9 mẹo nâng cao kỹ năng giao tiếp cho Business Analyst

Hầu hết mọi người đều tin rằng giao tiếp là bản năng tự nhiên và không nghĩ đó là một kỹ năng cần cải thiện. Trong bài viết này, BAC sẽ tổng hợp 9 mẹo nâng cao kỹ năng giao tiếp đơn giản, hiệu quả mà các bạn Business Analyst (BA) có thể thực hiện ngay tại nơi làm việc của mình.

Giao tiếp là kỹ năng quan trọng đối với một Business Analyst

1. Giao tiếp một cách rõ ràng

Chúng ta thường có thói quan tin rằng tất cả mọi người trong nhóm dự án đều biết mọi thứ từ email đến tài liệu và cả những thuật ngữ, từ ngữ chuyên ngành. Điều này đã vô tình khiến việc giao tiếp trở nên không được rõ ràng đối với một số thành viên trong nhóm.

Chính vì vậy, hãy đảm bảo sử dụng thông tin một cách ngắn gọn, đi vào trọng tâm và không chứa các chi tiết không liên quan. Bên cạnh đó, đừng quên sử dụng những chi tiết liên quan một cách cụ thể, tránh dùng các thuật ngữ riêng có thể gây cản trở, nhầm lẫn khi giao tiếp.

2. Thấu hiểu khách hàng của bạn

Bạn càng hiểu rõ và xác định được nền tảng, mức độ chi tiết về kỹ thuật và sự hiểu biết của bạn về khách hàng của mình thì bạn càng có nhiều cơ hội để đạt được quan điểm của mình.

Hãy dành thời gian tìm hiểu về người mà bạn đang giao tiếp

Ví dụ, bạn có thể giúp khách hàng hiểu được tình huống trong các dự án thông qua tin nhắn email. Ngoài ra, việc cung cấp thông tin cơ bản là chưa đủ nếu bạn đang muốn giải thích vấn đề cho một nhà cung cấp bên ngoài hãy bổ sung thêm bản demo trực quan. Chỉnh sửa và diễn đạt lại nội dung dưới dạng email, bản trình bày, tài liệu, tóm tắt, nghiên cứu dựa trên kiến thức phù hợp với khán giả.

3. Nâng cấp bài viết của bạn

Để đảm bảo các bài viết của bạn luôn đạt chất lượng cao nhất, bạn có thể dựa theo nguyên tắc TODE là từ viết tắt của:

• Tone: Trước khi viết  một từ, hãy nghĩ xem bạn muốn giọng văn của mình như thế nào? Chủ động hay bị động, hướng dẫn hay học thuật, sáng tỏ hay quan trọng, bạn có thể quyết định điều đó bằng cách ghi chú những gì bạn sẽ viết, ai là đối tượng đọc bài viết và thông điệp mà bạn muốn truyền tải là gì.
• Organize: Những người giao tiếp giỏi sẽ biết cách tổ chức một dàn ý về những gì mà họ cần viết. Bằng cách này, bạn có thể bao quát tất cả những gì quan trọng, đi vào trọng tâm vấn đề để người đọc dễ hiểu.
• Draft: Tạo một bản nháp hoặc một bản sao cho công việc của mình, sau đó, bạn có thể bổ sung các chi tiết và cải thiện sau khi đã hoàn thành.
• Edit: Dành thời gian để xem lại nội dung, kiểm tra các lỗi chính tả, ngữ pháp, sử dụng các trình xử lý văn bản như Microsoft Word.

4. Đảm bảo tính đơn giản

Trong một bài thuyết trình, bạn có thể tạm thời gây ấn tượng với khách hàng bằng các biệt ngữ kỹ thuật của mình nhưng về lâu dài, bạn sẽ khiến khách hàng của mình bối rối.

Đơn giản chính là chìa khóa thành công trong giao tiếp

Vì thế, hãy giao tiếp một cách đơn giản, không lan man và không sử dụng các từ hoặc cụm từ phức tạp.

Ngoài ra, bạn nên tận dụng thêm các sơ đồ hoặc công cụ hỗ trợ bằng hình ảnh khác, làm cho các bài thuyết trình và các cuộc giao tiếp của mình trở nên sinh động hơn. Đây cũng chính là một trong những sự khác biệt của các Business Analyst nhiều kinh nghiệm.

5. Ghi chú lại suy nghĩ của bạn

Mọi giao tiếp bằng lời nói không hiệu quả đều có thể được chuyển thành một bài diễn thuyết ấn tượng và hấp dẫn nếu bạn dành ra 30 giây để liệt kê những gì quan trọng nhất và mang tính xây dựng.

Nghệ thuật ghi chú và phác thảo nhanh đảm bảo cuộc giao tiếp của bạn có cấu trúc rõ ràng, loại bỏ các phần thừa, đi vào trọng tâm. Kỹ năng này hoàn toàn có thể được cải thiện thông qua luyện tập và khi đã thành thạo bạn sẽ nhanh chóng nhận ra sự thay đổi khi giao tiếp với khách hàng.

6. Duy trì sự bình tĩnh

Bất kỳ chuyên gia nào đều phải làm việc với rất nhiều các bên từ đồng nghiệp, lãnh đạo, quản lý, khách hàng…. Mỗi bên liên quan đều cần một cách tiếp cận khác nhau, cụ thể hơn, bạn không thể dùng những thuật ngữ thường dùng với đồng nghiệp để giao tiếp với khách hàng. Điều này vô tình tạo nên một áp lực vô hình khiến các BA phải tiêu tốn nhiều năng lượng và thời gian.

Rất dễ hiểu nếu xảy ra mâu thuẫn và bạn không giữ được sự bình tĩnh. Tuy nhiên, hãy luôn ghi nhớ rằng để trở nên chuyên nghiệp, bạn cần phải giữ được phong thái điềm tĩnh. Bởi vì mọi người sẽ đáp lại sự chuyên nghiệp và thái độ lịch sự của bạn theo một cách tương tự và bạn không cần tốn nhiều nỗ lực không cần thiết cho các cuộc tranh luận không có hồi kết.

7. Lắng nghe

Lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất

Trong một cuộc hội thoại, ngoài việc chia sẻ kiến thức của bạn, lắng nghe cũng rất quan trọng. Hãy học cách lắng nghe và đáp lại những gì mà bạn nghe được từ khách hàng của mình những người tin tưởng, dành thời gian và tiền bạc của họ cho bạn.

Một số mẹo giúp bạn cải thiện khả năng lắng nghe như đáp lại sự hiểu biết của bạn và cung cấp phản hồi theo cách nói của mình. Ví dụ, “hãy để tôi diễn đạt lại điều này bằng ngôn ngữ của tôi” hoặc “như vậy, những gì mà bạn muốn truyền đạt là…”. Khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp sẽ cảm nhận được sự quan tâm của bạn về câu chuyện của họ.

8. Luôn luôn giao tiếp với một chương trình làm việc cụ thể

Trong vai trò một BA, bạn sẽ không thể tránh khỏi vô số cuộc họp với các bên liên quan, đội ngũ dự án, khách hàng, quản lý… Có một thực tế là hầu hết thời gian các cuộc họp bị lãng phí bởi những câu chuyện cá nhân hoặc không liên quan. Rất nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan có thể dẫn đến tình trạng này.

Đây cũng là lý do dẫn đến việc nhiều BA gặp khó khăn khi cố gắng giao tiếp trong các cuộc họp và trao đổi công việc. Mẹo dành cho bạn chính là hãy luôn luôn giao tiếp với một chương trình làm việc cụ thể. Tập trung làm rõ những vấn đề chính của cuộc họp hoặc lý do cuộc gặp, tránh lang man vào các vấn đề không có trong chương trình làm việc.

9. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là tín hiệu cho người đối diện

Ngôn ngữ cơ thể mang đến những tín hiệu tinh tế cho người đối diện. Dưới đây là một vài dấu hiệu ngôn ngữ cơ thể quan trọng mà bạn nên chú ý ngay từ bây giờ.

• Giao tiếp bằng mắt: Nhìn vào mắt của người đối diện khi giao tiếp cho thấy sự tự tin và thể hiện được bạn đang quan tâm đến câu chuyện của họ.
• Không phân tán sự chú ý: Đừng nhìn vào laptop, tài liệu hoặc điện thoại khi đang trong cuộc hội thoại, điều này được xem là không lịch sự và thiếu tôn trọng.
• Mở rộng cánh tay: Khoanh tay báo hiệu một thái độ bất hợp tác, không tiếp thu các đề xuất. Trong hầu hết các trường hợp giao tiếp, bạn không nên khoanh tay.
• Hướng mũi chân vào người bạn đang giao tiếp: Điều này giúp thể hiện sự quan tâm của bạn với người mà bạn đang trò chuyện.
• Sử dụng tay: Kết hợp tay để mô tả suy nghĩ và câu chuyện của bạn sẽ giúp nó trở nên sinh động hơn.
• Mỉm cười và gật đầu: Những cử chỉ đơn giản này rất phù hợp khi bạn muốn thể hiện sự đồng ý và xây dựng lòng tin với đối tác.

Những mẹo được chia sẻ trên đây không chỉ có thể giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp mà còn khá đơn giản để bạn tự mình thực hành tại nơi làm việc. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn đọc, đừng quên theo dõi các bài viết mới tại website bacs.vn và tham gia khóa học Business Analyst tại BAC để trang bị cho mình những kiến thức hữu ích.

Nguồn tham khảo:

https://thebusinessanalystjobdescription.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.