Với mục đích tổ chức, lập kế hoạch và thực hiện các dự án phức tạp, người quản lý dự án sử dụng phương pháp đường găng (CPM) hoặc phân tích đường găng (CPA). Để tìm ra chuỗi nhiệm vụ dài nhất, cần phải xác định các nhiệm vụ cần thiết, sự phụ thuộc và thời lượng của chúng.

 

1. Phương pháp đường găng trong quản lý dự án là gì?
Phương pháp đường găng (Critical path method - CPM) là chuỗi các bước thiết lập khoảng thời gian cần thiết ngắn nhất để hoàn thành một dự án được gọi là con đường quan trọng trong quản lý dự án. Điều cần thiết là phải giám sát và quản lý đường dẫn này vì bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể khiến ngày hoàn thành của dự án bị kéo dài.
 
Người quản lý dự án có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý bằng cách xác định đường đi quan trọng. Điều này làm cho dự án có nhiều khả năng được hoàn thành đúng thời hạn và đúng ngân sách.
 
Đối với những người quản lý dự án xử lý các dự án phức tạp với nhiều nhiệm vụ liên kết với nhau, CPM là một công cụ vô giá. Nó rất hữu ích cho các dự án mà thời gian là rất quan trọng và sự chậm trễ trong một nhiệm vụ có thể khiến toàn bộ dự án bị trì hoãn.
 
2. 3 mục tiêu chính của CPM là gì?

2.1. Xác định thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án:

Bằng cách ước tính lượng thời gian cần thiết ít nhất để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết đúng tiến độ, CPM hỗ trợ xác định thời gian thấp nhất để hoàn thành dự án.
 

2.2. Xác định trình tự các hoạt động:

Để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian quy định, CPM cũng hỗ trợ xác định các nhiệm vụ phải hoàn thành đúng thời hạn. Vì các lộ trình không quan trọng có thời gian chậm lại nên chúng có thể bị hoãn lại mà không khiến lịch trình tổng thể của dự án bị trượt.
 

2.3. Theo dõi tiến độ dự án và đưa ra hành động khắc phục:

Tiến trình của dự án theo thời gian biểu định trước có thể được theo dõi bằng cách sử dụng CPM. Các biện pháp khắc phục có thể được thực hiện một cách chủ động trong trường hợp dự án bị trì hoãn. Các chiến lược như theo dõi nhanh (thực hiện các hoạt động song song) và chiến lược đột phá (việc phân bổ nguồn lực bổ sung cho đường quan trọng), có thể nén CPM và giúp đạt được thời hạn yêu cầu.
 
3. Cách sử dụng CPM
  • Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thiết: Lập danh sách mọi nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
  • Thiết lập sự phụ thuộc: Mô tả mối liên hệ giữa các nhiệm vụ và những nhiệm vụ nào phải được hoàn thành trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
  • Ước tính thời lượng thực hiện nhiệm vụ: Đưa ra ước tính sơ bộ về thời gian cho mỗi nhiệm vụ đồng thời tính đến lượng thời gian cần thiết để hoàn thành nó.
  • Tạo sơ đồ mạng: Bạn có thể tạo biểu đồ Gantt hoặc biểu đồ PERT bằng cách sử dụng các nhiệm vụ, phần phụ thuộc và thời lượng.
  • Xác định vị trí CPM: Bạn có thể xác định vị trí của nó bằng cách dò theo đường dẫn dài nhất của sơ đồ mạng. Đôi khi phương pháp này còn được gọi là tuyến đường quan trọng, cho thấy lượng thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành dự án.
  • Phân bổ nguồn lực: Đảm bảo các hoạt động quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn bằng cách tập trung nguồn lực vào chúng.
  • Giám sát và thực hiện các điều chỉnh: Hãy theo dõi cẩn thận các nhiệm vụ nằm trong lộ trình quan trọng khi bạn thường xuyên đánh giá tiến độ của dự án. Thực hiện các sửa đổi cần thiết để duy trì tiến độ của dự án.
  • Tận dụng phần mềm PM: Để tự động hóa và hợp lý hóa quy trình, hãy nghĩ đến việc sử dụng phần mềm quản lý dự án hỗ trợ CPM, chẳng hạn như Asana hoặc Smartsheet.
4. Phương pháp CPM khác với các phương pháp PM khác như thế nào?
Do sự nhấn mạnh đặc biệt vào sự phụ thuộc của nhiệm vụ và quản lý thời gian, CPM phù hợp nhất với các dự án có mục tiêu và thời hạn được xác định rõ ràng. Các phương pháp tiếp cận khác như Agile hoặc Scum mang lại mức độ linh hoạt, tối ưu hóa nguồn lực và quản lý rủi ro khác nhau có thể ưu tiên các khía cạnh khác nhau của quản lý dự án. Các yêu cầu cụ thể và tính chất của dự án sẽ quyết định nên sử dụng CPM hay các phương pháp khác.
 
5. Lợi ích của việc sử dụng phương pháp đường găng là gì?

5.1. Tăng cường giám sát dự án:

CPM thể hiện chi tiết lịch trình dự án, các phần phụ thuộc và các nhiệm vụ quan trọng. Điều này giúp bạn có thể giám sát và quản lý quá trình phát triển của dự án hiệu quả hơn, hỗ trợ xác định mọi điểm nghẽn và các khu vực có vấn đề.
 

5.2. Phân bổ nguồn lực tối ưu:

Người quản lý dự án có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho các nhiệm vụ có tác động lớn nhất đến ngày hoàn thành dự án bằng cách xác định đường găng. Điều này làm giảm khả năng chậm trễ bằng cách đảm bảo rằng các công việc quan trọng được ưu tiên.
 

5.3. Linh hoạt trong việc quản lý các nhiệm vụ không quan trọng:

CPM phát hiện ra sự chậm trễ hoặc lơ lửng trong công việc không cần thiết và nêu bật các nhiệm vụ quan trọng. Người quản lý dự án có thể lên lịch các nhiệm vụ này linh hoạt hơn nhờ kiến thức này, kiến thức này cũng hoạt động như một bộ đệm để xử lý các vấn đề hoặc sửa đổi không lường trước mà không ảnh hưởng đến khung thời gian chung của dự án.
 
6. Hạn chế của việc sử dụng phương pháp CPM là gì?

6.1. Sự phức tạp trong các dự án lớn:

Đối với các dự án có số lượng lớn nhiệm vụ và sự phụ thuộc, việc tạo và duy trì CPM có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian. Nếu sự phức tạp này không được kiểm soát đầy đủ, nó có thể dẫn đến sai lầm hoặc sơ suất.
 

6.2. Phụ thuộc vào ước tính chính xác:

CPM phụ thuộc rất nhiều vào ước tính thời gian chính xác cho từng nhiệm vụ. Nếu những ước tính này bị sai, điều này có thể dẫn đến việc xác định không chính xác đường găng, có khả năng gây ra sự chậm trễ và phân bổ tài nguyên sai.
 

6.3. Khả năng thiếu hiểu biết về các nhiệm vụ không quan trọng:

Có khả năng bỏ qua những công việc không quan trọng và ưu tiên các công việc quan trọng. Những điều này có thể trở nên quan trọng và có tác động đến sự thành công của dự án nếu chúng không được kiểm soát đầy đủ.
 
7. Phần mềm quản lý dự án có thể hỗ trợ phương pháp CPM như thế nào?
Kỹ thuật định tuyến quan trọng được thực hiện dễ dàng hơn nhờ phần mềm quản lý dự án, phần mềm này tự động hóa quá trình xác định nhiệm vụ, sự phụ thuộc và thời lượng. Nó cung cấp các biểu diễn trực quan theo kiểu biểu đồ Gantt, cho phép theo dõi CPM theo thời gian thực. Điều này giúp dự án đi đúng hướng và tạo điều kiện cho việc sửa đổi và phân bổ nguồn lực nhanh chóng.
 
Các yêu cầu cụ thể của dự án của bạn cần được tính đến khi chọn phần mềm quản lý dự án để phân tích critical path. Hãy chú ý đến các chức năng như quản lý tài nguyên, giám sát sự phụ thuộc và lập kế hoạch nhiệm vụ. Để chọn phần mềm nào phù hợp nhất cho dự án của bạn, hãy xem xét dịch vụ khách hàng, khả năng mở rộng, khả năng tích hợp và tính dễ sử dụng.
 

7.1. Asana:

Asana cho phép người dùng thiết lập các phần phụ thuộc, tạo và sắp xếp các nhiệm vụ cũng như xem lịch trình dự án, bao gồm cả lộ trình quan trọng. Bảng thông tin có thể tùy chỉnh cho phép giám sát chặt chẽ các quy trình quan trọng, đồng thời cộng tác theo thời gian thực, phân bổ nguồn lực và tương tác với các công nghệ khác sẽ cải thiện quy trình. Do khả năng thích ứng và giao diện người dùng trực quan, Asana là một công cụ vô giá để kiểm soát CPM, đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn cộng thêm sử dụng tài nguyên hiệu quả.
 

7.2. Wrike:

Với các tính năng như biểu đồ Gantt, giúp bạn dễ dàng xem các mối quan hệ phụ thuộc trong công việc và critical path, Wrike là một giải pháp PM hỗ trợ CPM. Các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp dễ dàng với nhau nhờ các tính năng cộng tác theo thời gian thực của nền tảng, đảm bảo sự liên kết của nhóm trong các nhiệm vụ quan trọng. Việc phân phối chính xác các nguồn lực cho các hoạt động quan trọng được thực hiện dễ dàng hơn nhờ các tính năng quản lý tài nguyên và lập kế hoạch linh hoạt của Wrike, đồng thời cung cấp các công cụ để báo cáo và giám sát dự án.
 

7.3. Smartsheet:

Smartsheet là giải pháp PM sử dụng biểu đồ Gantt tương tác và theo dõi phụ thuộc để giúp áp dụng CPM dễ dàng hơn. Người quản lý dự án có thể xác định các nhiệm vụ cần được ưu tiên và trực quan hóa lộ trình chính với sự trợ giúp của các tính năng này.
 
Các tính năng quản lý tài nguyên của Smartsheet đảm bảo rằng các nhiệm vụ chính có các tài nguyên mà chúng yêu cầu, đồng thời các công cụ báo cáo và liên lạc theo thời gian thực của nó cung cấp các cập nhật trạng thái dự án liên tục. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

 

Nguồn tham khảo:
https://technologyadvice.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC