7 bước viết tài liệu BRD mà Business Analyst cần biết

Business Requirements Document (BRD) là một bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án. Tài liệu này bao gồm tất cả yêu cầu của một dự án kinh doanh. Nhờ đó, BRD giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ mọi khía cạnh, rủi ro và thuận lợi của dự án. Bài viết này chúng ta sẽ cùng đi qua 7 bước để viết một tài liệu BRD trong thực tế.

Một mẫu phân tích các đối tượng trong tài liệu BRD

1. Sử dụng một mẫu BRD

Mẫu BRD sẽ giúp hợp lý hóa quy trình tạo tài liệu. Đây là mẫu BRD đơn giản mà bạn có thể sử dụng:

• Title Page: Tiêu đề trang sẽ bao gồm tên dự án, tác giả, ngày tháng và phiên bản kiểm soát.
• Table of Contents: Mục lục là nơi đánh số trang cho từng phần, hỗ trợ việc tìm kiếm.
• Executive Summary: Tóm tắt điều hành sẽ tổng hợp ngắn gọn các thông tin dự án.
• Project Scope: Phạm vi dự án liệt kê chi tiết về phạm vi của toàn bộ dự án
• Business Objectives: Mục tiêu dự án gồm mục đích và các mục tiêu cụ thể.
• Functional Requirements: Yêu cầu chức năng sẽ liệt kê những việc hệ thống nên làm.
• Non-functional Requirements: Yêu cầu phi chức năng gồm các vấn đề về hiệu suất, khả năng sử dụng và độ tin cậy.
• Stakeholder Analysis: Phân tích các bên liên quan tìm ra vai trò của họ trong dự án.
• Assumptions and Constraints: Giả định và ràng buộc tổng hợp tất cả giả định và ràng buộc có thể có
• Glossary: Thuật ngữ giúp định nghĩa các thuật ngữ chính được dùng trong tài liệu.

2. Viết Executive Summary

Yêu cầu đối với bản tóm tắt điều hành là phải ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Nó phải bao gồm mục đích, mục tiêu của dự án và tổng quan ngắn gọn về những gì có trong BRD.

Ví dụ: Tóm tắt điều hành của tài liệu này sẽ phác thảo các yêu cầu kinh doanh đối với hệ thống quản lý khách hàng mới. Mục đích của dự án này là cải thiện việc quản lý quan hệ khách hàng thông qua một giải pháp phần mềm mới. Hệ thống sẽ giúp hợp lý hóa các tương tác từ khách hàng, tăng cường khả năng quản lý dữ liệu và cải thiện mức độ hài lòng.

3. Xác định phạm vi của dự án

Làm rõ những gì bên trong và bên ngoài dự án sẽ quản lý kỳ vọng và ngăn chặn phạm vi leo thang. Một ví dụ cụ thể cho phạm vi dự án như sau:

Ví dụ: Phạm vi dự án bao gồm việc phát triển một hệ thống quản lý khách hàng mới với các chức năng như quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi tương tác và báo cáo.

4. Phác thảo mục tiêu kinh doanh

Liệt kê tất cả các mục tiêu cụ thể có thể đo lường mà dự án hướng tới. Ví dụ như tăng điểm hài lòng của khách hàng lên 15% hay giảm thời gian phản hồi của khách hàng xuống 25%.

5. Phân loại chi tiết các yêu cầu

Tách các yêu cầu thành hay loại là yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng. Trong đó, yêu cầu chức năng sẽ mô tả hệ thống nên làm gì, yêu cầu phi chức năng thể hiện cách hệ thống sẽ hoạt động.

Ví dụ:

• Yêu cầu chức năng

Hệ thống sẽ cho phép người dùng thêm, cập nhật và xóa hồ sơ khách hàng.

Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm để định vị hồ sơ khách hàng.

Hệ thống sẽ tạo báo cáo hàng tháng về tương tác của khách hàng.

• Yêu cầu phi chức năng

Hệ thống luôn trong trạng thái sẵn sàng.

Hệ thống sẽ hỗ trợ cùng lúc 500 người dùng.

Hệ thống phải cung cấp giao diện thân thiện với người dùng.

6. Tiến hành phân tích các bên liên quan

Xác định tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án, vai trò và lợi ích của họ. Ví dụ:

• Nhà tài trợ dự án: Chịu trách nhiệm tài trợ và hỗ trợ dự án.
• Quản lý dự án: Giám sát việc thực hiện và bàn giao dự án.
• Người dùng cuối: Sử dụng hệ thống và đưa ra phản hồi.
• Phòng CNTT: Chịu trách nhiệm triển khai và bảo trì hệ thống

7. Danh mục giả định và ràng buộc

Ghi lại mọi giả định được đưa ra trong quá trình lập kế hoạch và mọi ràng buộc có thể ảnh hưởng đến dự án. Ví dụ:

• Giả định:

Dự án sẽ có ngân sách và nguồn lực cần thiết.

Người dùng sẽ được đào tạo đầy đủ về hệ thống mới.

• Hạn chế:

Dự án phải được hoàn thành trong vòng sáu tháng.

Hệ thống phải tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu

8. Các thành phần chính trong tài liệu BRD

• Tóm tắt điều hành: Tổng quan về dự án, bao gồm mục đích và mục tiêu.
• Phạm vi dự án: Những gì được bao gồm và loại trừ khỏi dự án.
• Mục tiêu kinh doanh: Tất cả mục tiêu dự án hướng tới.
• Yêu cầu: Bao gồm yêu cầu chức năng và phi chức năng.
• Phân tích các bên liên quan:Tất cả các bên liên quan trong dự án.
• Giả định và ràng buộc: Mọi giả định và mọi ràng buộc có thể ảnh hưởng đến dự án.
• Thuật ngữ: Giải thích các thuật ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ được sử dụng trong tài liệu.

Trên đây là những gì bạn cần biết để viết một tài liệu BRD hoàn chỉnh. Tất nhiên, sẽ có một số sự điều chỉnh tùy theo hoàn cảnh nhưng những thành phần trên .Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.bacareers.in/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp