Cách cung cấp các mẫu công việc mà Business Analyst nên dùng khi phỏng vấn

Việc cung cấp các mẫu công việc là một phần quan trọng khi ứng tuyển cho vai trò Business Analyst (BA). Vì vậy, các ứng viên cần phải có sự chuẩn bị và lựa chọn các mẫu phù hợp với vai trò muốn đảm nhiệm. Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu và biết cách thực hiện điều đó.

Mẫu công việc là thứ bạn cần chuẩn bị trước cuộc phỏng vấn

1. Vì sao người phỏng vấn yêu cầu mẫu công việc?

Thông thường, rất khó để người phỏng vấn đánh giá chất lượng của một BA trong một cuộc phỏng vấn. Thực tế là bạn đã tham gia vào cuộc phỏng vấn nhưng những người phỏng vấn của bạn vẫn chưa cảm thấy tự tin cho lắm là bằng chứng cho điều này. Họ đã có một cuộc trò chuyện thú vị nhưng như vậy vẫn chưa đủ.

Các mẫu công việc được coi là bằng chứng chắc chắn về những gì bạn đã hoàn thành trong các vai trò trước đây và người phỏng vấn mong đợi rằng hiệu suất trong quá khứ là yếu tố dự báo tốt nhất cho thành công trong tương lai.

Tuy nhiên, có một vấn đề cố hữu với việc sử dụng các mẫu công việc một cách độc lập để đánh giá khả năng của một BA.

2. Vấn đề với các mẫu công việc

Khi giới thiệu công việc của bạn, tài liệu yêu cầu bạn tạo không nói lên toàn bộ câu chuyện.

Sản phẩm bàn giao không nhất thiết phải thể hiện mức độ phức tạp của quy trình trước khi bạn đơn giản hóa nó, sự đa dạng về tính cách giữa các bên liên quan, quan điểm chính trị mà bạn đã đàm phán hoặc những thách thức mà bạn đã vượt qua. Nó chỉ đơn giản là một đại diện cho những gì bạn đã tạo ra sau khi bạn đã trải qua tất cả sự lộn xộn của quá trình phân tích kinh doanh.

Do đó, rất khó để ai đó xem xét một mẫu công việc và hiểu rõ về công việc của bạn với tư cách là một BA. Nếu không có bối cảnh của dự án, họ sẽ đưa ra một số giả định về cách mẫu công việc đó sẽ phù hợp với môi trường làm việc của họ.

Và vì các môi trường khác nhau và các bên liên quan cũng khác nhau và công việc của một BA là tạo ra các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của các đối tượng cụ thể, nên những giả định đó sẽ không có lợi cho bạn. Sẽ rất dễ để nói rằng, nếu anh ấy làm điều đó trong tổ chức của chúng tôi, thì điều đó sẽ không hiệu quả bởi vì… và sau đó bởi vì việc tuyển dụng ai đó là một quyết định khó thực hiện, người quản lý tuyển dụng sẽ tự loại bỏ quyết định chọn bạn.

May mắn thay, vẫn có một giải pháp!.

3. Cung cấp các mẫu công việc có ngữ cảnh

Vì các mẫu công việc chỉ trình bày một phần nhỏ công việc của bạn với tư cách là BA, bạn không nên cung cấp các mẫu công việc mà không có ngữ cảnh. Tốt nhất là ngữ cảnh đó được bao gồm trong cài đặt trực tiếp, vì vậy bạn đang hiển thị sản phẩm có thể phân phối của mình đồng thời mô tả những đóng góp mà bạn đã thực hiện và vấn đề mà nó đã giải quyết.

Mẫu công việc có ngữ cảnh là lựa chọn tốt cho buổi phỏng vấn

Vì bạn đã trải qua 2 cuộc phỏng vấn, nên việc đề xuất một cuộc thảo luận tiếp theo qua điện thoại hoặc cuộc phỏng vấn thứ 3 sẽ không quá phù hợp. Nếu họ thực sự nghiêm túc về việc bạn là một người “rất phù hợp” thì họ sẽ sẵn sàng đầu tư thời gian đó. Bên cạnh đó, bắt buộc phải có một số quyền sở hữu trong quá trình tìm kiếm việc làm để đảm bảo bạn đang thể hiện bản thân theo cách tốt nhất có thể.

Trong cuộc thảo luận này để xem xét mẫu công việc của mình, bạn có thể nói về lý do tại sao bạn đưa vào các yếu tố bạn đã làm, các bên liên quan cần tài liệu của bạn được đáp ứng và cách bạn điều chỉnh công việc của mình trong hoàn cảnh của dự án. Bạn cũng có thể chọn nói chuyện với cách thức, trong một môi trường khác, bạn sẽ xử lý mọi việc trang trọng hơn.

Nếu một cuộc thảo luận không được chấp nhận nhưng bạn vẫn cảm thấy các mẫu công việc của mình sẽ củng cố vị trí của bạn, thì cách tiếp cận tốt thứ hai là cung cấp các mẫu công việc cùng với một bài tường thuật bằng văn bản mô tả bối cảnh đã đề xuất ở trên.

4. Bạn có thể làm lại các mẫu công việc không chính thức

Không có quy tắc nào nói rằng bạn phải gửi các mẫu công việc chính xác như chúng được tạo trong môi trường làm việc trước đây của bạn. Bạn nên cập nhật nội dung mẫu công việc của mình bằng cách sử dụng các phương pháp tài liệu chính thức hơn mà bạn đã học được trong quá trình đào tạo BA của mình.

Thường thì mọi người sẽ tạo các mẫu công việc mới nhưng đôi khi họ quay lại công việc trước đây, sử dụng các mẫu và hướng dẫn được đào tạo để cập nhật tài liệu của họ và có thể trình bày điều này như một phần của trải nghiệm phân tích kinh doanh trong thế giới thực của họ.

Bằng cách cập nhật nội dung công việc, bạn thể hiện những gì bạn có khả năng làm chứ không chỉ những gì bạn đã làm trong một môi trường không chính thức.

5. Làm thế nào để phỏng vấn khi không được yêu cầu các mẫu công việc

Mặc dù, chúng ta đang nói về mẫu công việc, nhưng có những điều bạn có thể làm trong cuộc phỏng vấn để tránh yêu cầu mẫu công việc ngay từ đầu. Ví dụ, bạn đề cập rằng họ không có thời gian để nói về các nhiệm vụ cụ thể của bạn.

Mỗi người phỏng vấn sẽ muốn nghe chi tiết cụ thể trong một cuộc phỏng vấn việc làm. Đừng chờ đợi một câu hỏi phỏng vấn hành vi để chia sẻ những chi tiết đó, kết hợp một ví dụ vào mỗi câu trả lời. Bằng cách đó, ngay cả khi người đó không xem được danh sách đầy đủ các câu hỏi của họ, bạn vẫn có thể để lại cho họ những chi tiết cụ thể để thể hiện khả năng của bạn.

Hy vọng với bài viết này, các bạn có thể cải thiện chất lượng buổi phỏng vấn của mình. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp