghe không chỉ là việc nghe mà còn là việc thấu hiểu cảm xúc và ý định đằng sau lời nói. Một BA giỏi sẽ chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, tông giọng, và những tín hiệu phi ngôn ngữ khác để nắm bắt trọn vẹn thông điệp. Kỹ năng lắng nghe này giúp xây dựng sự tin tưởng và tăng cường sự kết nối trong nhóm.
3.11 Thúc đẩy việc hoà nhập
Tâm lý an toàn sẽ được củng cố khi mọi người cảm thấy rằng sự khác biệt của họ được tôn trọng. BA có thể chủ động tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm, dù ở bất kỳ vai trò hay cấp bậc nào, đều cảm thấy rằng ý kiến và đóng góp của mình có giá trị.
3.12 Tạo không gian cho những giải pháp mới và sáng tạo
Trong các dự án, việc thử nghiệm các ý tưởng mới đôi khi đi kèm với rủi ro thất bại. BAs nên khuyến khích đội nhóm xem thất bại như một phần tự nhiên của quá trình sáng tạo. Điều này giúp các thành viên tự tin hơn trong việc đề xuất những ý tưởng đột phá.
3.13 Đồng hành cùng team trong những tình huống khó khăn
Trong các giai đoạn dự án căng thẳng hoặc khi gặp thất bại, vai trò của BA càng trở nên quan trọng. Hãy thể hiện sự đồng cảm, hỗ trợ tinh thần, và đảm bảo rằng đội nhóm không cảm thấy bị cô lập hay áp lực.
Với các chiến lược kể trên, Business Analyst không chỉ thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả mà còn giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng và có động lực để cống hiến. Tâm lý an toàn không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn tạo ra một văn hóa nơi học hỏi và đổi mới được khuyến khích, giúp cả đội tiến xa hơn trong hành trình phát triển. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.
Nguồn tham khảo:
https://businessanalystmentor.com
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung - BAC