Các Business Analyst đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý ngân sách và chi tiêu của dự án, đảm bảo hiểu rõ các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Bạn cần phân tích các quy trình kinh doanh, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đề xuất các giải pháp để đạt được thành công của dự án trong khi vẫn kiểm soát được chi phí. Ngoài ra, các BAers còn xuất sắc trong việc phân tích và lập tài liệu yêu cầu, phân tích chi phí và lợi ích, đánh giá và giảm thiểu rủi ro, quản lý phạm vi và giám sát và đánh giá liên tục. Họ cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan, cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường ra quyết định. Bằng cách xác định các khoản tiết kiệm chi phí tiềm năng và liên kết dự án với các mục tiêu chiến lược, các nhà phân tích kinh doanh giúp đảm bảo thành công của dự án trong phạm vi tài chính được xác định. 
 
1. Khám phá mối liên hệ giữa các nhà phân tích ngiệp vụ và kiểm soát chi phí dự án 

1.1. Vai trò của Business Analyst trong việc kiểm soát chi phí dự án

Nhà phân tích nghiệp vụ trong mỗi dự án chính là cầu nối giữa nhóm kỹ thuật và các bên liên quan. Bạn cần hỗ trợ các bên liên quan trong việc xác định mục tiêu và mục đích của dự án, cho phép giao tiếp và thu thập nhu cầu. Các nhà phân tích kinh doanh đóng góp rất nhiều kiến ​​thức chuyên môn và khả năng phân tích để kiểm soát chi phí dự án. 
 

  • Tìm kiếm cơ hội để tối ưu hóa chi phí: Các nhà phân tích nghiệp vụ kiểm tra kỹ lưỡng các quy trình của dự án để tìm ra những lĩnh vực có thể giảm chi phí. Bạn có thể đưa ra các chiến lược khác có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách nắm bắt kỹ lưỡng nhu cầu và phạm vi của dự án.

  • Phát triển ước tính chi phí: Việc lập ước tính chi phí chính xác là một thành phần thiết yếu của việc kiểm soát chi phí dự án. Các BAers hỗ trợ các nhà quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt bằng cách tạo ra các dự đoán chi phí thực tế bằng cách sử dụng kinh nghiệm và dữ liệu lịch sử của họ.
  • Đánh giá và giảm thiểu rủi ro: Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ tìm ra các nguy cơ có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án và đưa ra các cách để giảm thiểu chúng. Bạn phải đảm bảo quản lý rủi ro chủ động và tránh vượt chi phí bằng cách làm việc chặt chẽ với các bên liên quan.
  • Giám sát và Kiểm soát Chi phí: Business Analysts sẽ theo dõi chặt chẽ chi tiêu của dự án liên quan đến ngân sách đã dành ra. Để theo dõi chi tiêu, phát hiện ra những bất thường và thực hiện hành động thích hợp khi cần, họ sử dụng nhiều phương pháp và chiến lược khác nhau.
  • Cải tiến liên tục: Bằng cách thực hiện đánh giá sau dự án, xem xét các chiến lược cắt giảm chi phí và xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa nhiều hơn, các nhà phân tích nghiệp vụ tham gia vào các sáng kiến ​​cải tiến liên tục.

1.2. Lợi ích của việc đưa các BAers vào kiểm soát chi phí

Sự tham gia của các chuyên viên phân tích nghiệp vụ vào việc kiểm soát chi phí dự án mang lại một số lợi thế như sau:
 
  • Tăng hiệu quả chi phí: Bằng cách hợp lý hóa chi phí dự án, trình độ phân tích và tối ưu hóa chi phí của các nhà phân tích dẫn đến tăng hiệu quả chi phí.
  • Ước tính chi phí chính xác: Sử dụng khả năng phân tích của mình, các Business Analyst đưa ra ước tính chi phí chính xác giúp lập kế hoạch nguồn lực và phân bổ ngân sách hiệu quả.
  • Quản lý rủi ro hiệu quả: Bằng cách hỗ trợ xác định các rủi ro có thể xảy ra và triển khai các chiến lược giảm thiểu, các nhà phân tích nghiệp vụ giảm khả năng xảy ra các mối nguy hiểm tốn kém.
  • Cải thiện khả năng ra quyết định: BAers cung cấp thông tin quan trọng giúp các nhà quản lý dự án đưa ra những đánh giá sáng suốt về quản lý chi phí thông qua phân tích chi phí chuyên sâu và hiểu biết sâu sắc.
  • Tăng sự hài lòng của các bên liên quan: Các chuyên viên tích nghiệp vụ giúp tăng sự hài lòng và tin tưởng của các bên liên quan vào quy trình quản lý dự án bằng cách đảm bảo các dự án nằm trong ngân sách và mang lại lợi tức đầu tư.
2. Cách các Business Analyst tối đa hóa hiệu quả chi phí
Trước hết, chúng ta cần nhìn nhận lại tầm quan trọng cũng như vai trò của một Business Analyst cần thực hiện trong dự án. Phân tích là một quá trình quan trọng đánh giá hoạt động, quy trình và dữ liệu của một tổ chức để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Nó giúp xác định tình trạng kém hiệu quả, tắc nghẽn và các vấn đề liên quan đến chi phí, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị để tối ưu hóa hoạt động và đưa ra quyết định sáng suốt. Các lợi thế lớn khi có các BA gồm các cơ hội tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, loại bỏ lãng phí và đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách xác định các xu hướng mới nổi, nhu cầu thị trường và sở thích của khách hàng. Việc phân tích liên tục giúp doanh nghiệp luôn đi trước đối thủ cạnh tranh. 
 

2.1. Triển khai các kỹ thuật phân tích hiệu quả

Hãy cùng khám phá một số kỹ thuật chính có thể được sử dụng để tối đa hóa hiệu quả chi phí:
 
  • Phân tích SWOT: Phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức) cung cấp góc nhìn toàn diện về các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài của doanh nghiệp. Bằng cách xác định điểm mạnh và điểm yếu, các công ty có thể tập trung vào việc tận dụng lợi thế cạnh tranh của mình đồng thời giải quyết các lĩnh vực cần cải thiện.
  • Phân tích chuỗi giá trị (Value Chain Analysis): Việc phân tích này giúp bạnị xem xét các quy trình và hành động làm cho hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty có giá trị hơn. Các doanh nghiệp có thể tìm ra các hoạt động có thể sử dụng quá nhiều tài nguyên hoặc tạo ra sự chậm trễ bằng cách kiểm tra từng giai đoạn của chuỗi giá trị. Các quy trình được sắp xếp hợp lý, chi phí được giảm và hiệu quả chung được tăng lên nhờ nghiên cứu này.
  • Phân tích chi phí - lợi ích: Tiến hành phân tích chi phí-lợi ích cho phép các doanh nghiệp đánh giá chi phí và lợi ích tiềm năng của một hành động hoặc khoản đầu tư cụ thể. Bằng cách cân nhắc cẩn thận chi phí so với lợi ích dự kiến, các công ty có thể đưa ra quyết định sáng suốt để tối đa hóa hiệu quả chi phí. 
  • Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí. Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu có liên quan, các doanh nghiệp có thể khám phá ra các xu hướng, mô hình và lĩnh vực có thể giảm thiểu chi phí. Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu cho phép các tổ chức tối ưu hóa nhiều khía cạnh khác nhau trong hoạt động của mình và đạt được hiệu quả chi phí cao hơn.
Một điểm mà bạn cần lưu ý để tối ưu chi phí hiệu quả đòi hỏi phải hiểu biết toàn diện về hoạt động, quy trình và dữ liệu của tổ chức. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật như phân tích SWOT, phân tích chuỗi giá trị, phân tích chi phí-lợi ích và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể xác định cơ hội cải tiến, hợp lý hóa quy trình và đưa ra quyết định sáng suốt giúp giảm thiểu chi phí trong khi tối đa hóa năng suất.
 
Tối ưu hóa chi phí là một khía cạnh quan trọng của việc quản lý dự án. Nó bao gồm việc tìm ra nơi có thể cắt giảm một số chi phí mà không ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án. Các tổ chức có thể tối ưu hóa lợi tức đầu tư (ROI) và quản lý nguồn lực hiệu quả bằng cách tối ưu hóa chi phí dự án. Nó giúp các công ty tăng lợi nhuận, hoàn thành dự án đúng hạn và có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.

 

Nguồn tham khảo:
https://moldstud.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC