Trong các dự án, vai trò của Business Analyst cùng với những người viết tài liệu kỹ thuật (Technical Writer) được đánh giá rất cao. Bởi lẽ, họ chịu trách nhiệm tạo ra các tài liệu hướng dẫn, giải thích thông tin chuyên sâu để phục vụ cho các thành viên trong team dự án và cả đối tượng bên ngoài công ty. Do đó họ cần tài liệu hoá một cách rõ ràng, trực quan, xúc tích, dễ hiểu nhất. Bài viết này BAC sẽ chia sẻ đến bạn 5 bí quyết vàng để tài liệu technical chinh phục mọi đối tượng người đọc, ngay cả những người không am hiểu sâu về lĩnh vực chuyên môn. Chần chờ gì mà không tìm hiểu ngay.
1. Đảm bảo tính chính xác của tài liệu
Sai sót trong tài liệu kỹ thuật (Technical Documents) có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của BA và toàn bộ dự án. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trước khi xuất bản hoặc chia sẻ để lấy ý kiến đóng góp. Ngay cả khi bạn có gửi tài liệu đi để thẩm định, việc tự mình phát hiện và loại bỏ càng nhiều lỗi càng tốt ngay từ đầu sẽ giúp giảm thiểu tối đa sai sót trong tài liệu cuối cùng. Bên cạnh đó, với tư cách BA, bạn cũng nên kiểm tra chéo thông tin đã nhận được từ các bên khác để đảm bảo tính chính xác.
Một tip hiệu quả để nâng cao tính chính xác của tài liệu chính là nắm vững kiến thức về lĩnh vực bạn đang viết. Bạn hiểu biết càng sâu về chủ đề chính thì tài liệu của bạn càng chất lượng và có độ tin cậy cao.
2. Lựa chọn đúng người duyệt tài liệu
Chắc hẳn ai là BA cũng đã từng trải qua tình huống này: Bạn cẩn thận chuẩn bị một tài liệu dựa trên kiến thức chuyên môn của mình, chia sẻ với người khác để thẩm định nhưng một số góp ý nhận lại lại không thực sự liên quan đến nội dung.
Vấn đề có thể nằm ở khâu lựa chọn người duyệt tài liệu. Hãy chọn những người có chuyên môn phù hợp với lĩnh vực tài liệu, có khả năng phát hiện lỗi sai và góp ý trực tiếp để cải thiện mà không gây ra thêm nhầm lẫn.
3. Tài liệu đầy đủ thông tin
Ngoài tính chính xác, sự đầy đủ của thông tin cũng là yếu tố then chốt cần được lưu tâm hàng đầu. Một tài liệu hướng dẫn hoàn chỉnh cần cung cấp tất cả những gì đối tượng mục tiêu cần để thực hiện hành động hoặc sử dụng thông tin. Nếu thiếu sót, người đọc sẽ buộc phải tìm kiếm thêm các nguồn tài liệu khác để đáp ứng nhu cầu, gây tốn thời gian và công sức. Thậm chí có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc cũng như hiệu quả của công ty.
4. Dễ đọc và dễ hiểu
Đối với tài liệu hướng dẫn người dùng (user guide), việc sắp xếp thông tin logic, khoa học là vô cùng quan trọng. Người đọc cần dễ dàng tìm thấy câu trả lời cho các thắc mắc của họ. Hãy loại bỏ những từ ngữ không cần thiết, sử dụng câu ngắn gọn để truyền tải trọng điểm. Bên cạnh đó, để đảm bảo tính dễ hiểu, bạn cần sử dụng thuật ngữ thống nhất xuyên suốt tài liệu và tránh dùng từ ngữ chuyên môn khó hiểu đối với đối tượng người đọc. Bạn cũng có thể note thuật ngữ thông qua glossary table.
5. Tham khảo và áp dụng bộ tiêu chuẩn văn phong (style guide)
Tất cả tài liệu của công ty nên có sự đồng nhất về mặt thương hiệu và hình ảnh. Bộ tiêu chuẩn văn phong (style guide) cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thức sử dụng ngôn ngữ, định dạng văn bản, chính tả,... trong nội bộ tổ chức. Nếu công ty bạn chưa có sẵn bộ tiêu chuẩn, bạn có thể tham khảo các tài liệu mẫu hoặc tự xây dựng một bộ để đảm bảo tính nhất quán cho các tài liệu kỹ thuật.
6. Mẹo bổ sung: Trình bày trực quan và hấp dẫn
Ngoài 5 yếu tố cốt lõi kể trên, hình ảnh minh họa, bảng biểu và sơ đồ tư duy cũng là những công cụ hữu ích giúp tăng tính dễ hiểu và hấp dẫn cho tài liệu kỹ thuật.
Thông qua việc áp dụng những bí quyết này, BA có thể tự tin tạo ra các tài liệu kỹ thuật chất lượng, đáp ứng yêu cầu khắt khe của các bên liên quan, đồng thời hỗ trợ người đọc dễ dàng tiếp cận, nắm bắt và vận dụng thông tin hiệu quả.
Tài liệu kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin chuyên sâu đến nhiều đối tượng người đọc, góp phần đảm bảo sự vận hành trơn tru của dự án. Tài liệu hướng dẫn rõ ràng, chính xác sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng hoàn thành các nhiệm vụ được giao phó. Ngoài ra, tài liệu kỹ thuật còn có thể sử dụng để đào tạo nhân viên, giải đáp thắc mắc của khách hàng hoặc đối tác, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Hãy biến những bí quyết được BAC chia sẻ trong bài viết này thành kim chỉ nam để giúp bạn trau dồi kỹ năng viết tài liệu của mình. Đặc biệt, là một BA, đừng quên không ngừng học hỏi, rèn luyện và sáng tạo để trở thành một người viết tài liệu kỹ thuật chuyên nghiệp, góp phần xây dựng kho tàng tri thức quý giá cho bản thân và đóng góp hết mình cho công ty. Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục thử thách và gặt hái thành công trong lĩnh vực BA! Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog bạn nhé.
Nguồn tham khảo:
https://www.businessanalystlearnings.com/
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung - BAC