Cách sử dụng phân tích dữ liệu để cải thiện quy trình kinh doanh

Dữ liệu và phân tích có thể cung cấp chi tiết những thông tin có giá trị về cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Các chuyên gia như Mark Stiffler cho rằng việc sử dụng dữ liệu và phân tích có thể khám phá ra các cơ hội tăng trưởng mới, củng cố các quy trình hiện có và nâng cao hiệu quả tổng thể. Trong bài viết này, BAC sẽ bật mí về 11 mẹo bạn có thể sử dụng để sử dụng để tận dụng dữ liệu và phân tích nhằm cải thiện quy trình kinh doanh một cách hiệu quả.

Trước khi bạn sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định, điều cần thiết là phải xác định rõ ràng những gì bạn đang cố gắng đạt được từ góc độ phân tích. Đặt mục tiêu rõ ràng sẽ giúp đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng khi thực hiện quy trình phân tích.

Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là giảm 10% chi phí, bạn sẽ cần tập trung vào việc tìm kiếm các lĩnh vực có thể tiết kiệm chi phí. 

Một trong những thách thức chính của việc sử dụng dữ liệu và phân tích để cải thiện quy trình kinh doanh là đảm bảo rằng dữ liệu được sử dụng để ra quyết định là chính xác, được cập nhật liên tục và phù hợp. Nếu không, bất kỳ quyết định nào dựa trên chúng có thể bị hiểu sai và dẫn đến kết quả không mong muốn.

Với các hệ thống tự động sẵn có, việc thu thập dữ liệu cần thiết để phân tích sẽ dễ dàng hơn nhiều. Điều này có thể đơn giản như thiết lập một quy trình tự động để theo dõi phản hồi của khách hàng hoặc phức tạp như tạo một hệ thống theo dõi tất cả các hoạt động kinh doanh từ đầu đến cuối. Tự động hóa giúp bạn theo dõi hiệu suất theo thời gian dễ dàng hơn để có thể nhanh chóng xác định và xử lý mọi thay đổi.

Một khi bạn đã xác định được mục tiêu của mình, đã đến lúc bắt đầu thu thập dữ liệu để giúp cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. Điều này có thể liên quan đến việc phân tích các cuộc khảo sát phản hồi của khách hàng hoặc theo dõi các chỉ số sử dụng trang web như số lần xem trang hoặc thời gian dành cho trang. Đảm bảo dữ liệu bạn thu thập có liên quan và cập nhật để phản ánh chính xác mức hiệu suất hiện tại.

Sau khi thu thập dữ liệu cần thiết, đã đến lúc bắt đầu phân tích dữ liệu đó để có cái nhìn sâu sắc hơn về mức độ hiệu quả của các quy trình kinh doanh so với mục tiêu của bạn. Điều này có thể yêu cầu sử dụng các công cụ như Microsoft Excel hoặc Google Sheets để phân tích thống kê cơ bản hoặc các công cụ nâng cao hơn như Tableau để trực quan hóa các bộ dữ liệu phức tạp. 

Sau khi dữ liệu đã được phân tích, hãy xác định các lĩnh vực cần cải thiện để các quy trình trở nên hiệu quả hơn hoặc tiết kiệm chi phí hơn. Điều này có thể bao gồm việc tối ưu hóa các nhiệm vụ cụ thể hoặc tìm ra những cách mới để sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực hiện có. 

Khi đã xác định các lĩnh vực cần cải thiện, hãy thử các giải pháp khác nhau và theo dõi hiệu quả của chúng theo thời gian để tinh chỉnh thêm cho đến khi chúng đạt được tác động tiềm năng tối đa đối với các chỉ số hiệu suất của doanh nghiệp, chẳng hạn như hiệu quả hoặc tiết kiệm chi phí. Điều cần thiết không chỉ là tập trung vào lợi ích ngắn hạn mà còn xem xét các tác động dài hạn khi quyết định giải pháp nào nên được thực hiện lâu dài trong cơ cấu hoạt động của tổ chức. 

Một khi xác định được giải pháp tối ưu nhất, hãy triển khai những thay đổi đó trên tất cả các bộ phận liên quan để chúng có hiệu lực trên toàn bộ tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời không làm gián đoạn quá mức các hoạt động hiện có trong giai đoạn triển khai. 

Thường xuyên theo dõi các chỉ số hiệu suất, chẳng hạn như mức độ hiệu quả đạt được thông qua các thay đổi này hoặc tiết kiệm chi phí, để đảm bảo chúng vẫn có hiệu quả theo thời gian và xác định bất kỳ cải tiến tiềm năng nào có thể cần được giải quyết trong các bản cập nhật/lặp lại trong tương lai của các quy trình này.

Nhiều công nghệ hiện có có thể giúp sắp xếp hợp lý quá trình thu thập, phân tích và giải thích dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc cải thiện quy trình kinh doanh. Các công cụ tự động hóa như Zapier rất lý tưởng để tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt như điền vào biểu mẫu hoặc tạo báo cáo. Đồng thời, công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) như IBM Watson có thể được sử dụng cho các tác vụ phức tạp hơn như phân tích dự đoán hoặc xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP).

Việc truyền đạt các kết quả một cách rõ ràng giữa tất cả các bộ phận trong một tổ chức vô cùng quan trọng. Mọi người nên hiểu lý do tại sao một số quyết định được đưa ra dựa trên thông tin thu thập được để họ có thể điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp. Ngoài ra, việc có các cuộc trò chuyện cởi mở xung quanh các chủ đề này giúp mọi người nhận thức rõ hơn về các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh, điều này cho phép các nhóm phản ứng nhanh chóng nếu có sự cố xảy ra.

Đừng ngại điều chỉnh chiến lược dựa trên những phát hiện mới được khám phá bằng cách sử dụng dữ liệu và phân tích. Các công ty phải duy trì sự linh hoạt để nhanh chóng xoay trục khi cần thiết đồng thời đi trước một bước so với các đối thủ cạnh tranh có thể có chiến lược tương tự

Trên đây là 11 mẹo về việc sử dụng phân tích dữ liệu để cải thiện quy trình kinh doanh được giám đốc điều hành của Optymyze thảo luận. Mong rằng những điều BAC chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp ích cho sự nghiệp của bạn. Đừng quên thường xuyên ủng hộ và ghé thăm BAC’s Blog bạn nhé!