Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển, trí tuệ nhân tạo ngày một lên ngôi và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy đối với công việc BA, trí tuệ nhân tạo có những vai trò gì? Liệu rằng nó có thể phỏng vấn một bên liên quan hay không? Và làm thế nào khi đưa ra một tình huống và cho chat GPT đối phó với một bên liên quan khó tính? 
 
Trong bài viết sau, BAC sẽ đưa ra những lợi ích khó tin về AI và ChatGPT trong việc thu hút các bên liên quan. Xuyên suốt bài viết là các kịch bản được Richard Cunningham - Nhà sáng lập Blendery sử dụng ChatGPT để tiến hành phỏng vấn một bên liên quan khó tính và mô tả chi tiết quá trình phỏng vấn.
 
1. Giải pháp mới cho các bên liên quan khó tính
Một công ty có kế hoạch tổ chức nhiều sự kiện và cần một giải pháp đăng ký tùy chỉnh để theo dõi những người sẽ đến từng sự kiện và sở thích của họ đối với các dịch vụ của sự kiện đó. Công ty sẽ sử dụng giải pháp này để lên kế hoạch chỗ ngồi, thức ăn và nước uống. Nó sẽ gửi thông tin người tham dự đến hệ thống quản lý quan hệ khách hàng để theo dõi.
 
ChatGPT 4 sẽ đóng vai trò như một nhà phân tích nghiệp vụ để phỏng vấn Elaine - người quản lý sự kiện của công ty, về những gì họ cần từ một giải pháp đăng ký. Elaine đã tạo ra các quy trình đăng ký bằng Google Sheets để theo dõi sự tham gia của khách hàng và cô ấy rất tự hào về thành tựu của mình. Elaine thừa nhận sự cần thiết của một giải pháp có quy mô lớn hơn nhưng cô ấy vẫn cảm thấy thoải mái hơn với phương pháp hiện tại của mình. Elaine cho rằng một hệ thống đăng ký mới rất phiền phức và miễn cưỡng áp dụng, ngay cả khi nó đem đến rất nhiều lợi ích cho Elaine và đội ngũ của cô ấy trong dài hạn.
 
2. Phỏng vấn các bên liên quan
  • ChatGPT: Xin chào Elaine, cảm ơn vì đã dành thời gian trò chuyện với tôi hôm nay. Tôi hiểu rằng bạn đang sử dụng Google Sheets để quản lý đăng ký sự kiện và tôi muốn tìm hiểu thêm về các quy trình hiện tại của bạn. Bạn có thể vui lòng chia sẻ cách bạn hiện đang đăng ký người tham dự và quản lý thông tin của họ không?
    • Elaine: Chúng tôi gửi email cho những người được mời để hỏi tên, số điện thoại di động và sản phẩm họ quan tâm. Đội ngũ của tôi sau đó sẽ sao chép và dán thông tin đó vào Google Sheets cho sự kiện.
  • ChatGPT: Cảm ơn bạn đã giải thích quy trình của mình, Elaine. Thật tuyệt khi bạn đã có thể quản lý đăng ký bằng Google Sheets cho đến hiện tại. Khi công ty phát triển và tổ chức nhiều sự kiện hơn, một giải pháp hiệu quả hơn có thể sẽ hữu ích. Bạn hiện đang xử lý các ưu tiên về chỗ ngồi, thức ăn và đồ uống cho người tham dự như thế nào?
    • Elaine: Email hỏi xem người tham dự thích đồ uống có cồn hay không cồn và họ thích loại đồ ăn nhẹ nào. Chúng tôi cộng tất cả các phiếu đăng ký để lên kế hoạch cho chỗ ngồi, sau đó chia nhỏ tổng số lượng dựa trên sở thích ăn uống.
  • ChatGPT: Có vẻ như bạn đã đưa ra một quy trình được cân nhắc kỹ lưỡng bằng cách sử dụng các công cụ có sẵn, Elaine. Khi tổ chức bắt đầu tổ chức nhiều sự kiện lớn hơn, có thể hữu ích nếu có một hệ thống đăng ký có thể hợp lý hóa một số tác vụ này, chẳng hạn như tự động hóa việc thu thập thông tin và sở thích của người tham dự. Điều này có thể giúp bạn và đội ngũ của bạn tiết kiệm thời gian và công sức. . Bạn nghĩ một giải pháp tự động hơn sẽ giúp quy trình lên kế hoạch cho sự kiện của bạn như thế nào?
    • Elaine: Chúng tôi không cần một giải pháp tự động hơn. Nhóm của tôi và tôi đã đầu tư thời gian và nỗ lực đáng kể để xây dựng quy trình đăng ký này và không muốn bỏ nó đi. Tôi muốn xây dựng trên những gì chúng tôi đang có.
  • ChatGPT: Tôi hiểu những quan ngại của bạn, Elaine, và tôi đánh giá cao công việc chăm chỉ mà bạn và nhóm đã đưa vào quy trình đăng ký hiện tại. Điều quan trọng là phải nhận ra rằng việc áp dụng một giải pháp mới không có nghĩa là từ bỏ những nỗ lực của bạn. Thay vào đó, đó là về việc xây dựng trên nền tảng hiện có và cải thiện nó với các tính năng ưu việt hơn. Điều này có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình và xử lý sự phát triển của sự kiện một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể nghĩ ra bất kỳ thách thức nào mà bạn hoặc nhóm của bạn hiện đang gặp phải với quy trình hiện tại mà một giải pháp mới có thể giải quyết không?
    • Elaine: "Những thách thức" của chúng tôi đến từ việc quản lý yêu cầu các báo cáo về khách tham dự được phân loại theo sở thích sản phẩm. Họ cũng muốn theo dõi các cuộc khảo sát về sự kiện này. Tôi nghĩ rằng chúng tôi có thể xử lý những vấn đề đó bằng Google Forms.
  • ChatGPT: Thật tốt khi bạn đang xem xét sử dụng Google Forms để xử lý những yêu cầu bổ sung này. Tuy nhiên, việc tích hợp giải pháp đăng ký tùy chỉnh có thể giúp việc tạo báo cáo dựa trên sở thích sản phẩm và tự động hóa hoạt động theo dõi sau sự kiện trở nên dễ dàng hơn, ví dụ như gửi khảo sát. Bằng cách giải quyết những thách thức này, hệ thống mới có thể giúp bạn cung cấp cho ban quản lý dữ liệu họ cần một cách hiệu quả hơn. Hãy tập trung vào kết quả mà bạn muốn đạt được. Bạn muốn có sẵn loại thông tin nào để hỗ trợ tốt hơn cho nhu cầu của tổ chức?
    • Elaine: Như tôi đã nói với bạn, chúng tôi cần một cách để dễ dàng nhóm những người tham dự theo sở thích sản phẩm. Chúng tôi cũng muốn biết khung thời gian mua hàng của họ trước sự kiện. Ngoài ra, chúng tôi cần làm nổi bật những khách hàng tham dự có thời gian mua hàng ngắn. Sau đó chúng tôi muốn bao gồm cuộc thăm dò ý kiến ngay trong sự kiện và tiếp tục theo dõi với một cuộc khảo sát sau sự kiện.
  • ChatGPT: Cảm ơn bạn đã chia sẻ. Một giải pháp đăng ký tùy chỉnh có thể giúp giải quyết những yêu cầu này, giúp bạn dễ dàng nhóm khách tham dự theo sở thích sản phẩm, thu thập thông tin về thời gian mua hàng, làm nổi bật những khách hàng có thời gian mua hàng ngắn và tích hợp cuộc thăm dò ý kiến trong sự kiện. Ngoài ra, nó cũng có thể tự động gửi khảo sát sau sự kiện. Bằng cách triển khai một giải pháp được tùy chỉnh cho nhu cầu của công ty, bạn có thể tiếp tục xây dựng trên nền tảng hiện tại của mình trong khi cải thiện hiệu quả đồng thời nâng cao hiệu quả và giảm khối lượng công việc của nhóm. Bạn nghĩ giải pháp tùy chỉnh có thể mang lại lợi ích như thế nào cho nhóm của bạn và hỗ trợ sự phát triển của công ty trong việc tổ chức nhiều sự kiện lớn hơn không?
    • Elaine: Tôi có thể thấy một hệ thống đăng ký mới loại bỏ công việc cho các thành viên trong nhóm của tôi và tôi không thích điều đó.
  • ChatGPT: Tôi hiểu mối quan tâm của bạn và phải thừa nhận rằng thay đổi có thể là một thách thức. Tuy nhiên, việc áp dụng một hệ thống đăng ký mới không nhất thiết có nghĩa là loại bỏ việc làm. Thay vào đó, nó có thể giải phóng các thành viên trong nhóm của bạn để tập trung vào các khía cạnh khác của việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện, chẳng hạn như tạo trải nghiệm hấp dẫn hơn cho người tham dự, xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng của bạn. Bằng cách cho phép team của bạn tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn, bạn có thể tạo ra tác động lớn hơn. Liệu bạn có thể nghĩ ra bất kỳ lĩnh vực nào mà chuyên môn của nhóm bạn có thể được sử dụng tốt hơn nếu họ có nhiều thời gian hơn không?
    • Elaine: Tôi cho rằng chúng tôi sẽ cần lập kế hoạch nhiều hơn khi chúng tôi tổ chức nhiều sự kiện lớn hơn. Chúng tôi sẽ cần tùy chỉnh quy trình đăng ký dựa trên phản hồi của người tham dự và một giải pháp tùy chỉnh sẽ phải hỗ trợ điều đó.
  • ChatGPT: Đó là một điểm tuyệt vời, Elaine. Một giải pháp đăng ký tùy chỉnh có thể được thiết kế để thích ứng và phát triển dựa trên phản hồi và nhu cầu thay đổi, cho phép bạn liên tục cải thiện trải nghiệm của người tham dự. Chuyên môn của nhóm bạn trong việc lập kế hoạch sự kiện sẽ là vô giá trong việc hướng dẫn những cải tiến này và đảm bảo sự thành công của sự kiện. Bằng cách sử dụng một giải pháp tùy chỉnh để hợp lý hóa các quy trình đăng ký, nhóm của bạn có thể tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và hiểu rõ hơn nhu cầu của những người tham dự. Với suy nghĩ này, bạn có muốn khám phá cách chúng tôi có thể thiết kế giải pháp đăng ký tùy chỉnh phù hợp với công ty của bạn không?
    • Elaine: OK, hãy thử xem.
  • ChatGPT: Cảm ơn Elaine. Tôi đánh giá cao sự cởi mở của bạn để khám phá cơ hội này. Tôi sẽ làm việc để thu thập thêm thông tin và đưa ra một đề xuất cho giải pháp đăng ký tùy chỉnh và kết hợp thông tin đầu vào có giá trị của nhóm bạn. Chúng tôi sẽ đảm bảo giải pháp linh hoạt và có thể thích ứng, cho phép bạn tiếp tục cải thiện trải nghiệm. Tôi sẽ sớm liên hệ để thảo luận về đề xuất và thu thập bất kỳ thông tin đầu vào bổ sung nào mà bạn có thể có.
3. Trợ lý BA nhân tạo

Vậy làm cách nào ChatGPT biết nên hỏi Elaine điều gì, giải quyết những phản đối của cô ấy và giúp cô ấy đi đúng hướng? Richard Cunningham đã đưa ra lời nhắc hướng ChatGPT đóng vai một nhà phân tích nghiệp vụ đang phỏng vấn Elaine. Nó chỉ định các mục tiêu để tìm hiểu về quy trình đăng ký của công ty và những gì ban quản lý mong đợi từ nó. Tiếp theo, lời nhắc tóm tắt ChatGPT về lý lịch của Elaine và sự miễn cưỡng có thể của cô ấy khi tham gia cuộc phỏng vấn. Elaine sẽ nghĩ về các quy trình hiện tại của cô ấy, vì vậy bạn nên thuyết phục cô ấy nghĩ xa hơn điều đó để đáp ứng nhu cầu của tổ chức đối với các sự kiện lớn hơn trong tương lai. Dưới đây là một số gợi ý để ChatGPT đáp ứng mục tiêu của Elaine:
  • Nếu Elaine ủng hộ quy trình hiện tại, hãy thừa nhận và đánh giá cao những gì cô ấy đã làm cho đến nay.
  • Thuyết phục cô ấy về những lợi ích của giải pháp quy mô lớn hơn đáp ứng nhu cầu của tổ chức đồng thời giảm bớt khối lượng công việc của cô ấy.
  • Nếu Elaine đề xuất một giải pháp thay vì một nhu cầu, hãy hướng cô ấy quay trở lại vấn đề mà cô ấy cần giải quyết.
  • Theo dõi cảm xúc của Elaine. Nếu cô ấy có cảm xúc tiêu cực về giải pháp mới, hãy thừa nhận và đồng cảm với những cảm xúc đó.
  • Nếu Elaine thể hiện tình cảm tích cực, hãy khuyến khích cô ấy suy nghĩ thêm về những thách thức khi đăng ký sự kiện - những vấn đề nghiệp vụ cần giải quyết.
Cuối cùng, hãy gợi ý cho ChatGPT biết cách trò chuyện với Elaine:
  • Tương tác với Elaine một cách trò chuyện chuyên nghiệp.
  • Tạo lời nhắc cho ChatGPT yêu cầu suy nghĩ về những gì bạn cần từ cuộc trò chuyện, tương tự như phân tích nghiệp vụ xác định những gì một tổ chức cần. Lời nhắc nên thể hiện các kỳ vọng một cách cụ thể, chẳng hạn như các yêu cầu. Tôi đã thử nghiệm và tinh chỉnh lời nhắc phỏng vấn, tương tự như thử nghiệm mức độ chấp nhận của người dùng. 
4. Kết quả 
Cuộc phỏng vấn với Elaine đã thảo luận về quy trình đăng ký hiện tại của cô ấy và những lo ngại về việc áp dụng một giải pháp mới. Bằng cách ghi nhận những nỗ lực của và đồng cảm với những mối quan tâm của Elaine, ChatGPT đã hướng cuộc trò chuyện đến những lợi ích tiềm năng của giải pháp đăng ký tùy chỉnh có thể hỗ trợ sự phát triển của tổ chức và giảm khối lượng công việc của cô ấy. 
 
Như vậy, bất chấp sự miễn cưỡng ban đầu, ChatGPT đã trấn an Elaine rằng nhóm của cô ấy có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn với giải pháp mới, cuối cùng khiến cô ấy đồng ý về ý tưởng giải pháp đăng ký tùy chỉnh.
 
ChatGPT đã kết thúc cuộc phỏng vấn khi Elaine đồng ý khám phá một giải pháp đăng ký tùy chỉnh, mặc dù yêu cầu ban đầu không nêu rõ đó là mục tiêu mà ChatGPT cần hoàn thành. Đó là điểm dừng lại hợp lý để có thể thảo luận chi tiết về giải pháp tùy chỉnh trong một hoặc nhiều cuộc trò chuyện. Ví dụ: họ có thể trò chuyện về những điều sau:
  • Các bước đăng ký, đường dẫn thay thế như hủy bỏ và ngoại lệ
  • Thông tin mong đợi từ quá trình đăng ký
  • Tích hợp với hệ thống CRM của tổ chức
  • Quản lý cần gì từ đề xuất giải pháp đăng ký mới
Trong tương lai gần, ChatGPT sẽ tăng thêm nhiều giá trị hơn cho phân tích nghiệp vụ sau khi được đào tạo về tổ chức, mục tiêu và kiến thức về các lĩnh vực cụ thể. Cùng tìm hiểu thêm nhiều kiến thức công nghệ tại BAC's Blog bạn nhé!
Nguồn tham khảo:

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC