Nhà phân tích nghiệp vụ đóng một vai trò nòng cốt trong việc phân tích yêu cầu và thiết kế phần mềm. Do đó nếu gặp phải sai lầm nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc của họ. Với bài viết này, BAC sẽ cũng bạn khám phá 5 sai lầm phổ biến mà Business Analyst nên tránh.
1. Tự phỏng đoán vai trò của mình
Sai lầm đầu tiên mà mỗi BA thường mắc phải là tự phỏng đoán về vai trò của mình. Điều này có thể dẫn đến việc hiểu lầm về nhiệm vụ và trách nhiệm của bản thân, gây ra sự mơ hồ, thiếu trách nhiệm trong quá trình làm việc.
Cụ thể một trường hợp như: BA có thể tự cho rằng vai trò của mình chỉ là thu thập yêu cầu từ khách hàng và viết documents. Tuy nhiên, thực tế là nhà phân tích nghiệp vụ có nhiều trách nhiệm hơn thế, họ cần tương tác chặt chẽ với khách hàng, đội phát triển và các bên liên quan khác để hiểu rõ hơn về mục tiêu và yêu cầu của dự án.
Nếu bạn thấy bản thân đang gặp phải vấn đề này, thì việc sửa lỗi vô cùng đơn giản. BAC khuyên bạn hãy dành thời gian để làm rõ vai trò công việc và thảo luận cùng các bên liên quan để định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong dự án. Hãy cho người quản lý và team của bạn biết bạn dự định làm gì. Đồng thời yêu cầu phản hồi của họ để đảm bảo bạn đang đi đúng hướng.
2. Không thu hút và tương tác với các bên liên quan đủ sớm
Sai lầm thứ hai là không tương tác đủ sớm với các bên liên quan trong quá trình phân tích yêu cầu. Điều này có thể dẫn đến sự khác biệt trong quan điểm và mong đợi giữa nhà phân tích kinh doanh và các bên liên quan, gây ra sự không hiệu quả, mâu thuẫn cũng như bất đồng quan điểm trong dự án. BA có thể thiết kế một hệ thống dựa trên yêu cầu của khách hàng, nhưng sau đó phát hiện ra rằng đội phát triển không thể triển khai các tính năng đó.
Để tránh sai lầm này, nhà phân tích kinh doanh nên tìm cách tương tác và liên hệ sớm với các bên liên quan để hiểu rõ hơn về yêu cầu và mong đợi của họ, và đảm bảo rằng các yếu tố này được tính đến trong quá trình phân tích yêu cầu. Thực tế, trong một dự án có các bên liên quan mới, BA phải thực sự đầu tư thời gian để tìm hiểu họ là ai, họ quan tâm đến điều gì và cách họ có thể thực hiện công việc tốt nhất. Còn nếu như bạn đang làm việc với các bên liên quan mà bạn đã biết và tin tưởng, thì một dự án mới là thời điểm tuyệt vời để gắn kết thêm mối quan hệ đó, thiết lập các quy tắc cơ bản để khắc phục các vấn đề trong quá khứ.
3. Tập trung quá nhiều vào việc hoàn thiện tài liệu sớm
Sai lầm thứ ba mà nhiều nhà phân tích kinh doanh mắc phải là dành quá nhiều thời gian vào hoàn thiện tài liệu sớm. Trong quá trình phân tích yêu cầu, việc tạo ra các tài liệu chi tiết và đầy đủ rất quan trọng. Tuy nhiên, nếu Business Analyst dành quá nhiều thời gian và nỗ lực cho việc hoàn thiện tài liệu ngay từ đầu, có thể gây mất thời gian và trì hoãn quá trình phân tích và phát triển dự án. Ngoài ra, việc hoàn thiện tài liệu quá sớm có thể dẫn đến việc phải sửa đổi và cập nhật liên tục khi có thay đổi trong yêu cầu. Để tránh sai lầm này, BA nên tập trung vào việc thu thập thông tin cần thiết và hiểu rõ yêu cầu trước khi bắt đầu tạo ra các tài liệu chi tiết. Bạn có thể sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, hội thảo, meeting và phân tích để đảm bảo rằng thông tin được thu thập đầy đủ và chính xác trước khi tiến hành viết tài liệu.
4. Tập trung quá nhiều vào vào việc tìm hiểu "cái gì" mà bỏ qua câu hỏi "tại sao"
Sai lầm thứ 3 có thể dẫn đến sai lầm thứ tư, đó là tập trung quá nhiều vào việc tìm hiểu “cái gì” - what chứ không phải “tại sao” - why. Điều này có thể dẫn đến sự hiểu lầm và kỳ vọng sai lệch giữa các bên liên quan. Thực tế một nhà phân tích nghiệp vụ giỏi không chỉ tìm hiểu yêu cầu và chức năng cần thiết của hệ thống, mà còn hiểu rõ vì sao những yêu cầu đó lại quan trọng và đáng được triển khai.
Giả sử bạn đang làm việc trên một dự án xây dựng một ứng dụng di động cho một công ty du lịch. Bạn cần tìm hiểu các yêu cầu cụ thể về giao diện người dùng, cơ chế đặt phòng và thanh toán. Tuy nhiên, bạn bỏ qua việc hiểu rõ tại sao công ty muốn phát triển ứng dụng này, những mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được. Điều này có thể dẫn đến việc bạn không tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng vì bạn không hiểu rõ mục tiêu cuối cùng của dự án.
Để khắc phục, hãy đặt câu hỏi "tại sao" và đàm phán với các bên liên quan để hiểu rõ về mục tiêu kinh doanh và giá trị mà dự án họ mong muốn. Bạn có thể tìm hiểu về chiến lược kinh doanh của công ty, những thay đổi trong ngành công nghiệp cũng như những cơ hội và thách thức mà công ty đang đối mặt. Điều này giúp bạn định hình được mục tiêu và giá trị cốt lõi của dự án, từ đó xác định các yêu cầu và chức năng cần thiết để đạt được mục tiêu đó.
5. Cho phép phạm vi mở rộng (và đi chệch khỏi mục tiêu cốt lõi)
Sai lầm thứ năm là cho phép sự mở rộng phạm vi (scope creep). Trong quá trình phân tích và phát triển dự án, có thể xảy ra tình huống khi các yêu cầu mới được thêm vào mà không có sự xem xét kỹ lưỡng về tác động của chúng đến phạm vi và mục tiêu kinh doanh ban đầu. Điều này có thể dẫn đến sự phân tán và mất tập trung của dự án, gây ra sự trễ hẹn và tăng chi phí.
Để tránh sai lầm này, nhà phân tích kinh doanh cần duy trì sự kiểm soát chặt chẽ về phạm vi và luôn tập trung vào mục tiêu kinh doanh cốt lõi. Họ nên xác định rõ ràng phạm vi của dự án và thương lượng một cách cẩn thận khi có yêu cầu mới. Sự đánh đổi giữa lợi ích và tác động của các yêu cầu mới cần được đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo rằng dự án vẫn tập trung vào mục tiêu kinh doanh quan trọng nhất.
Sau khi bạn đọc bài viết này và phát hiện mình đã mắc sai lầm thì không sao cả. Công việc BA cần liên tục học hỏi. Hãy tiếp tục tiến về phía trước thay vì lo lắng về những sai lầm. Chúc bạn thành công trong công việc và tiếp tục đón đọc những bài viết bổ ích tại
BAC's Blog nhé.
Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của
IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public,
BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung - BAC
