Để giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh, năng suất của nhân viên chính là một trong những yếu tố chủ chốt để đạt được sự thành công. Mặc dù có nhiều cách để cải thiện hiệu suất nhân viên, nhưng việc sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên là một trong những cách hiệu quả nhất. Trong bài viết này, cùng BAC tìm hiểu về 5+ cách tận dụng data để tối ưu hiệu quả doanh nghiệp nhé.
1. Quản lý thời gian làm việc của nhân viên
Quản lý thời gian hiệu quả giúp năng suất tốt hơn và đảm bảo sự thành công của công ty. Thông qua việc sử dụng công cụ theo dõi thời gian hoặc phần mềm, công ty hoàn toàn có thể ghi lại và theo dõi số giờ làm việc của nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thời gian mà nhân viên dành cho công việc và giúp tổ chức phân bổ công việc một cách hợp lý. Đồng thời, thiết lập các chính sách rõ ràng về quản lý thời gian, bao gồm yêu cầu về việc đi làm đúng giờ, thời gian nghỉ phép, giúp nhân viên quản lý thời gian hiệu quả.
2. Nghiên cứu các chỉ số liên quan đến hiệu suất của nhân viên
Số liệu hiệu suất là thước đo chính xác nhất về mức độ hiệu quả của các thành viên trong team trong công việc. Để cải thiện năng suất của nhân viên, doanh nghiệp cần hiểu rõ các chỉ số hiệu suất của họ. Hãy sử dụng dữ liệu về hiệu suất nhân viên như doanh số bán hàng, số lượng dự án hoàn thành, hoặc chỉ số đánh giá để đánh giá và so sánh hiệu suất giữa các nhân viên. Qua đó người quản lý có thể nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên, từ đó tạo ra các kế hoạch hoặc chương trình đào tạo phù hợp để nâng cao hiệu suất làm việc. Để đo lường hiệu suất của nhân viên, hãy xem xét theo dõi các số liệu sau:
- Số lượng công việc: Những số liệu này áp dụng cho năng suất mà doanh nghiệp có thể đo lường được.
- Tính hiệu quả: Bao gồm sự đổi mới hoặc kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên. Nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn đồng thời đảm bảo công việc được thực hiện đúng cách là dấu hiệu cho thấy họ biết cách tối ưu hóa quy trình hoặc xử lý vấn đề trong quá trình làm việc.
- Chất lượng công việc: Chất lượng công việc của một thành viên trong nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của nhóm và sự hài lòng của khách hàng. Công việc kém chất lượng có thể làm hỏng hình ảnh của công ty và dẫn đến những mâu thuẫn không đáng có, làm ảnh hưởng đến tinh thần đồng đội
- Làm việc theo team: Một tổ chức sẽ mạnh mẽ hơn khi nhân viên thường xuyên tổ chức họp nhóm và cùng nhau giải quyết các vấn đề. Với KPI làm việc nhóm, người quản lý có thể biết những thành viên giỏi nhất trong nhóm đang ở đâu và phát hiện những người cần được huấn luyện để cải thiện hiệu suất.
3. Tăng cường quá trình đón nhận nhân viên mới
Quá trình đón nhận nhân viên mới có ảnh hưởng lớn đến sự hòa nhập và năng suất của họ. Việc giới thiệu nhân viên hiệu quả rất quan trọng để đảm bảo sự thành công và hài lòng của nhân viên mới. Quy trình giới thiệu phù hợp là cơ sở để thu hút và giữ chân nhân viên tiềm năng, mang lại lợi nhuận và tăng trưởng doanh thu đáng kể. Nghiên cứu dữ liệu lịch sử có thể giúp công ty của bạn đo lường hiệu quả của quá trình đào tạo nhân viên.
Với sự trợ giúp của điểm chuẩn, bạn có thể so sánh mức độ tương tác của nhân viên mới với dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp. Ví dụ: hình dung sự gắn kết của nhân viên mới trong vài tháng đầu tiên có thể cho bạn thấy hiệu suất của họ so với những lần tuyển dụng trước đây. Khi nhân viên làm việc dưới mức mong đợi, bạn có thể thực hiện hành động nhanh chóng để cải thiện kết quả làm việc của họ. Như vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu để nâng cao quá trình đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới bằng cách sử dụng dữ liệu từ các cuộc khảo sát phản hồi của nhân viên mới để đánh giá hiệu quả của quá trình đào tạo. Dữ liệu này giúp bạn xác định những điểm mạnh và điểm yếu của quá trình hiện tại và điều chỉnh nó để tạo ra một quá trình đón nhận nhân viên mới tốt hơn.
4. Tăng cường sự gắn kết của nhân viên
Nhân viên cam kết và tương tác tích cực với đồng nghiệp sẽ có năng suất làm việc cao hơn. Sử dụng dữ liệu để hiểu và nâng cao sự gắn kết của nhân viên, doanh nghiệp có thể sử dụng cuộc khảo sát phản hồi của nhân viên, thăm dò ý kiến và thu thập dữ liệu về mức độ hài lòng và sự cam kết của nhân viên. Dựa trên dữ liệu này, bạn có thể tìm ra những yếu tố ảnh hưởng đến cam kết và tương tác của họ và đề xuất các biện pháp cải thiện, chẳng hạn như cung cấp cơ hội phát triển, đánh giá công việc thường xuyên và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
5. Cung cấp phản hồi có giá trị cho nhân viên
Phản hồi rất quan trọng đối với việc quản lý hiệu suất vì nó giúp nhân viên hiểu được mục tiêu, điểm mạnh và những điểm yếu cần cải thiện của họ. Việc sử dụng dữ liệu để đưa ra phản hồi sẽ nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp. Để đưa ra phản hồi tốt hơn, hãy cân nhắc thực hiện những điều sau:
- Thu thập dữ liệu liên quan: phản ánh hành vi và hiệu suất của nhân viên, bao gồm dữ liệu định tính và định lượng. Đảm bảo thông tin kịp thời, chính xác và phù hợp với mục tiêu và mong đợi của nhân viên cũng như công ty.
- Đánh giá dữ liệu: Sau khi thu thập, hãy nghiên cứu dữ liệu để phát hiện được những hiểu biết hữu ích mà doanh nghiệp có thể tận dụng để hiểu hành vi và hiệu suất của nhân viên, cộng với những điểm yếu, điểm mạnh, mối đe dọa và cơ hội của họ. Từ đó so sánh dữ liệu với các tiêu chuẩn, điểm chuẩn hoặc mục tiêu khi đánh giá tiến độ và hiệu suất của nhân viên
- Truyền đạt thông tin: Truyền đạt dữ liệu cho nhân viên một cách rõ ràng và chính xác cho phép họ hiểu, ghi nhận và hành động dựa trên dữ liệu đó
- Sử dụng dữ liệu để ghi nhận và khuyến khích: công ty nên ghi nhận và khuyến khích nhân viên của mình thông qua hiệu suất của họ, đồng thời thúc đẩy họ làm tốt hơn và phát triển. Song song đó, hãy đảm bảo rằng phản hồi của bạn mang tính xây dựng và khuyến khích, giúp nhân viên cảm thấy có động lực và có thể đưa ra định hướng rõ ràng để cải thiện hiệu suất.
6. Tối ưu hóa quy trình để nâng cao hiệu suất
Cuối cùng, sử dụng dữ liệu có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức. Phân tích dữ liệu về quy trình làm việc hiện tại để tìm ra những bước không hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tăng khả năng ra quyết định tốt hơn, mang lại sự hài lòng và năng suất cao hơn cho nhân viên. Dựa trên dữ liệu này, bạn có thể tìm cách tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thời gian và công sức không cần thiết đồng thời tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Để làm việc này, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc sử dụng công nghệ và tự động hóa, cải thiện quy trình giao tiếp và hợp tác, đào tạo nhân viên để sử dụng công cụ và quy trình mới hiệu quả.
Sử dụng dữ liệu để cải thiện năng suất của nhân viên là một cách hữu hiệu để đạt được sự thành công của doanh nghiệp. Do đó hãy cân nhắc sử dụng dữ liệu một cách thông minh và khéo léo để định hình và tăng cường năng suất của nhân viên trong tổ chức của bạn. Tiếp tục ủng hộ BAC ở các bài viết tiếp theo tại BAC's Blog nhé.
Nguồn tham khảo:
https://www.smartdatacollective.com/
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung - BAC