Trong một dự án phần mềm hay bất kỳ dự án nào, dù cho kế hoạch có chi tiết đến đâu, thì vẫn luôn tiềm ẩn những rủi ro và trở ngại có thể ảnh hưởng đến kết quả tổng thể. Tuy nhiên, bạn không cần quá lo lắng vì với những kiến thức và chiến lược đúng đắn, ngay cả con đường gập ghềnh nhất cũng có thể vượt qua được. Và bài viết này BAC sẽ điểm qua 5 bẫy thường gặp trong quản lý dự án và cách vượt qua chúng. Hãy cùng khám phá nhé!
1. Kế hoạch không thỏa đáng chính là nền móng của thất bại
Kế hoạch kém thường là nền tảng cho sự thất bại của dự án. Nó có thể dẫn đến sự bất đồng, bối rối trong các thành viên nhóm, lãng phí tài nguyên và trễ hạn. Cụ thể hơn, nếu không có kế hoạch tốt, dự án sẽ thiếu định hướng và sự rõ ràng, dẫn đến tình trạng kém hiệu quả và cuối cùng là thất bại. Điều này giống như việc bạn lên kế hoạch cho một chuyến hành trình mà không biết điểm đến hoặc con đường để đi đến đó.
Vậy giải pháp ở đây là gì?
Giải pháp vô cùng đơn giản: bạn hãy dành đủ thời gian để lên kế hoạch toàn diện trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào. Trong giai đoạn lập kế hoạch, cần nhấn mạnh các mục tiêu được xác định rõ ràng, danh sách các nhiệm vụ và phân bổ chúng, thời gian hoàn thành và kết quả dự kiến. Bạn có thể ứng dụng các phần mềm quản lý dự án như trello, Jira,... Bằng cách rõ ràng từ đầu, mọi người trong dự án đều biết vai trò và kỳ vọng của mình, do đó tránh tình trạng đùn đẩy và tạo ra một lộ trình thành công.
2. Vấn đề giao tiếp không hiệu quả
Giao tiếp là chất keo gắn kết các đội nhóm lại với nhau. Khi giao tiếp kém hoặc thiếu những buổi trao đổi, nhóm có thể nhanh chóng tan rã. Điều này nếu diễn ra thường xuyên có thể dẫn đến hiểu lầm, giảm tinh thần và năng suất công việc.
Thực tế, các kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp có thể được học hỏi và cải thiện từng ngày. Có nhiều nền tảng trực tuyến khác nhau, chẳng hạn như EdX, cung cấp các khóa học về các chủ đề này. Bạn có thể học theo tốc độ của riêng mình và áp dụng những kiến thức học được trong quá trình quản lý dự án. Tuy nhiên, đối với các nền tảng như EdX, bạn phải tìm hiểu kỹ trước;đọc các bài đánh giá về edX để xem liệu các khóa học của họ có phù hợp với phong cách học tập và nhu cầu của bạn hay không. Nếu cần thiết, bạn có thể đào tạo các thành viên nhóm của mình để phát triển các kỹ năng giao tiếp hiệu quả nhằm cải thiện sự cộng tác.
Bên cạnh đó, bạn nên ưu tiên các cuộc họp thường xuyên và minh bạch với các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và khách hàng. Nó sẽ giúp thúc đẩy một môi trường khuyến khích đặt câu hỏi và chia sẻ thông tin kịp thời. Đừng quên tạo không khí thoải mái nhất để mỗi cá nhân đều có thể chia sẻ và góp ý thoải mái.
3. Vai trò và trách nhiệm không được xác định rõ ràng
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm đường trong một mê cung mà không có lối đi rõ ràng. Khá khó khăn phải không? Đó chính là những gì xảy ra trong một dự án khi vai trò và trách nhiệm không được xác định rõ ràng. Nó giống như mọi người đang đi bộ trong một mê cung mờ mịt, cứ đi mà không biết bao giờ thấy điểm ra.
Đây là một trong những cạm bẫy phổ biến trong quản lý dự án. Khi các thành viên nhóm không biết nhiệm vụ cụ thể của họ, sự nhầm lẫn và bất đồng có thể bắt đầu. Nhân viên trùng lặp nhiệm vụ hoặc một số nhiệm vụ có thể bị bỏ lại dở dang. Điều này có thể dẫn đến chậm trễ và chất lượng công việc ngày càng sẽ tồi tệ hơn.
Với tình huống này, bạn có thể xử lý như sau:
Hãy đảm bảo vai trò của mọi người đều rõ ràng ngay từ đầu. Mỗi thành viên nhóm cần biết nhiệm vụ của họ và họ chịu trách nhiệm trước ai. Sự rõ ràng này có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và giúp dự án diễn ra suôn sẻ hơn. Bạn cũng cần phải thường xuyên kết nối với nhóm của mình để đảm bảo sự rõ ràng về vai trò và loại bỏ sự nhầm lẫn. Đồng thời có thế hỗ trợ kịp thời nếu có vấn đề diễn ra.
4. Không linh hoạt, không thể thích nghi với sự thay đổi
Thị trường và công nghệ luôn luôn thay đổi, vì vậy tính linh hoạt là yếu tố không thể thiếu trong quy trình làm việc. Tuy nhiên, đây là yếu tố mà một số nhà quản lý dự án dễ vấp ngã - sự thiếu linh hoạt. Họ bám chặt vào kế hoạch của mình và không thể thích nghi khi hoàn cảnh không thuận lợi.
Điều quan trọng cần hiểu là những thách thức mới có thể xuất hiện và mục tiêu có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Trong những trường hợp này, kế hoạch cứng nhắc sẽ không còn có ích. Thay vào đó, bạn cần cập nhật kế hoạch hành động, thay đổi chiến lược và chuyển hướng hành động. Các thành viên đều nên cần phải có một tư duy linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết. Điều này sẽ hình thành tư duy giải quyết vấn đề chủ động và giữ cho dự án đi đúng hướng.
5. Quản lý rủi ro không thỏa đáng
Không cần phải nói rằng mỗi dự án đều đi kèm với những vấn đề tiềm ẩn. Những điều "chưa biết" này có thể là những rủi ro ngầm có thể biến thành vấn đề lớn nếu không được quản lý chính xác. Chúng có thể gây ra sự chậm trễ, tăng chi phí hoặc thậm chí khiến dự án đình trệ. Đây là lúc quản lý rủi ro phát huy tác dụng. Bạn phải xác định các rủi ro tiềm ẩn sớm, hiểu tác động của chúng đối với dự án và đưa ra các hành động để giảm thiểu đối đa tác động của chúng.
Nói tóm lại, điều quan trọng là chủ động, không phải bị động. Thực tế, không thể tránh khỏi tất cả các rủi ro; tuy nhiên, bạn có thể giảm thiểu chúng ở mức độ nhất định và bạn phải làm điều đó sớm để tăng tỷ lệ thành công của dự án.
Hãy nhớ rằng, quản lý dự án là một hành trình, không phải là điểm đến. Sẽ luôn có những thử thách và thất bại trên hành trình. Nhưng bằng cách học hỏi từ những sai lầm của bạn và không ngừng cải thiện, bạn có thể trở thành một nhà quản lý dự án thành công và tạo ra tác động tích cực đến thế giới xung quanh. Tránh xa những cạm bẫy này có thể tạo ra sự khác biệt giữa một dự án thành công và một dự án thất bại. Tuy nhiên, ngay cả với những trở ngại này, bản chất của quản lý dự án là học hỏi và cải thiện liên tục. Vì vậy, hãy đón nhận những thách thức, học hỏi từ những sai lầm và biến những trở ngại thành cơ hội để phát triển và thành công. Cùng đón đọc các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.
Nguồn tham khảo:
Internet
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN
Khoá học Online:
Khoá học Offline:
Tại Tp.HCM:
Tại Hà Nội:
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất
Ban biên tập nội dung - BAC