5 bí quyết xây dựng một cuộc họp hiệu quả dành cho Business Analyst

Điều hành một cuộc họp là kỹ năng không thể thiếu của Business Analyst (BA). Bạn chính là người tạo điều kiện cho các tất cả các loại cuộc họp và tất cả các cấp độ khác nhau của các bên liên quan với tư cách là một BA, cuộc họp đánh giá yêu cầu, cuộc họp giải quyết vấn đề, cuộc họp lập kế hoạch….

Hôm nay, BAC xin chia sẻ đến bạn đọc 5 bí quyết xây dựng một cuộc họp hiệu quả có thể cải thiện hiệu suất công việc và khuyến khích hoạt động từ các bên liên quan. Từ đó, công việc của bạn sẽ trở nên thú vị hơn và mở ra nhiều cơ hội trong tương lai.

1. Tạo một Agenda

Agenda hay một chương trình làm việc, một kế hoạch cụ thể cho cuộc họp. Bạn sẽ liệt kê những người được mời, mục đích của cuộc họp là gì, bạn hy vọng sẽ đạt được điều gì sau cuộc họp. Nhờ đó, bạn có thể cho mọi người biết được tầm quan trọng của cuộc họp và những gì họ có thể đạt được khi xuất hiện ở đó.

Một bước nữa của agenda là bạn có thể liên kết chương trình làm việc với tiến trình của dự án. Bằng cách này, bạn sẽ quyết định được mức độ ưu tiên của từng công việc trong dự án và giúp tăng hiệu quả vận hành của toàn bộ tiến trình.

Các bên liên quan sẽ dễ dàng nhận ra lý do vì sao họ đầu tư thời gian quý giá của mình cho cuộc họp này và những giá trị mà họ sẽ nhận được. Đây chắc chắn là bí quyết đầu tiên để có một cuộc họp hiệu quả.

2. Chuẩn bị các tài liệu liên quan

Đây không phải là một công việc bắt buộc, bạn có thể tự mình đặt ra các câu hỏi ngay từ đầu dự án. Tuy nhiên, việc chuẩn bị các tài liệu liên quan có thể là một bản nháp hoặc tài liệu đang hoạt động sẽ giúp cuộc họp thêm phần sinh động và nhận được sự đánh giá cao từ các bên liên quan. Một vài tài liệu về quy trình nghiệp vụ như use case, wireframe, data model sẽ giúp bạn tổ chức cấu trúc của cuộc họp.

3. Thiết lập các giai đoạn cho cuộc họp

Việc thiết lập các giai đoạn cho một cuộc họp là điều rất quan trọng. Nó sẽ giúp cuộc họp tiến về phía trước và không bị chuyển hướng khi có quá nhiều ý kiến và mọi người muốn khám phá nhiều hơn, vì chúng ta có thể quay trở lại các ý kiến này sau khi cuộc họp kết thúc.

Có một số câu hỏi sẽ giúp bạn đặt ra các giai đoạn phù hợp cho nội dung cuộc họp. Ví dụ, những người xuất hiện trong cuộc họp là ai? Bạn hy vọng mọi người sẽ đóng góp những điều gì? Bạn muốn tóm tắt lại cuộc thảo luận này và tiến hành dự án như thế nào?.

4. Giữ cuộc họp đi đúng hướng

Nếu như việc đặt ra các giai đoạn cho cuộc họp không thể giữ mọi người ngừng đi quá sâu vào các cuộc thảo luận không cần thiết, hãy lập tức quay trở lại mục đích cuộc họp. Bạn có thể dùng những câu nói lịch sự như “đây không phải điều quan trọng ảnh hướng đến kết quả của cuộc họp này và chúng ta có thể quay lại sau”.

Lúc này, bạn cần thể hiện được khả năng lãnh đạo của mình như là một BA thực thụ để có thể giữ cuộc họp đi đúng hướng. Kết quả cuộc họp là minh chứng cụ thể nhất cho một cuộc họp thành công và giống như những câu hỏi ở các phần trước mục đích của cuộc họp là gì? Bạn và các bên liên quan sẽ nhận được gì sau cuộc họp?….

5. Tóm tắt

Khi kết thúc một cuộc họp, mọi người thường có xu hướng bị “lạc” hoặc quên mất những điều quan trọng. Tóm tắt chính là cách giúp bạn đánh dấu và gợi nhớ lại cho mọi người về những điều đã đạt được trong cuộc họp. Bạn có thể gửi bản tóm tắt cuộc họp cho mọi người sau cuộc họp để đảm bảo tất cả đều nắm được những nội dung quan trọng.

Trên đây là những bí quyết để có một cuộc họp hoàn hảo dành cho các BA những người thường xuyên phải tham gia các cuộc họp. Hiện nay, bạn đọc có thể tham gia khóa học BA tại BAC để được trang bị những kiến thức từ cơ bản đến nâng cao trong lĩnh vực BA và đừng quên theo dõi các bài viết mới nhất tại website bacs.vn.

Nguồn tham khảo:
https://www.bridging-the-gap.com/