“Nếu bạn không đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó.” Đây là điều mà chuyên gia quản lý nổi tiếng Peter Drucker đã đề cập về tầm quan trọng của các phép đo. Thực tế trong doanh nghiệp, các nhà phân tích nghiệp vụ là tác nhân chính của những thay đổi tích cực nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải đánh giá hiệu suất phân tích nghiệp vụ và cải thiện chúng theo thời gian để đưa doanh nghiệp thành công hơn nữa. Để xác định các biện pháp phân tích nghiệp vụ, điều quan trọng là phải hiểu các khu vực kết quả chủ yếu (Key Result Areas). Đây là một chủ đề được toàn bộ cộng đồng các nhà phân tích nghiệp vụ cũng như ban quản lý hết sức quan tâm.
Key Result Areas của Business Analyst
Nhà phân tích nghiệp vụ sẽ chịu trách nhiệm cho các công việc sau trong doanh nghiệp:
- Thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh
- Tạo sự thay đổi tích cực cho tổ chức
- Tận dụng công nghệ để tự động hóa và dẫn đầu xu thế
- Kiểm soát chi phí và sai sót
Về bản chất, một phần lớn lộ trình phát triển và tương lai của công ty nằm trong nhiệm vụ của BA. Do đó, để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải đo lường hiệu suất của nhà phân tích nghiệp vụ (BA).
Đo lường hiệu suất của Business Analyst
Do tầm quan trọng của vai trò này mà để có hiệu quả, các nhà phân tích nghiệp vụ cần các chỉ số đo lường hiệu suất chính – KPI. Các chỉ số cần cụ thể, chính xác, phù hợp và có thể đo lường được. Các đặc điểm quan trọng của BA KPI bao gồm:
- Các KPI càng rõ ràng càng tốt.
- Lựa chọn KPI phù hợp nhất với môi trường và ngữ cảnh công việc.
- Mục tiêu của KPI nên được nêu rõ ràng để theo dõi công việc của BA tốt nhất.
- KPI phải đo lường được và thực tế.
Các KPI/chỉ số phổ biến nhất được sử dụng để đo lường hiệu suất của BA
Thông thường, hầu hết các công ty đều đo lường công việc của BA thông qua sự chấp thuận hoặc từ chối của các bên liên quan. Sự phê duyệt/chấp thuận của các bên liên quan và thời gian đóng vai trò là thước đo thường được sử dụng để đo lường hiệu suất của một nhà phân tích kinh doanh. Sau khi hoàn thành phân tích nhu cầu và sự tham gia của các bên liên quan, doanh nghiệp sẽ trả lại cho khách hàng với một bản báo cáo biểu diễn trực quan với các biểu đồ lưu lượng, bản đồ quy trình để phê duyệt hoặc xác nhận trước khi tiến hành thêm.
Tuy nhiên, các bên liên quan không phải là những người duy nhất quyết định tính hiệu quả của BA. Nhiều yếu tố khác cũng góp phần đo lường hiệu suất của một BA. Ví dụ như: các yếu tố đem lại thành công cho dự án, hiệu quả tối ưu hóa quy trình, số lượng thay đổi sau UAT, tuân thủ lịch trình phát hành, thu nhập, cải thiện doanh thu và tiết kiệm chi phí,… thường được sử dụng để đo lường mức độ thành công trong công việc của BA.
Quá trình tối ưu hóa hiệu quả
Hiệu quả của kế hoạch tối ưu hóa quy trình kinh doanh có thể được đo lường sau khi thực hiện các phương pháp tiếp cận quy trình kinh doanh mới được triển khai cùng các biện pháp sau đây để có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan từ đó đưa ra ý tưởng hợp lý về sự thành công của các giải pháp mới.
- Giảm thời gian chu kỳ
- Cải thiện doanh thu
- Giảm chi phí thực hiện
- Tăng năng suất
- Số lượng thay đổi công nghệ/quy trình mang lại lợi ích cho doanh nghiệp
- Số lượng ý tưởng hoặc quy trình mới mang lại lợi ích cho doanh nghiệp
Tỷ lệ thành công của dự án
Các nhà phân tích kinh doanh có trách nhiệm vô cùng quan trọng đối với sự thành công của dự án. Do đó, một cách tuyệt vời để đo lường hiệu suất của BA được liên kết với sự thành công của dự án.
Các số liệu dưới đây có thể đo lường sự thành công của dự án:
- Mục tiêu theo kế hoạch so với mục tiêu thực tế/mục tiêu dự án/giải pháp
- Lịch trình dự án so với thực tế
Hiệu quả quản lý các bên liên quan
Các bên liên quan được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong công việc của một nhà phân tích nghiệp vụ. Là một BA, bạn cần sử dụng nhiều công cụ để thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả và giao tiếp tốt giữa các bên liên quan và các nhóm khác nhau tỏng dự án. Do đó, điều quan trọng là phải đo lường hiệu quả của BA từ quan điểm của các bên liên quan.
Hiệu quả của việc lấy thông tin và khơi gợi nhu cầu
Nhà phân tích nghiệp vụ là người giám sát các nhu cầu của doanh nghiệp và dự án. Một số lượng lớn các chỉ số hiệu quả BA có liên quan đến hiệu quả truyền khơi gợi. Dưới đây là một số ví dụ thực tiễn:
Trong dự đoán của phương pháp phát triển thác nước/tuần tự (waterfall / linear development approaches)
- Số lần sửa đổi requirements
- Số lượng cuộc gọi/hội thảo được tổ chức để phê duyệt yêu cầu
- Số lượng yêu cầu bị bỏ lỡ/yêu cầu được truyền đạt sai
- Đánh giá của các bên liên quan về quy trình phân tích nghiệp vụ và hiệu suất của nhà phân tích nghiệp vụ trong các yếu tố:
- Sự rõ ràng của thông tin liên lạc
- Sự rõ ràng của giao tiếp
- Tính toàn vẹn của yêu cầu/phân tích
- Mức độ tham gia của BA
- Sự chuẩn bị của BA cho các hội thảo về yêu cầu
Trong Thích ứng (Phương pháp tiếp cận phát triển Agile/Iterative Development Method)
- Hoàn thành các câu chuyện được giao cho các lần lặp lại
- Đánh giá của các bên liên quan về quy trình phân tích nghiệp vụ và hiệu suất của nhà phân tích kinh doanh về
- Tính rõ ràng của thông tin liên lạc
- Tính toàn vẹn của yêu cầu/phân tích
- Mức độ tương tác của BA
- Mức độ sẵn sàng của BA cho các hội thảo yêu cầu
Hiệu quả quản lý yêu cầu
Hiệu quả quản lý yêu cầu giúp đánh giá quá trình dẫn đến nhu cầu hiện tại được tuân theo và hiệu quả của nó vì BA là chủ sở hữu quy trình trong việc này. Nó cũng kiểm tra xem BA có thành công trong việc ưu tiên tỷ lệ phần trăm nhu cầu của mình hay không. KPI này đánh giá hiệu quả của BA trong việc khơi gợi các yêu cầu một cách hiệu quả.
Các số liệu có thể là
- Số lượng yêu cầu thay đổi sau UAT
- Số lỗi sau khi triển khai
- Số lượng thay đổi do không đáp ứng yêu cầu
Tính hiệu quả về hành vi
Tính hiệu quả về hành vi kiểm tra xem BA có các kỹ năng hành vi phù hợp hay không.
Nếu BA
- Đã học được từ quá khứ của mình và áp dụng những bài học đã học được.
- Có thể thích nghi với văn hóa doanh nghiệp.
- Sở hữu các kỹ năng lãnh đạo cần thiết cho một BA.
KPI là một công cụ quan trọng để theo dõi sự phát triển và có nhiều khả năng được sử dụng hơn nếu ai đó chịu trách nhiệm giám sát và báo cáo KPI. Tuy nhiên việc triển khai KPI tại nơi làm việc có thể gặp một số khó khăn. Không phải ai cũng có thể hiểu đầy đủ về KPI và ứng dụng của chúng trong công ty, và không phải KPI nào cũng phù hợp với tổ chức của bạn.
Tác động, hiệu quả, chiến lược, độ chính xác và mức độ phù hợp trong tương lai nên được xem xét khi lựa chọn KPI phù hợp để đo lường hiệu suất của BA. Ngoài những điều trên, hãy đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu càng nhiều càng tốt về KPI để quyết định những chỉ số nào phù hợp với lĩnh vực của bạn. Tiếp theo, chọn các mục tiêu KPI giúp bạn hiểu rõ hơn và đạt được mục tiêu của mình, sau đó tích hợp chúng vào toàn bộ bộ phận. Hãy nhớ rằng KPI nên phản ánh chiến lược của bạn, chứ không chỉ đơn thuần là tình hình trong ngày làm việc. Đừng quên thường xuyên cập nhật kiến thức mới tại BAC’s Blog bạn nhé!
Nguồn tham khảo:
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung – BAC