5 lời khuyên để trở thành một lãnh đạo Business Analyst thành công

Một trưởng nhóm Business Analyst (BA) chịu trách nhiệm giám sát và điều phối nỗ lực của nhiều BA trong một dự án. Người dẫn đầu có thể là người quản lý phân tích kinh doanh theo chức danh hoặc họ có thể là người dẫn đầu một dự án mà không có quyền quản lý đối với một nhóm BA làm việc trong dự án. Bài viết này, chúng ta sẽ nói về vai trò lãnh đạo, không phải vai trò quản lý. Dưới đây là 5 lời khuyên để các lãnh đạo thành công hơn.

Lãnh đạo là vị trí phải chấp nhận nhiều thách thức

1. Đặt khung phân tích kinh doanh vào vị trí

Lời khuyên đầu tiên là đưa ra một khuôn khổ phân tích kinh doanh. Khi bạn đang lãnh đạo một nhóm trong một dự án, bạn cần phải có một khuôn khổ cho cách bạn thực hiện phân tích kinh doanh. Công việc của bạn bắt đầu từ đâu? Nó kết thúc ở đâu? Các mẫu mà một BA phải sử dụng là gì và chúng được sử dụng khi nào? Những gì được mong đợi từ mỗi BA về dự án đó? Bạn cần có những kỳ vọng rõ ràng để các BA của bạn biết họ được kỳ vọng những gì và họ có thể đóng góp như thế nào.

2. Chia nhỏ công việc

Mẹo số hai là phân chia công việc. Với một khuôn khổ sẵn có, bạn sẽ muốn bắt đầu xem ai sẽ làm gì. Trong vai trò BA chính, bạn sẽ thường chịu trách nhiệm về cấp cao hơn hoặc các hoạt động phân tích chiến lược kinh doanh, như cộng tác với các bên liên quan cấp cao, xác định nhu cầu kinh doanh, cung cấp phạm vi tổng thể của dự án. Sau đó, nhóm phân tích kinh doanh của bạn sẽ bước vào để khám phá, phân tích và xác định các yêu cầu chi tiết.

Điều này cần bạn tạo một kế hoạch phân tích kinh doanh nhưng kế hoạch đó cần phân đoạn dự án của bạn một cách có ý nghĩa. Điều này có thể theo hệ thống phần mềm hoặc theo nhóm bên liên quan hoặc theo danh mục tính năng. Và sau đó, các BA cá nhân của bạn chịu trách nhiệm phân tích các quy trình kinh doanh, xác định các yêu cầu chức năng và phân tích các yêu cầu dữ liệu trong lĩnh vực công việc được giao của họ.

Ngoài ra, nếu bạn sở hữu những BA có kỹ năng, chẳng hạn như quy trình kinh doanh và những người khác có kỹ năng cao hơn về dữ liệu, bạn có thể xem xét trình tự dự án để tận dụng bộ kỹ năng và lĩnh vực chuyên môn của họ trên tất cả các phần của dự án.

Tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn và công việc được yêu cầu, bạn cũng có thể cần chỉ định lại các yêu cầu có thể phân phối cho mình. Bạn có thể đang lãnh đạo các khả năng cũng như thực hiện các yêu cầu chi tiết cho một phần của dự án.

3. Triển khai chia sẻ kiến thức

Chia sẻ kiến thức là một trong những vai trò của lãnh đạo

Lời khuyên thứ ba là hãy thực hiện chia sẻ kiến thức. Nếu bạn chưa quen với vai trò trưởng nhóm phân tích kinh doanh, bạn hẳn sẽ gặp khó khăn về việc phân chia công việc vì làm thế nào để mỗi BA thực sự hiệu quả mà không cần nhìn thấy bức tranh toàn cảnh?

Khi bạn là BA duy nhất trong một dự án, bạn chịu trách nhiệm về bức tranh toàn cảnh và tất cả các chi tiết. Khi một yêu cầu trong một lĩnh vực tác động đến một lĩnh vực khác, bạn chỉ có xu hướng nhìn thấy tác động và thực hiện điều chỉnh. Làm thế nào điều này sẽ làm việc với các BA tất cả làm việc trong silo riêng của họ? Vâng, bạn cần phải phá vỡ các silo.

Một phương pháp mà bạn có thể tham khảo đó là thực hiện đánh giá use case. Hãy dành ra khoảng hai tuần một lần để xem xét một trong những use case của đồng nghiệp.

Nếu có một nhóm nhỏ và đang làm việc trên các dự án độc lập, điều này sẽ giúp xây dựng các phương pháp hay nhất và học hỏi lẫn nhau cũng như cải thiện kỹ năng của các thành viên và tạo ra tác động lên dự án.

4. Duy trì quan điểm cấp độ chiến lược

Lời khuyên thứ tư dành cho bạn là duy trì cấp độ chiến lược đó. Một trong những khía cạnh khó khăn nhất khi chuyển sang bất kỳ vai trò lãnh đạo nào với tư cách là BA. Việc bạn muốn nắm rõ tất cả các chi tiết là điều rất tự nhiên và đó có thể là điều đã giúp bạn thành công với tư cách là một BA ngay từ đầu.

Nhưng nếu bạn làm như vậy, nếu bạn nắm rõ tất cả các chi tiết của tất cả các yêu cầu, bạn có nguy cơ khiến nhóm của mình xa lánh trong việc quản lý vi mô công việc của họ và nói thẳng ra là bạn sẽ kiệt sức. Bạn không thể có mặt trong mọi cuộc họp và có thể bạn sẽ không thể xem xét chi tiết mọi tài liệu.

Bạn cần tập trung vào các hoạt động như duy trì kế hoạch phân tích kinh doanh. Bạn cần hỗ trợ nhóm của mình vượt qua các rào cản và thử thách. Bạn cần đảm bảo rằng mọi người đều tập trung vào việc cung cấp những yêu cầu hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh.

Bạn cần đóng vai trò lãnh đạo trong toàn bộ nhóm dự án, đặc biệt là để đảm bảo các BA của bạn tham gia vào các cuộc thảo luận cần thiết và được thông báo về mọi tác động của dự án. Bạn cần xem xét các yêu cầu thay đổi và điều hướng các tác động giữa các khía cạnh khác nhau của giải pháp và duy trì liên lạc với nhà tài trợ dự án của bạn hoặc các nhà lãnh đạo tổ chức khác về dự án và cơ hội.

Bạn có tất cả công việc ở cấp độ chiến lược phải làm, và vì vậy công việc của bạn là tập trung năng lượng của mình vào đó và tìm hiểu chi tiết vừa đủ để đảm bảo rằng bạn có thể thực hiện công việc chiến lược của mình một cách hiệu quả. Đó là một sự cân bằng thực sự khó khăn. Nhưng bằng cách chuyển năng lượng của bạn sang công việc cấp chiến lược và coi đó là điều quan trọng, nó sẽ giúp bạn bỏ qua những chi tiết mà nhóm của bạn có thể xử lý.

5. Huấn luyện các BA của bạn

Lời khuyên cuối cùng là huấn luyện các BA của bạn. Điều này có thể và nó luôn là một trong những khía cạnh thú vị nhất của công việc. Đặc biệt, nếu bạn đang làm việc với một nhóm gồm các BA cấp cơ sở trở lên, họ sẽ cần sự hỗ trợ của bạn trong việc hoàn thiện tài liệu của họ, điều hướng những vấn đề phức tạp của các bên liên quan mà đối với bạn.

Bạn đã trở thành một phần của công việc sẽ khiến họ kinh ngạc và họ sẽ cần sự giúp đỡ của bạn để tìm ra cách điều hướng những điều này cũng như học cách phát triển và mở rộng trong sự nghiệp của họ. Họ có thể cần hỗ trợ để hoàn thành kế hoạch mà bạn đặt ra cho họ.

Nếu bạn tình cờ làm việc với các BA cấp trung hoặc thậm chí cấp cao khác, thì vai trò nhiều hơn của bạn có thể là một người cố vấn cho họ về mặt chuyên môn và khả năng cung cấp một số hỗ trợ cho sự thăng tiến nghề nghiệp đang diễn ra của họ.

Dù bằng cách nào, điều quan trọng nhất khi huấn luyện là gặp gỡ từng người ở vị trí riêng của họ. Điểm mạnh và khả năng của họ là gì? Làm cách nào tôi có thể hỗ trợ họ xây dựng dựa trên những khả năng đó và tăng thêm giá trị cho tổ chức?

Làm cách nào tôi có thể giúp họ đánh giá cao giá trị mà họ đóng góp để họ có thể nhìn thấy nhiều khả năng hơn cho bản thân? Đây là lúc bạn bắt đầu trở thành một nhà vô địch thực sự trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ và bạn bắt đầu để lại di sản tác động lâu dài, không chỉ thông qua bất kỳ dự án nào mà bạn đang thực hiện, mà còn đối với những người phát triển dưới sự lãnh đạo của bạn và đảm nhận vai trò của họ.

Với tư cách là người đào tạo các BA và người đã lãnh đạo các nhóm phân tích kinh doanh, không có gì hài lòng hơn là nhìn thấy ai đó mà bạn đã giúp đỡ ở đâu đó trong suốt hành trình của họ, phát triển và thành công và vượt xa vị trí của họ khi lần đầu tiên bạn tương tác.

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây, các bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời trong vai trò lãnh đạo Business Analyst. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:

https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp