Trong bất kỳ dự án công nghệ nào, có một vai trò “âm thầm mà quan trọng”, đứng giữa khách hàng và đội ngũ kỹ thuật, kết nối tầm nhìn kinh doanh với giải pháp công nghệ. Đó chính là Business Analyst (BA).
 
Nhiều người khi mới nghe đến nghề BA thường hỏi: “BA là lập trình viên hả?” hay “BA là kiểu nhân viên kinh doanh phải không?”. Thật ra, BA vừa không phải coder, cũng chẳng phải sales. Vậy BA là ai, làm gì? Và quan trọng hơn, trong quá trình làm việc, đâu là những sai lầm mà BA thường mắc phải, khiến dự án đi chệch hướng? Hãy cùng BAC tìm hiểu trong bài viết này.
 

1. BA là ai và làm gì?
Business Analyst (BA) là người đảm nhận vai trò cầu nối giữa business (người dùng, khách hàng, doanh nghiệp) và team kỹ thuật (developer, tester, designer).
Công việc chính của BA gồm:
  • Thu thập yêu cầu (Requirement Elicitation): BA phỏng vấn stakeholder, tổ chức workshop, khảo sát… để hiểu doanh nghiệp thực sự cần gì.
  • Phân tích và tài liệu hóa (Analysis & Documentation): Biến nhu cầu mơ hồ thành tài liệu rõ ràng: Use Case, User Story, Wireframe, hoặc Business Process.
  • Giao tiếp & truyền đạt: BA là “người phiên dịch” – nói chuyện với khách hàng bằng ngôn ngữ kinh doanh, rồi dịch lại thành ngôn ngữ kỹ thuật cho dev hiểu.
  • Kiểm tra & xác nhận giải pháp: Đảm bảo sản phẩm cuối cùng đúng với nhu cầu ban đầu, không bị “lệch pha”.
Nói ngắn gọn: BA là người biến ý tưởng thành giải pháp khả thi.
 
2. Vì sao vai trò BA quan trọng?

Hãy thử hình dung: nếu không có BA, khách hàng sẽ đưa yêu cầu trực tiếp cho dev. Điều gì xảy ra?

  • Khách hàng nói “muốn hệ thống dễ dùng” - nhưng dễ dùng là thế nào?
  • Dev nghe “cần báo cáo doanh thu” - nhưng lại không rõ báo cáo theo tháng, quý, hay theo sản phẩm.
  • Tester thì chẳng biết kiểm thử dựa vào tiêu chí nào.
  • Kết quả: dự án dễ thất bại, hoặc tốn thêm gấp đôi chi phí để sửa.
  • BA giống như “bản đồ định hướng” cho dự án: giúp tất cả các bên nói cùng một ngôn ngữ.
3. Những sai lầm phổ biến mà BA hay mắc phải
Dù có vai trò quan trọng nhưng không phải BA nào cũng làm trọn vẹn nhiệm vụ. Dưới đây là những sai lầm thường gặp của BA:
 
Sai lầm phổ biến mà BA hay mắc phải
 

3.1 Sai lầm 1: Ghi nhận yêu cầu mà không đặt câu hỏi

Nhiều BA mới vào nghề thường chỉ ghi chép lại lời khách hàng nói, thay vì đào sâu tìm nguyên nhân thực sự. Ví dụ: khách hàng bảo “Tôi cần một nút Export Excel”. BA non kinh nghiệm sẽ ghi đúng như vậy. Nhưng BA giỏi sẽ hỏi: “Anh/chị cần Export để làm gì? Ai sử dụng file này? Có cần định dạng đặc biệt không?”.

Đôi khi, vấn đề không nằm ở việc “xuất Excel” mà ở chỗ khách hàng muốn báo cáo nhanh hơn. Khi hiểu được bản chất, BA có thể đề xuất giải pháp tối ưu hơn.
 

3.2 Sai lầm 2: Dùng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật với khách hàng

Khách hàng thường không rành IT. Nhưng một số BA lại “vô tình” nói toàn thuật ngữ: API, ERD, UML… Kết quả: khách hàng gật đầu cho qua nhưng thực tế chẳng hiểu gì. Điều này cực kỳ nguy hiểm, vì người phê duyệt dự án lại chính là họ. Nếu họ hiểu sai, sản phẩm chắc chắn lệch hướng.
 
Giải pháp: BA cần biết “nói cùng ngôn ngữ với từng đối tượng”. Với dev thì chi tiết kỹ thuật, nhưng với khách hàng thì ví dụ trực quan, sơ đồ đơn giản.
 

3.3 Sai lầm 3: Làm tài liệu "cho có".

Có những BA viết tài liệu dài hàng trăm trang nhưng… chẳng ai đọc nổi. Hoặc có tài liệu thì copy-paste, thiếu logic, khiến dev lẫn tester đều bối rối. Tài liệu tốt không phải là dày bao nhiêu trang, mà là dễ đọc, dễ hiểu, và có thể áp dụng ngay. Một bản Use Case 5 trang nhưng rõ ràng đôi khi còn giá trị hơn cả 50 trang lý thuyết.
 

3.4 Sai lầm 4: Quên kiểm tra lại yêu cầu

Nhiều BA nghĩ rằng chỉ cần “giao tài liệu cho dev” là xong. Nhưng thực tế, yêu cầu cần được xác nhận (validation) và kiểm tra (verification) liên tục. Nếu BA không chủ động review, dev sẽ code theo cách họ hiểu. Đến khi test mới phát hiện sai, chi phí sửa lỗi sẽ rất lớn.
 

3.5 Sai lầm 5: Quản lý Stakeholder yếu

BA thường phải làm việc với nhiều bên: khách hàng, quản lý dự án, dev, tester, designer. Nếu không biết cách quản lý kỳ vọng (expectation management), BA sẽ rơi vào cảnh:
  • Khách hàng đòi thêm chức năng phút chót.
  • Dev kêu yêu cầu mơ hồ.
  • PM thì giục tiến độ.
Kỹ năng mềm quan trọng không kém kỹ năng phân tích. BA phải biết thương lượng, thuyết phục, và đôi khi là “nói không”.
 

3.6 Sai lầm 6: Chỉ tập trung vào chức năng, quên giá trị kinh doanh

Một lỗi phổ biến khác là BA chỉ chăm chăm mô tả tính năng: “có nút A, form B, báo cáo C” mà quên mất câu hỏi lớn: “Chức năng này mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp?”. BA giỏi là người biết nhìn sản phẩm dưới góc độ giải quyết vấn đề kinh doanh, chứ không chỉ là tập hợp các button, form, hay API.
 
4. Làm sao để tránh sai lầm và trở thành BA giỏi?
  • Luôn đào sâu gốc rễ: Đừng dừng lại ở những gì stakeholder nói, hãy hỏi “Tại sao?” nhiều lần.
  • Thực hành giao tiếp đa chiều: Biết cách nói chuyện khác nhau với dev, tester, khách hàng.
  • Học cách kể chuyện bằng dữ liệu: Dùng biểu đồ, ví dụ, mockup thay vì 1000 chữ khô khan.
  • Xem lại công việc của chính mình: Đừng ngại review tài liệu cùng team để phát hiện sớm lỗi hiểu nhầm.

Tập trung vào giá trị: Luôn tự hỏi: “Giải pháp này giúp ích gì cho business?”.

Kết luận: Làm BA là hành trình không hề dễ dàng. Vừa cần kỹ năng phân tích logic, vừa cần khả năng giao tiếp mềm mại, vừa phải hiểu business, lại không được bỏ qua công nghệ. Nếu bạn đang hoặc sẽ trở thành BA, hãy nhớ: BA không chỉ là người ghi chép yêu cầu, mà là người kiến tạo giải pháp kinh doanh bằng công nghệ. Và để làm tốt vai trò đó, bạn cần tránh những sai lầm phổ biến đã nêu trên. Chỉ cần mỗi ngày cải thiện một chút, bạn sẽ dần trở thành BA mà mọi team đều tin tưởng “người giữ nhịp” cho sự thành công của dự án.Hãy theo dõi BAC's Blog để biết thêm thông tin về nghề BA nhé!

 
Nguồn tham khảo:
Internet

 

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC