Cách BA thu hẹp khoảng cách giữa bộ phận kinh doanh và CNTT

Bộ phận kinh doanh, các nhà điều hành (executives) và bộ phận CNTT (IT) đều là những nhóm quan trọng của một doanh nghiệp. Tuy nhiên 2 bộ phận này thường có sự khác biệt rõ ràng trong cách đặt mục tiêu và cách thức làm việc. Nhóm kinh doanh thường đưa ra các yêu cầu để doanh nghiệp tiến lên phía trước, tập trung vào việc định hướng chiến lược và tạo ra giá trị cho khách hàng. Trong khi đó, đội ngũ IT sở hữu những khả năng kĩ thuật, tập trung vào việc cung cấp và duy trì hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp. 

 

Vấn đề phát sinh khi hai bộ phận làm việc với nhau đó là sự khác biệt trong chuyên môn và cách thực hiện công việc, điều này có thể dẫn đến sự bất đồng trong các quy trình và phương pháp làm việc. Họ có thể sử dụng thuật ngữ chuyên ngành khác nhau từ đó dẫn đến những hiểu lầm thậm chí hiểu sai và dẫn đến một số mục tiêu không thể thực hiện theo đúng kỳ vọng. Vì vậy, hai nhóm cần phải hợp tác chặt chẽ để đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch được đặt ra phù hợp với cả hai lĩnh vực. 

 

Từ vấn đề trên, các doanh nghiệp cần phải có một người chuyên về cả hai lĩnh vực và hiểu rõ ngôn ngữ chuyên ngành. Họ sẽ làm việc như một phiên dịch viên, đảm bảo cả hai nhóm kinh doanh và IT có thể làm việc cùng nhau hiệu quả. Đây là lúc thích hợp để nhà phân tích nghiệp vụ phát huy năng lực của mình. Bây giờ, cùng BAC tìm hiểu cách BA thu hẹp khoảng cách giữa bộ phận kinh doanh và CNTT trong bài viết sau nhé!

 

Business Analyst thường chịu trách nhiệm thu hẹp khoảng cách giữa bộ phận kinh doanh và CNTT. BA cần hiểu cả phần kỹ thuật và kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó nhờ kiến thức chuyên môn, họ chính là cầu nối liên kết chính giữa hai bên.

 

Khi bắt đầu, doanh nghiệp có thể yêu cầu BA làm việc với các bên liên quan bên ngoài. Tại đây, họ sẽ xác định lĩnh vực nào mà doanh nghiệp cần cải thiện. Để làm điều này, BA sẽ thu thập phản hồi về sản phẩm, dịch vụ và chức năng kinh doanh từ các bên liên quan.

 

Qua đó, nhà phân tích nghiệp vụ sẽ phân tích những phát hiện của họ với các mô hình dữ liệu và đề xuất các cải tiến. Sau đó, họ sẽ đánh giá các cơ hội và rủi ro tiềm ẩn của những thay đổi này. Để củng cố những quan điểm và những phát hiện từ việc phân tích, BA sẽ tài liệu hóa đầu vào thành các tài liệu quan trọng.

 

Mặc dù quá trình làm việc chính xác của BA ở mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau. Tuy vậy, tất cả các nhà phân tích nghiệp vụ đều nhằm mục đích thực hiện hóa các nhu cầu nghiệp vụ và tối đa hóa hiệu suất. Và đó là những gì một nhà phân tích nghiệp vụ cần làm. Ngay dưới đây cùng BAC tìm hiểu các bước BA có thể thực hiện để thu hẹp khoảng cách giữa bộ phận kinh doanh và CNTT nhé:

 

BA cần phải thành thạo trong việc thiết lập các kênh liên lạc phù hợp giữa các bộ phận. Nếu không mở các đường dây liên lạc chính thức, khi các giám đốc điều hành yêu cầu cập nhật dự án thường xuyên có thể dẫn đến những bất cập. 

 

Để chống lại điều này, nhà phân tích nghiệp vụ cần thiết lập các phương pháp giao tiếp thích hợp giữa các nhóm bằng cách thay thế các chuỗi email dài bằng các cuộc họp dự án để thường xuyên thảo luận về tiến độ.

 

Cũng giống như các quốc gia, các lĩnh vực khác nhau sử dụng những ngôn ngữ riêng. Một số thuật ngữ có thể xuất hiện giống nhau nhưng lại có ý nghĩa hoàn toàn khác nhau. Đây chính là nơi giao tiếp có thể phá vỡ tính xây dựng giữa các nhóm. Thậm chí các dự án có thể thất bại vì điều này.

 

Một lần nữa, lợi ích của nhà phân tích nghiệp vụ được phát huy. Họ hiểu được ngôn ngữ kỹ thuật được sử dụng bởi đội ngũ công nghệ thông tin. Hơn thế, họ cũng hiểu được các thuật ngữ kinh doanh được đặt ra bởi các chủ doanh nghiệp. Điều này cho phép BA giải thích cặn kẽ các thuật ngữ quan trọng cho nhóm còn lại. Nhờ vậy, BA giúp hạn chế sự nhầm lẫn, hiểu sai, giúp mỗi bộ phận đánh giá được cách mà bên kia đóng góp cho dự án. Với sự giúp đỡ của BA, rào cản ngôn ngữ được giảm bớt và dần được loại bỏ.

 

Quản lý đưa ra mục tiêu và đội ngũ công nghệ thông tin cần thực hiện chúng theo kế hoạch. Tuy nhiên vấn đề xảy ra khi các chủ doanh nghiệp không hiểu rõ quy trình của đội ngũ công nghệ thông tin, họ có thể đặt ra các mục tiêu không thực tế.

 

Khi BA xuất hiện, họ sẽ đánh giá mọi đề xuất hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm phân tích lợi ích, chi phí, qua đó xem xét liệu các mục tiêu được đề ra có thực tế và có khả năng thực hiện được hay không. Sau đó, chuyên viên phân tích nghiệp vụ sẽ đề xuất các mục tiêu thay thế. Những điều này đem lại lợi ích cho cả hai bên. Các mục tiêu sẽ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp đồng thời vẫn có thể thực hiện được đối với nhóm CNTT.

 

Niềm tin giữa các đội có thể khó đạt được. Tuy nhiên, điều này có thể thay đổi tích cực nhờ cuyên viên phân tích nghiệp vụ. Nhà phân tích làm việc bằng cách hướng dẫn nhóm CNTT hướng tới các mục tiêu. Khi các nhà điều hành nhìn thấy điều này, họ sẽ trở nên tin tưởng hơn vào cả BA và nhóm CNTT. Điều này cải thiện sự hài hòa giữa các nhóm đồng thời nâng cao hiệu quả của các dự án.

 

Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng, trở thành điều tiên quyết đối với các doanh nghiệp bởi tính khách quan của nó. Dựa vào dữ liệu được phân tích, bạn có thể biết chiến lược nào hiệu quả và chiến lược nào không hiệu quả. Nhờ vậy doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến thuật để có một lộ trình thực tế hơn trong tương lai.

 

Các thông tin từ dữ liệu tiết lộ các vấn đề tiềm ẩn trong các quy trình và hệ thống doanh nghiệp. Với dữ liệu, các nhà phân tích có thể cung cấp các giải pháp đề phòng bên cạnh những vấn đề đã được phát hiện trước đó. Ngoài ra, chi phí cũng được tính toán cẩn thận trong quá trình ra quyết định. Điều này đảm bảo rằng một doanh nghiệp chi tiêu hợp lý trong khả năng của mình. Nó có thể giúp các công ty đưa ra các quyết định khách quan nhằm cải thiện hiệu suất và tăng trưởng doanh thu.

 

Việc thiết lập các kênh liên lạc trong thời gian ngắn rất có ích. Nhưng điều này cũng cần chuyển sang một kế hoạch dài hạn. Bởi vì nếu không chuyển đổi, có thể tồn tại nguy cơ các nhóm sẽ trở lại với cách làm cũ. Vấn đề này có thể đe dọa hoặc phá huỷ tất cả những nỗ lực của những người tham gia dự án. Thay vào đó, các nhà phân tích nghiệp vụ nên giúp duy trì hiệu quả bằng cách thiết lập quy trình liên lạc dài hạn. Điều này cũng giúp thu hẹp khoảng cách giữa bộ phận kinh doanh và nhóm công nghệ thông tin.

 

Quy trình liên lạc này có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau với thời gian cụ thể, ví dụ như cập nhật tiến độ hàng tuần. Mỗi cuộc họp nên bao gồm các thành tựu gần nhất và nhắc nhở về các mục tiêu của tuần tới. Những cập nhật thường xuyên này sẽ truyền cảm hứng và động viên các thành viên của nhóm trong suốt quá trình làm việc.

 

Nếu không có tài liệu ghi chép, sẽ rất khó để thấy được những gì mà BA đã hỗ trợ dự án và rất khó để thấy được nỗ lực của BA trong việc cải thiện sản phẩm, dịch vụ và quy trình doanh nghiệp. Bằng cách tài liệu hóa các dữ liệu thu thập được, BA có thể hỗ giúp doanh nghiệp xem lịch sử của dự án, cho phép họ xem các bước đã được thực hiện vào thời điểm nào. Bên cạnh đó, tài liệu còn giúp lưu trữ những thông tin thường bị lãng quên, đảm bảo tất cả những chi tiết quan trọng đều được ghi nhận.

 

Với tài liệu, BA có thể hỗ trợ các dự án dài hạn hiệu quả. Họ làm điều này bằng nhiều cách khác nhau. Điển hình như việc giảm thiểu chi phí và thời gian liên quan đến các dự án, xác định các bên liên quan, đánh giá quy trình, khuyến khích sự phát triển và thiết lập hệ thống đo lường phù hợp. Với thông tin tài liệu được cụ thể hóa để tham khảo, doanh nghiệp có thể cải thiện quá trình ra quyết định của mình trong tương lai. Hy vọng những kiến thức trên đã đem đến cho bạn những thông tin bổ ích, đừng quên cập nhật kiến thức mới tại BAC's Blog nhé!