5 yếu tố tác động đến dự án mà các Business Analyst cần cân nhắc

Với tư cách là một Business Analyst (BA), tùy từng trường hợp của doanh nghiệp, bạn phải là chuyên gia trong việc xác định xem các quy trình và yêu cầu đã đạt chất lượng chưa nhằm triển khai các giải pháp phù hợp với mục đích và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Bạn có thể đã có các chứng chỉ BA với nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong các dự án khác nhau, từ thay đổi quy trình đơn giản đến các quy trình kỹ thuật phức tạp yêu cầu sự tỉ mỉ. 

Các Business Analyst cần xem xét nhiều yếu tố tác động khác nhau

1. Xem xét mô hình phân phối

Liệu mô hình phân phối từ tổ chức của bạn và bất kỳ bên thứ ba nào bạn đang làm việc cùng đã được căn chỉnh chưa? Các tổ chức thường có những góc nhìn khác nhau cho cùng một thuật ngữ, ví dụ như “giai đoạn phân phối” Liệu giai đoạn phân phối này chỉ đơn giản bao gồm coding và hình thành dựa trên những gì đã được định nghĩa chi tiết trước đó, tách biệt hoàn toàn khỏi giai đoạn phân tích và thiết kế? Hoặc giai đoạn phân phối này sẽ bao gồm luôn cả việc hợp tác ngay từ đầu nơi mà các team kỹ thuật, BA và người dùng sẽ cùng kết hợp với nhau? 

2. Đánh giá vai trò và trách nhiệm

Đây là điều cực kỳ quan trọng trong các tổ chức, nơi mà có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao, có nhiều nhà thầu cũng như thường xuyên tuyển nhân viên ngắn hạn. Việc tiến hành kiểm tra có thể sẽ không rõ ràng, tiêu biểu trong trường hợp kiểm tra mức độ chấp nhận của người dùng (UAT). Liệu ai sẽ là người viết Test script? Là tester trong project của bạn hay các chuyên gia SMEs, hoặc thậm chí là bạn. 

3. Xem xét kinh nghiệm từ các vai trò quan trọng khác trong nhóm dự án

Liệu quản lý dự án hay những vị trí quan trọng khác trong team hiểu rõ về vị trí BAs, những gì một BAs làm và không làm? Ví dụ, liệu họ có biết là BAs cần phải luôn có mặt trong tất cả các meetings bàn về dự án với người dùng và nhóm kỹ thuật? Hay các BAs không thể đưa ra các quyết định tức thì về các yêu cầu thay đổi, ví dụ như loại bỏ đi một chức năng vì hạn chế về mặt ngân sách, mà không cân nhắc về ảnh hưởng quy trình cũng như tổng thể giải pháp?Liệu quản lý dự án hay những vị trí quan trọng khác trong team hiểu rõ về vị trí BAs, những gì một BAs làm và không làm? Ví dụ, liệu họ có biết là BAs cần phải luôn có mặt trong tất cả các meetings bàn về dự án với người dùng và nhóm kỹ thuật? Hay các BAs không thể đưa ra các quyết định tức thì về các yêu cầu thay đổi, ví dụ như loại bỏ đi một chức năng vì hạn chế về mặt ngân sách, mà không cân nhắc về ảnh hưởng quy trình cũng như tổng thể giải pháp?

4. Xem xét kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án sẽ được sản xuất như thế nào? Bạn có cần thực hiện một số kế hoạch “từ phải sang trái”, vì không thể dời ngày đi vào hoạt động, điều này thường xảy ra ở nhiều dự án thương mại hoặc dự án quy định hoặc bạn có thể ước tính thời lượng của từng giai đoạn trước khi thống nhất gặp mặt trực tiếp?

Trong viễn cảnh đầu tiên, bạn sẽ cần sắp xếp thời gian cho từng hoạt động và gần như chắc chắn sẽ thỏa hiệp với một số yếu tố trong phân tích của bạn. Trong cả hai trường hợp, bạn cần thực sự suy nghĩ về bất kỳ giả định nào đang được thực hiện xung quanh nỗ lực cần thiết để tạo ra từng sản phẩm có thể phân phối và bất kỳ phần phụ thuộc nào. Bạn cũng nên ghi lại mọi rủi ro mà bạn có thể lường trước khi phương pháp được thực hiện. 

Một sự giám sát phổ biến là sự sẵn sàng hỗ trợ dự án của người dùng doanh nghiệp, điều này thực sự có thể cản trở tiến độ nếu không được quản lý hiệu quả. Điều này có thể bao gồm từ việc vắng mặt theo kế hoạch, chẳng hạn như nghỉ phép hàng năm, đến việc phải thực hiện các hoạt động Công việc Thông thường (BAU) mà không ai khác có thể thay thế hoặc hỗ trợ các dự án khác có mức độ ưu tiên cao hơn.

5. Xem xét quản trị dự án

Tổ chức của bạn có các quy trình được xác định rõ ràng để chi phối các quyết định cần thiết trong các cột mốc quan trọng khác nhau của dự án và những thách thức bạn sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện không? Ví dụ, bạn có hiểu rõ về tài liệu mà bạn cần sản xuất hoặc đóng góp vào ở mỗi giai đoạn không? Quy trình kiểm soát thay đổi mà bạn cần tuân theo khi xuất hiện yêu cầu mới được thêm vào?

6. Xem xét vai trò của nhà tài trợ

Sự tham gia của nhà tài trợ và sự tiếp xúc giữa BA với nhà tài trợ là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Bạn có thể tổ chức các cuộc gặp trực tiếp để bạn có thể thoải mái nói chuyện để cập nhật hoặc tìm kiếm lời khuyên khi bạn không chắc chắn về hướng đi mình đang lựa chọn? Các nhà tài trợ có biết giới hạn của việc hỗ trợ dự án nhưng không can thiệp vào phương pháp hoặc các thẩm định cần thiết chẳng hạn?

Có rất nhiều yếu tố có thể tác động đến sự thành công của một dự án. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp các bạn phần nào hình dung được những yếu tố đó. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.batimes.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp