Cách sử dụng một biểu đồ Gantt để quản lý dự án Agile

Các nhóm quản lý dự án Agile luôn tìm cách tối ưu hóa các quy trình và biểu đồ Gantt đã trở thành một công cụ có giá trị trong phương pháp Agile để phát triển phần mềm. Mặc dù quản lý dự án Agile yêu cầu tính linh hoạt, khả năng thích ứng và phân phối lặp đi lặp lại, biểu đồ Gantt có thể giúp chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và tạo điều kiện cộng tác trong nhóm Agile. Biểu đồ Gantt cũng có thể nâng cao khả năng trực quan hóa và theo dõi tiến độ dự án để quản lý dự án dễ dàng hơn.

Biểu đồ Gantt có tính ứng dụng cao trong quản lý dự án

1. Biểu đồ Gantt là gì?

Trong quản lý dự án, các nhóm sẽ thường sử dụng biểu đồ Gantt để cung cấp khả năng hiển thị trong từng bước của dự án. Biểu đồ Gantt hiển thị trực quan các bước cần thiết để hoàn thành dự án tổng thể với các mốc thời gian. Bằng cách này, người xem có thể hiểu rõ hơn về các nhiệm vụ, sự phụ thuộc và lịch trình tổng thể liên quan đến dự án.

Biểu đồ Gantt hiển thị các nhiệm vụ hoặc sự kiện của dự án được hiển thị trong các thanh dọc theo dòng thời gian nằm ngang. Trục X của biểu đồ sẽ biểu thị thời lượng tổng thể của dự án. Các thanh Gantt này được bao gồm trong biểu đồ, với độ dài của chúng biểu thị lượng thời gian được lên kế hoạch cho mỗi nhiệm vụ và vị trí của chúng biểu thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi nhiệm vụ.

Trong quản lý dự án, các nhóm có thể sửa đổi biểu đồ Gantt dựa trên nhu cầu của họ. Ví dụ, biểu đồ Gantt có thể bao gồm thông tin bổ sung như tên nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, quan hệ phụ thuộc, các mốc quan trọng và tài nguyên được phân bổ. Các thanh Gantt cũng có thể được mã hóa bằng màu, với các màu khác nhau thể hiện trạng thái tiến độ của các tác vụ hoặc cho biết số lượng công việc đã hoàn thành.

Biểu đồ Gantt có thể là một công cụ tuyệt vời trong quản lý dự án để lập kế hoạch cho các quy trình dự án, lên lịch các nhiệm vụ và sự kiện của dự án cũng như theo dõi trạng thái và hoàn thành của chúng. Trong quản lý dự án Agile, lập kế hoạch và theo dõi trực quan thông qua biểu đồ Gantt có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan hiệu quả về các hành động cần thiết để hoàn thành dự án.

Quản lý dự án Agile là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại, ưu tiên tính linh hoạt trong việc lập kế hoạch. Thường được áp dụng cho phát triển phần mềm, nó liên quan đến việc chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và thực hiện các thay đổi trong dự án khi cần thiết trong suốt vòng đời của dự án.

Biểu đồ Gantt rất hữu ích cho hình thức quản lý dự án phi tuyến tính này, vì chúng có thể tăng khả năng hiển thị cho tất cả các thành viên của dự án và có thể cho phép các nhóm làm việc cộng tác và hoàn thành từng nhiệm vụ trong khung thời gian được chỉ định.

2. Cách triển khai biểu đồ Gantt trong quản lý dự án Agile

Các nhóm Agile có thể triển khai biểu đồ Gantt trong phương pháp quản lý dự án Agile của họ bằng cách sử dụng phần mềm và quy trình phù hợp. Các bước bên dưới phác thảo cách sử dụng hiệu quả biểu đồ Gantt trong các dự án Agile.

• Bước 1: Xác định phạm vi của biểu đồ Gantt

Các nhóm linh hoạt nên sử dụng biểu đồ Gantt của họ có mục đích, có nghĩa là xác định phạm vi của họ. Các nhóm nên xem xét các chi tiết và thông tin dự án mà họ muốn thể hiện thông qua biểu đồ Gantt, cũng như cách họ dự định kết hợp nó cùng với các công cụ và thực tiễn dành riêng cho Agile khác. Làm như vậy sẽ giúp việc chọn công cụ biểu đồ Gantt phù hợp cho nhóm của bạn trở nên dễ dàng hơn.

• Bước 2: Chọn công cụ biểu đồ Gantt

Phần mềm biểu đồ Gantt có thể cải thiện giao tiếp và cộng tác cũng như dễ dàng bảo trì biểu đồ. Có sẵn nhiều công cụ biểu đồ Gantt khác nhau, từ các giải pháp quản lý dự án chuyên dụng đến các mẫu dựa trên bảng tính cho đến phần mềm biểu đồ Gantt trực tuyến. Các nhóm nên cân nhắc nhu cầu của mình khi lựa chọn giữa các công cụ và chọn một tùy chọn phù hợp với ngân sách, khả năng tích hợp phần mềm và nhu cầu quản lý dự án của họ.

• Bước 3: Xác định các nhiệm vụ và phụ thuộc của dự án

Biểu đồ Gantt có thể biểu thị nhiều loại thông tin nhưng tốt nhất bạn nên bắt đầu với những điều cơ bản. Trước tiên, các nhóm Agile nên xác định các nhiệm vụ mà họ muốn đưa vào biểu đồ Gantt của mình.

Quản lý dự án agile bao gồm việc chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, nhưng các nhóm cũng phải ước tính thời lượng của nhiệm vụ và xác định các yếu tố phụ thuộc của nhiệm vụ để thể hiện chúng một cách thích hợp trên biểu đồ.

Các thành phần phụ thuộc của nhiệm vụ xác định thứ tự các nhiệm vụ sẽ được hoàn thành và các nhiệm vụ có liên quan với nhau như thế nào.

Phạm vi ngày có thể cung cấp một cách tiếp cận linh hoạt, vì ngày của nhiệm vụ có thể thay đổi trong suốt vòng đời dự án. Tính toán và truyền đạt phạm vi ngày lý tưởng với tư cách là một nhóm cho các mốc nhiệm vụ, sau đó thêm chúng vào biểu đồ Gantt.

Bằng cách xác định nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ thuộc và phạm vi ngày mốc, các nhóm Agile có thể hiểu rõ hơn về lịch trình dự án tổng thể của họ và dễ dàng tạo biểu đồ Gantt hơn.

• Bước 4: Tạo biểu đồ Gantt

Sử dụng công cụ phần mềm biểu đồ Gantt, nhóm Agile có thể tạo biểu đồ Gantt dựa trên chi tiết dự án của họ.

Đầu tiên, tạo các nhiệm vụ bằng cách thêm một “nhiệm vụ” mới cho mỗi hành động dự án mà bạn đã vạch ra với tư cách là một nhóm. Tiếp theo, thêm các nhiệm vụ phụ cho các hoạt động lớn hơn. Bao gồm mức độ chi tiết cao trong các mô tả nhiệm vụ và bao gồm tất cả các tệp đính kèm cần thiết áp dụng cho từng nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ phụ. Nếu bạn có nhiều dự án đang thực hiện cùng một lúc, thì hãy lặp lại quy trình này cho từng dự án đã lên kế hoạch.

Tiếp theo, cung cấp cho mỗi nhiệm vụ một mối quan hệ phụ thuộc từ đầu đến cuối và áp dụng tất cả các mối quan hệ phụ thuộc cần thiết với các nhiệm vụ khác. Ngoài ra, biểu đồ Gantt nên bao gồm các sự kiện đã lên lịch và hiển thị các ngày quan trọng. Các nhóm Agile thậm chí có thể cung cấp thông tin ở cấp độ nhiệm vụ, chẳng hạn như các cá nhân hoặc bộ phận được giao cho các nhiệm vụ cụ thể.

Quy trình tạo biểu đồ Gantt có thể khác nhau dựa trên giải pháp biểu đồ Gantt cụ thể mà nhóm sử dụng. Tuy nhiên, biểu đồ Gantt đã hoàn thành sẽ mô tả rõ ràng dòng thời gian, nhiệm vụ và sự phụ thuộc lẫn nhau, cung cấp một cái nhìn tổng quan trực quan về kế hoạch của dự án.

• Bước 5: Duy trì biểu đồ Gantt

Các nhóm agile nên duy trì biểu đồ Gantt bằng cách cập nhật chúng thường xuyên để phản ánh các thay đổi của dự án. Các phương pháp Agile rất linh hoạt, vì vậy việc theo dõi và duy trì một biểu đồ thể hiện chính xác tất cả các thay đổi, trạng thái hoặc dòng thời gian của tiến độ dự án là rất quan trọng.

Việc cập nhật biểu đồ Gantt có thể liên quan đến việc di chuyển thời lượng của nhiệm vụ, sắp xếp lại các thành phần phụ thuộc và cho biết việc hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ, các tác vụ có thể được sắp xếp lại hoặc loại bỏ và các thành phần phụ thuộc có thể được thay đổi khi cần để phản ánh mọi cập nhật.

Tính linh hoạt là rất quan trọng trong công cụ biểu đồ Gantt dành cho các nhóm Agile để duy trì độ chính xác và phản ánh những thay đổi cần thiết.

• Bước 6: Hợp tác

Biểu đồ Gantt có thể hữu ích cho sự cộng tác và giao tiếp của nhóm. Các nhóm agile có thể chia sẻ biểu đồ Gantt giữa các thành viên, khách hàng và các bên liên quan của họ để cung cấp thông tin và hình ảnh đại diện về quy trình, trạng thái và kế hoạch tổng thể của dự án.

Giao tiếp thường xuyên xung quanh biểu đồ Gantt có lợi cho các nhóm Agile, vì điều này có thể giúp đảm bảo tất cả các thành viên được liên kết và thông báo về những thay đổi trong dòng thời gian và trạng thái của dự án.

Khi tạo biểu đồ Gantt, trưởng nhóm có thể làm việc với các thành viên trong nhóm để lập kế hoạch và tổ chức các dự án, nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan. Từ đó, họ có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và đảm bảo rằng các thành viên có các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các mục tiêu được giao.

Khi các quản trị viên cá nhân theo dõi và xác định các thay đổi của dự án đối với ngày tháng và các yếu tố phụ thuộc, họ có thể cập nhật biểu đồ Gantt để thông báo điều này với nhóm. Điều này có thể liên quan đến việc thêm nhận xét hoặc đính kèm các tệp và tài nguyên liên quan đến các tác vụ trong biểu đồ.

• Bước 7: Tích hợp biểu đồ Gantt với các thực hành Agile

Các nhóm Agile có thể tích hợp biểu đồ Gantt với các phương pháp Agile đã được thiết lập sẵn. Ví dụ, trong các cuộc họp hàng ngày, các thành viên có thể xem lại tiến độ biểu đồ Gantt và áp dụng các điều chỉnh nếu cần. Ngoài ra, nhiều giải pháp phần mềm biểu đồ Gantt có thể tùy chỉnh, vì vậy các nhóm có thể điều chỉnh chúng để phù hợp với các quy trình Agile của họ.

• Bước 8: Theo dõi và cải thiện

Biểu đồ Gantt chỉ hữu ích nếu nó cho phép nhóm cải thiện hoạt động của mình. Do đó, các nhóm Agile nên theo dõi các dự án sử dụng biểu đồ Gantt của họ để xem họ được hưởng lợi như thế nào từ mỗi biểu đồ, liệu chúng có tăng năng suất, sản lượng, chất lượng hay thời gian hoàn thành hay không. Các trưởng nhóm nên đánh giá hiệu quả của nó, thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, đồng thời thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết để liên tục tối ưu hóa giá trị của nó.

Mong rằng những thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp