Chìa khóa thành công hiện nay phụ thuộc nhiều vào khả năng nhận định và đưa ra các lựa chọn sáng suốt để thúc đẩy tăng trưởng và giúp công ty nổi bật giữa các đối thủ cạnh tranh. Do đó các nhà lãnh đạo liên tục đối mặt với vô vàn thách thức trong mọi khía cạnh của quá trình nghiệp vụ.
 
Trong môi trường kinh doanh hiện tại, nơi các tổ chức thường có nhiều dự án đang chờ được phê duyệt và cấp vốn. Mỗi quyết định đều đi kèm với những rủi ro và lợi ích nhất định, và khả năng đánh giá, biện minh cho tính khả thi của các sáng kiến này là điều đặc biệt quan trọng. Phần lớn kết quả tích cực của những quyết định quan trọng này sẽ phụ thuộc vào business case (bản kế hoạch kinh doanh). Bài viết này, cùng BAC tìm hiểu về việc Business Analyst nên tiếp cận Business case như thế nào nhé.
 
1. Business Case là gì?
Business case đóng vai trò là xương sống của phân tích nghiệp vụ, là yếu tố chính hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược, vì vậy tầm quan trọng của nó khó có thể đánh giá thấp. Nói một cách đơn giản, business case là một tài liệu toàn diện nêu rõ lý do đằng sau một sáng kiến kinh doanh cụ thể. Nó xác định nhu cầu kinh doanh và thường bao gồm phân tích chi tiết về chi phí, lợi ích, rủi ro và lợi thế tiềm năng liên quan đến các giải pháp đề xuất, cũng như hướng hành động được khuyến nghị.
 
Business case cung cấp một cái nhìn tổng quan, rõ ràng về tất cả các thông tin cần thiết để đánh giá xem một hành động cụ thể có phù hợp với các mục tiêu tổng thể của tổ chức hay không. Khi được thực hiện đúng cách, business case không chỉ chứng minh tính đúng đắn cho việc đầu tư vào một sáng kiến kinh doanh mà còn cung cấp lộ trình để triển khai sáng kiến đó.
 
Một business case giúp các bên liên quan hiểu và đánh giá tác động của sự thay đổi do một giải pháp cụ thể mang lại đối với các khía cạnh như hoạt động, tài chính, nguồn lực và vị thế trên thị trường.
 
Business case có thể được sử dụng để xác định thứ tự ưu tiên giữa các dự án trong danh mục và quyết định dự án nào sẽ được triển khai. Điều quan trọng cần lưu ý là mục đích chính của business case không phải là để thuyết phục người ra quyết định ủng hộ một quan điểm cụ thể, mà là để giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt và khách quan hơn.
 
Vì vậy, khi viết business case, Business Analyst không nên chỉ cố gắng làm nổi bật một phương án theo hướng tích cực hoặc tiêu cực, mà thay vào đó nên tập trung vào việc xác định, phân tích và trình bày các dữ kiện liên quan.
 
Business case bắt đầu bằng việc xác định một vấn đề cần giải pháp lâu dài, xem xét các rủi ro và lợi ích liên quan đến sự thay đổi đó và cuối cùng đưa ra một giải pháp khả thi.
 
2. Các yếu tố chính của một Business Case
2.1. Đánh giá nhu cầu kinh doanh
 
Mọi business case đều bắt đầu với một nhu cầu kinh doanh rõ ràng. Thông thường, nhu cầu này có thể là một vấn đề cần được giải quyết hoặc một cơ hội có thể được khai thác. Việc đánh giá nhu cầu kinh doanh đòi hỏi việc phân tích kỹ lưỡng để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc hiểu tại sao một sáng kiến nhất định là cần thiết. Đánh giá này giúp trả lời câu hỏi quan trọng: “Tại sao chúng ta cần thực hiện sáng kiến này?”
 
Quá trình đánh giá nhu cầu thường liên quan đến sự hợp tác với các bên liên quan, đặc biệt là những người ra quyết định chính và các chuyên gia trong lĩnh vực để có được cái nhìn đầy đủ về môi trường kinh doanh và những điểm khó khăn tiềm ẩn.
 
2.2. Kết quả mong muốn – Mục tiêu và định hướng
 
Một kết quả mong muốn rõ ràng đóng vai trò như "ngôi sao Bắc Đẩu" dẫn dắt toàn bộ dự án đến thành công. Khi xác định kết quả mong muốn, cần tập trung vào các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Giới hạn thời gian).
 
Việc xác định rõ ràng kết quả mong muốn giúp theo dõi tiến trình của sáng kiến và đánh giá thành công của nó dựa trên các chỉ số được xác định trước.
 
2.3. Đánh giá các phương án thay thế
 
Một bước quan trọng trong quá trình lập business case là xem xét nhiều giải pháp có thể có để giải quyết nhu cầu đã xác định.
 
Mỗi phương án thay thế nên được đánh giá theo các tiêu chí dưới đây:
  • Phạm vi: việc xác định phạm vi của từng phương án liên quan đến việc xác định ranh giới của dự án và hiểu những gì được bao gồm và loại trừ khỏi từng phương án, liên quan đến các hạn chế về mặt tổ chức và hệ thống, dòng sản phẩm, quy trình kinh doanh, khu vực địa lý và các yếu tố khác.
  • Tính khả thi: xem xét toàn diện tính khả thi về mặt kỹ thuật, hoạt động, tài chính và tổ chức của mọi giải pháp tiềm năng. Nó phải đưa ra câu trả lời cho câu hỏi liệu giải pháp được đề xuất có khả thi và đạt được hay không khi xem xét các nguồn lực, chuyên môn, công nghệ và cơ sở hạ tầng hiện có.
  • Giả định, rủi ro và hạn chế: xem xét các giả định, rủi ro và hạn chế liên quan đến từng phương án để các bên liên quan nhận thức được những thách thức và sự không chắc chắn tiềm ẩn để có thể đưa ra quyết định sáng suốt về giải pháp phù hợp nhất.
  • Phân tích tài chính và đánh giá giá trị: Business Case phải bao gồm chi phí triển khai và vận hành cho mọi phương án thay thế, cũng như lợi nhuận tài chính tiềm năng nếu chọn một phương án cụ thể. Có thể hiểu, Business Case sẽ xác định chi tiết chi phí triển khai, chi phí vận hành và lợi ích tài chính dự kiến.
2.4. Giải pháp được đề xuất
 
Dựa trên phân tích các phương án thay thế, giải pháp được đề xuất phải là phương án mang lại lợi ích cao nhất và phù hợp nhất với mục tiêu chiến lược của tổ chức.
 
Bản đề xuất giải pháp phải có lập luận mạnh mẽ và hợp lý, được đưa ra dựa trên phân tích, dữ liệu và phản hồi của các bên liên quan. Lý do lựa chọn một giải pháp cụ thể cần được nêu rõ ràng, nêu bật sự phù hợp của giải pháp đó với các mục tiêu chiến lược chung của tổ chức.
 
Bản đề xuất phải bao gồm phân tích chi phí - lợi ích toàn diện, chỉ ra lợi nhuận đầu tư tiềm năng và phác thảo tất cả các rủi ro và thách thức mà giải pháp này có thể mang lại, cùng với các chiến lược giảm thiểu rủi ro khả thi.
 
3. Tầm quan trọng và lợi ích của Business Case
Một business case mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức, cụ thể như:
  • Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp tài liệu phân tích rõ ràng để giúp các bên liên quan đưa ra quyết định sáng suốt.
  • Đảm bảo phù hợp với chiến lược tổng thể: Đảm bảo rằng sáng kiến phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu chung của tổ chức.
  • Nâng cao sự tham gia của các bên liên quan: Tăng sự cam kết và ủng hộ từ các bên liên quan.
  • Giảm thiểu rủi ro: Giúp xác định và lên kế hoạch xử lý rủi ro tiềm ẩn.
  • Tối ưu hóa nguồn lực: Giúp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả hơn.
4. Các phương pháp hay nhất để tạo Business Case
Có một số nguyên tắc mà nhà phân tích nghiệp vụ nên tham khảo khi viết Business Case để thu hút được sự ủng hộ và chấp thuận từ các bên liên quan chính, bao gồm:
 
  • Rõ ràng và súc tích: Business Case phải dễ hiểu. Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, hay các chi tiết kỹ thuật không cần thiết.
  • Phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu và khách quan: Đảm bảo rằng Business Case của bạn dựa trên dữ liệu chính xác và các nguồn đáng tin cậy. Không đưa ra các giả định mà không có bằng chứng thích hợp. Không sử dụng phương pháp tiếp cận khách quan khi viết một Business Case vì nó có thể dẫn đến một tài liệu thiên vị.
  • Sự tham gia của các bên liên quan: Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều tham gia trong suốt quá trình, vì điều đó sẽ giúp thu thập thông tin chi tiết, xây dựng sự đồng thuận và đảm bảo sự ủng hộ.
  • Sự phù hợp với chiến lược: BA hãy liên kết Business Case mà bạn đang viết với các mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức. Bạn cần sử dụng các giả định thực tế khi phân tích các khía cạnh liên quan đến việc ước tính chi phí, dự báo lợi ích,... Bất kỳ giả định không thực tế nào đều có thể làm suy yếu độ tin cậy của toàn bộ trường hợp kinh doanh.
  • Trình bày chuyên nghiệp: Business Case phải hấp dẫn về mặt hình ảnh và được định dạng chuyên nghiệp. Đảm bảo rằng dữ liệu được trình bày rõ ràng và dễ hiểu bằng cách sử dụng biểu đồ, bảng và đồ thị.
  • Xem xét và xác thực: Để đảm bảo rằng Business Case của bạn chính xác và hợp lệ, hãy để các chuyên gia giàu kinh nghiệm và các chuyên gia về chủ đề này xem xét và xác thực.
Đối với BA, việc xây dựng một business case hiệu quả đòi hỏi sự rõ ràng, khách quan và gắn kết chặt chẽ với chiến lược tổng thể của tổ chức. Khi được thực hiện đúng cách, nó không chỉ hỗ trợ ra quyết định mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của các sáng kiến kinh doanh, giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trong một thế giới kinh doanh đầy biến động. Nếu muốn tìm hiểu thêm về mẹo, bí quyết làm việc liên quan đến công việc Business Analyst, đừng ngần ngại truy cập BAC's Blog bạn nhé.

 

Nguồn tham khảo:
https://businessanalystmentor.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC