5 việc gây lãng phí thời gian một Business Analyst cần tránh

Cách sử dụng thời gian sẽ quyết định sự thành công trên con đường trở thành một Business Analyst – BA của bạn. Trên thực tế, có rất nhiều việc có thể gây xao lãng và tiêu tốn nhiều thời gian một cách vô ích. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến sự nghiệp của bạn. Dưới đây là 5 công việc gây lãng phí thời gian thường gặp mà một BA cần tránh.

1. Yêu cầu những tài liệu hoàn hảo

Các documents (tài liệu) cần phải chuẩn bị tốt là điều quan trọng không thể thiếu. Tuy nhiên, thay vì dành quá nhiều thời gian xây dựng những tài liệu hoàn hảo, hãy khuyến khích sự tương tác với stakeholders (bên liên quan). Phản hồi từ các bên liên quan là cơ sở giúp đảm bảo công việc đi đúng hướng.

Khi chuẩn bị một tài liệu quá kỹ lưỡng các BA thường có xu hướng khó chấp nhận những thay đổi. Trong khi đó, chính việc tiếp nhận các phản hồi mới giúp tài liệu được xây dựng đúng hướng và đảm bảo sự thành công của dự án.

Nguyên tắc chung là hãy làm cho các tài liệu đủ tốt để thực hiện bước tiếp theo trong dự án và không cần tiêu tốn quá nhiều thời gian cho một tài liệu hoàn hảo.

2. Tham dự tất cả cuộc họp

Khi đã trở thành một BA, đặc biệt khi tầm ảnh hưởng của bạn tăng lên, bạn sẽ được mời đến nhiều cuộc họp hơn. Không ít BA đã than phiền về việc phải tham gia vô số cuộc họp mỗi ngày nhưng lại không thể từ chối vì họ lo lắng có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Chính vì vậy, việc tham dự tất cả các cuộc họp là một trong những việc tiêu tốn rất nhiều thời gian cần được cân nhắc.

3. Học nhưng không “hành”

Việc học là cần thiết, trong vai trò một BA, bạn sẽ có rất nhiều kiến thức phải trang bị. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng quá trình học của bạn cần phải đi liền với việc thực hành. Bởi vì tất cả kiến thức sẽ không có ý nghĩa nếu bạn không thể sử dụng chúng trong dự án của mình.

Các doanh nghiệp khi làm việc với bạn sẽ không đủ kiên nhẫn cho đến khi họ nhìn thấy những lợi ích hữu hình thay vì các lý thuyết nằm trên giấy. Hãy chắc chắn bạn dành đủ thời gian để tìm hiểu những thông tin quan trọng nhưng không làm tiêu tốn thời gian cho những công việc khác và đặc biệt là ảnh hưởng mà bạn sẽ mang đến cho doanh nghiệp trong việc học của mình.

4. Tổ chức các cuộc họp mà không có kế hoạch

Công việc điều hành các cuộc họp chắc chắn không còn xa lạ với các BA. Sẽ có rất nhiều cuộc họp để giải quyết các vấn đề khác nhau phát sinh trong suốt tiến trình dự án. Vì thế, một trong những kỹ năng hàng đầu mà các BA cần rèn luyện chính là xây dựng một cuộc họp thành công.

Việc này hoàn toàn không quá phức tạp và có thể gói gọn trong một bản kế hoạch. Đúng vậy, trong các cuộc họp kéo dài thông tin rất dễ dàng bị “loãng” và mọi người nhanh chóng quên mất mục tiêu ban đầu. Hãy học cách lập kế hoạch cho cuộc họp của mình, lên các mục tiêu quan trọng cần phải hoàn thành và dừng những vấn đề không liên quan trong suốt thời gian họp.

5. Trả lời tất cả câu hỏi mọi lúc

Mặc dù, BA cần có trách nhiệm trả lời các câu hỏi, bạn cũng cần lưu ý đến việc tập trung vào những câu hỏi thực sự có liên quan. Xem tất cả các email được gửi đến, trả lời tất cả tin nhắn, cuộc gọi đến sẽ tiêu tốn của bạn vô số thời gian. Không dừng lại ở đó, những công việc xen ngang còn khiến bạn nhanh chóng đánh mất sự tập trung cho công việc.

Thay vào đó, bạn có thể dành những khoảng thời gian ngắn như khoảng nghỉ giữa giờ để thư giãn và trả lời tin nhắn. Phân bố thời gian một cách hợp lý sẽ tăng sự tập trung cho công việc để bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn. Đừng quên sử dụng hộp thư quan trọng để nhận thông báo từ các đối tác cần sự giúp đỡ của bạn.

Trong mọi lĩnh vực, quản lý thời gian luôn là vấn đề quan trọng cần được cân nhắc. Nếu bạn thực sự mong muốn trở thành một Business Analyst trong tương lai và thăng tiến trên chặng đường này, hãy bắt đầu ngay từ bây giờ. Tham gia ngay khóa học Business Analyst tại BAC ngay hôm nay để được trang bị những kiến thức nền tảng và nâng cao về phân tích nghiệp vụ.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp