Bối cảnh hội nhập kinh tế, sự diễn biến phức tạp của nền kinh tế thế giới kết hợp cùng sự bùng nổ và phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, đặc biệt là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 làm thay đổi thế giới ngày nay. Hiện tại bài toán được quan tâm hơn bao giờ hết chính là việc nắm bắt và quản trị được các nguồn lực của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy trình nghiệp vụ sẽ giúp cho các hoạt động quản lý doanh nghiệp trở nên sẽ hiệu quả hơn.
Dưới góc độ người sử dụng, gần như không có sự tồn tại đặc biệt giữa BPM và ERP. Tuy nhiên, nếu đặt góc nhìn của nhà quản trị, giữa BPM và ERP có rất nhiều sự khác nhau. Từ cách tiếp cận với công nghệ quản trị cũng như tiếp cận doanh nghiệp của chính mình, hãy cùng BAC tìm hiểu mối quan hệ giữa BPM và ERP từ một số so sánh cơ bản giữa hai vấn đề này qua bài viết dưới đây nhé.
1. ERP và BPM có gì khác biệt? Chúng ta hãy cùng so sánh nhé
Dưới góc nhìn của người sử dụng gần không tồn tại sự khác biệt giữa BPM và ERP. Tuy nhiên, nếu nhìn dưới góc độ của nhà quản trị, giữa BPM và ERP thật ra có rất nhiều sự khác nhau, từ cách tiếp cận với công nghệ quản trị cho đến tiếp cận doanh nghiệp của chính mình.
ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp quản trị tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp. Kho dữ liệu của ERP sẽ chứa toàn bộ các dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm: Dữ liệu phát sinh thực tế, dữ liệu lên kế hoạch, dự báo hoạt động của doanh nghiệp…
ERP sẽ hướng tới tập trung hoạch định khai thác nguồn lực doanh nghiệp bằng các cách sau:
- Chuẩn hóa dữ liệu;
- Chuẩn hóa quy trình để doanh nghiệp tuân thủ & kiểm soát sự tuân thủ;
- Tính toán Planning kiểm soát so sánh giữa Plan và thực hiện.
Trong khi đó, BPM (Business Process Management) là giải pháp quản trị quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu trong hệ thống BPM không chỉ chứa dữ liệu phản ảnh thực tế của tổ chức, nó bao gồm dữ liệu về các bộ quy tắc hoạt động, cách xử lý, phân luồng hoạt động của toàn doanh nghiệp…
ERP bao gồm các dữ liệu phản ảnh thực tế phát sinh, các module xử lý nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng, nhân sự, kho, kế toán… Đây chính là nơi để tổng hợp dữ liệu các module. Mỗi module là các chức năng trọn vẹn và không thể mở rộng quy trình sang module khác.
Song Song đó BPM lại tiếp cận theo quy trình, cho nên không có sự phân biệt giữa các module và một quy trình có thể điều phối hoạt động của nhiều phòng ban khác nhau.
ERP có những quy trình đã được thiết kế sẵn, doanh nghiệp có thể lựa chọn những quy trình phù hợp với mình. Còn BPM cung cấp những công cụ để thiết kế quy trình, mô phỏng hoạt động của quy trình, tạo dữ liệu để vận hành theo đúng quy trình được thiết kế.
ERP chính là một hệ thống hoạch định tổng thể doanh nghiệp, vậy nên khi triển khai có thể chi phí quá lớn mà doanh nghiệp chưa đủ sức chi trả. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một vài module, điều này khá phổ biến. Nhưng như vậy, doanh nghiệp lại không chú trọng vào những khâu quan trọng mà lại chú trọng vào một bộ phận quan trọng.
Ví dụ: Khi module bán hàng, kho hàng được triển khai mà module mua hàng lại chưa áp dụng.
→ Điều này sẽ gây nhiều sự bất cân bằng trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra những điểm mù trong doanh nghiệp.
Vậy áp dụng BPM tiếp cận theo quy trình sẽ có thể lựa chọn những quy trình quan trọng để triển khai trước mà không cần phải dàn trải cho những tính năng lặt vặt, công việc không thường xuyên phát sinh. Chúng có thể được bỏ qua hoặc triển khai sau khi chuẩn bị đủ kinh phí, doanh nghiệp có thể chú trọng hơn vào những khâu quan trọng quyết định.
ERP được thiết kế với những quy trình có sẵn, nếu bạn là doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh một vài ngành hàng nhất định (ít biến động), ERP sẽ là lựa chọn không tồi. Do có sự chuẩn hóa quy trình + Dữ liệu + Plan và tuân thủ quy trình, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí quản lý nội bộ.
Tuy nhiên, nếu bạn là một doanh nghiệp mới, quá trình liên tục đổi mới và phát triển thường xuyên, hãy chọn BPM vì nó cung cấp những công cụ giúp bạn làm việc dễ dàng hơn, từ đó doanh nghiệp của bạn sẽ cải tiến quy trình nhanh chóng hơn theo yêu cầu của doanh nghiệp.
2. Liệu kết quả sẽ như thế nào nếu chúng ta kết hợp giữa ERP và BPM?
Ngày nay sự phức tạp ở các hoạt động kinh doanh ngày càng cao, cụ thể như:
- Sự gia tăng số nhân viên
- Địa điểm
- Đối tác
- Quy trình và hệ thống kinh doanh
Không đội ngũ người ra quyết định nào có thể tự điều hành doanh nghiệp cũng như không có lực lượng lao động có thể thành công mà không có một hoạt động tinh chỉnh có thể quản lý rất nhiều bộ phận chuyển động. Nói đến quản lý dữ liệu được sử dụng để chạy một loạt các hoạt động kinh doanh từ đầu đến cuối, từ lâu Enterprise Resource Planning (ERP) đã được cho là một nguồn thực thi hiệu quả, tiêu chuẩn hóa và tích hợp cho tổ chức toàn bộ các nguồn lực cả về loại hình và quy mô.
Tuy nhiên do tốc độ thay đổi quá nhanh về công nghệ, mô hình kinh doanh cần phải linh hoạt tương ứng. Do đó phải tiết kiệm chi phí bằng tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, đặc biệt là Bán, CRM, mua hàng do sự tác động của công nghệ không mang lại giá trị cao bằng chi phí cơ hội. Song song đó sự tuân thủ quy trình quá nghiêm ngặt này lại khiến doanh nghiệp xoay xở chậm chạp và bị đối thủ vượt lên, lúc này nên xem xét lại cách tiếp cận mô hình ERP thế nào.
Sự tác động công nghệ liên quan nhiều đến thu thập dữ liệu, tự động hóa. Các tính toán MPS; MRP và MRPII trong ERP vẫn giữ nguyên giá trị. Tác động ảnh hưởng công nghệ đến bán hàng mua hàng phần nào đó sẽ ảnh hưởng đến tính toán Routing, Shop Floor Control, hãy cải tiến quy trình này trong tiếp cận Mô hình ứng dụng ERP.
Nói về thiết kế, thi công, giám sát và tối ưu hóa các hành động được sử dụng để điều hành một tổ chức, lựa chọn quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) sẽ cho phép các tổ chức thực hiện và liên tục cải tiến.
Đến thời điểm hiện tại năng lực giải quyết các nghiệp vụ xử lý nghiệp vụ tầm trung, các quy trình nghiệp vụ Front-End, BPM có năng lực xử lý rất tốt. Tuy nhiên khi xử lý cross-business process còn hạn chế. Điều này cho thấy rằng BPM rất phù hợp mảng liên quan đến Front-end cho hệ thống Back-End ERP hoặc một ứng dụng quản trị nào đó.
Qua bề dày phát triển, ERP đạt được hệ thống hóa và chuẩn hóa các chỉ tiêu dữ liệu trong doanh nghiệp, BPM không thể làm được điều này. Do đó một hệ thống quản trị mới xây dựng trên nền tảng BPM sẽ không đạt được hiệu năng nếu không kế thừa hệ thống chỉ tiêu dữ liệu và chuẩn hóa dữ liệu từ mô hình quản trị ERP. Lấy ví dụ đơn giản nếu bạn là một BA hoặc team BA, dù rất xuất sắc nhưng khi bạn bắt đầu từ đầu để làm giải pháp, nếu bạn không nghiên cứu kế thừa từ ERP thì sẽ không thể tạo ra một sản phẩm thật tốt.
Tóm lại ERP & BPM, cả hai đều rất quan trọng. Và lợi ích đạt được khi các doanh nghiệp kết hợp chúng với nhau đã được chỉ ra cụ thể như sau:
- Đáp ứng về nhu cầu thông tin trong vận hành
- Rất nhiều các doanh nghiệp và tổ chức đang tìm kiếm giá trị trong sự kết hợp của ERP và BPM.
- 39% các tổ chức vận hành tốt nhất khi họ có cả giải pháp ERP và BPM (dựa trên các nghiên cứu về BPM)
- Nhiều lợi ích phát triển, phục vụ khách hàng hiệu quả hơn và tiến hành kinh doanh một cách nhanh hơn (dựa trên phản hồi từ hơn 400 tổ chức trên toàn cầu kiểm tra và đánh giá)
Từ các thông tin trên BAC hy vọng sẽ giúp bạn thấy được các hiệu quả cùng sự đổi mới trong quản trị doanh nghiệp khi kết hợp giữa ERP và BPM.
Tham khảo:
- Khóa học “Hoạch định chiến lược, tư vấn triển khai ERP”
- Khóa học “Quản trị quy trình nghiệp vụ BPM”
- ERP – Yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp
- ERP là gì? Vai trò của người ba trong các dự án triển khai ERP
- ERP – Giải pháp hiệu quả nhưng cần một tầm nhìn và hướng đi đúng
- Vai trò của chuyên gia phân tích nghiệp vụ trong các dự án ERP
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất.
Ban biên tập nội dung – BAC