4 Điều đầu tiên BA nên biết và các bước thực hiện khi bắt đầu dự án mới

Nếu bạn cần thông tin, đừng đợi bất kỳ ai cung cấp cho bạn.

Không lùi bước và không từ bỏ cho đến khi bạn có được thông tin. Tổ chức một cuộc họp để có được thông tin. Hãy kéo dài cuộc họp khởi động thêm một ngày để có được thông tin, nếu cần. Nhưng hãy luôn cố gắng cung cấp càng nhiều thông tin về và về dự án trước để giúp bạn đi đến kết thúc dự án thành công. Điều này đúng với người quản lý dự án (Project Manager) và nó cũng rất đúng với Business Analyst.

Vì vậy, chúng ta hãy xem xét bốn điều đầu tiên mà một BA nên hỏi hoặc yêu cầu hoặc biết khi họ chuẩn bị bắt đầu một dự án mới. Người quản lý dự án (Project Manager) hy vọng được biết thông tin này hoặc ít nhất là có ý tưởng tốt về nó.

1. Nhóm Chuyển giao dự án (Delivery Project Team)

BA là người liên lạc thường xuyên giữa người quản lý dự án và nhóm kỹ thuật. Biết những gì BA phải làm việc về mặt kỹ thuật là thông tin quan trọng khi BA chuẩn bị cho việc khởi động dự án và công việc thiết kế giai đoạn tiếp theo của dự án.

Thông thường các nguồn lực của dự án được yêu cầu bởi người quản lý dự án (PM) dựa trên bộ kỹ năng cần thiết và các vai trò sẽ cần được thực hiện để hoàn thành nỗ lực của dự án. BA sẽ là một người giỏi – tạo ra nguồn tuyệt vời đó để truy cập để làm cho các yêu cầu tài nguyên dự án đó trở nên tốt nhất và chính xác nhất có thể. BA biết khía cạnh kỹ thuật và nên cung cấp đầu vào chính để tạo nguồn lực cho nhóm dự án.

2. Nhóm Khách hàng (Customer Team)

Tương tự như vậy, việc biết nhóm khách hàng trông như thế nào cũng rất quan trọng đối với BA. Tại sao? Bởi vì BA sẽ liên tục tương tác với khách hàng về các vấn đề khác nhau bao gồm làm rõ các yêu cầu, làm việc theo đơn đặt hàng thay đổi, câu hỏi về các quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai có ảnh hưởng hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi giải pháp dự án, kiểm tra sự chấp nhận của người dùng và những gì người dùng cuối đang mong đợi.

Nếu BA sớm có ý tưởng về những gì họ đang làm việc theo công thức của nhóm khách hàng, điều đó sẽ giúp ích rất nhiều cho việc lập kế hoạch của họ và có thể sẽ ảnh hưởng đến một mức độ nào đó đối với những nguồn lực nào sẽ cần thiết cho Delivery Project Team.

3. Khách hàng có kinh nghiệm và nền tảng gì đối với giải pháp công nghệ tiềm năng.

Bạn đang sử dụng công nghệ tiên tiến cho dự án khách hàng mới này hay đó là thứ mà cả nhóm chuyển giao và khách hàng của dự án đều đã quen thuộc?

Đây là điều bạn có thể không biết hoàn toàn cho đến khi các yêu cầu cuối cùng được ghi lại đầy đủ và dự án đang được tiến hành. Nhưng thường thì công nghệ hoặc quy trình sẽ được sử dụng cho giải pháp đã được biết trước hoặc ít nhất là cả hai bên đều có ý tưởng rất tốt.

Thông tin này giúp ích cho BA trong dự án cho mục đích lập kế hoạch nguồn lực, cho mục đích lập tài liệu yêu cầu, để giúp khách hàng xác định nhóm dự án của riêng họ và giúp khách hàng xác định các quy trình kinh doanh tương lai (“to be” business processes) mà giải pháp dự án sẽ được thực hiện.

Cũng rất hữu ích khi biết điều này vì mọi hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo sau dự án đang được lên kế hoạch và – một lần nữa – đây là những điều mà BA sẽ tham gia vào nhiều. Khóa đào tạo là thứ mà họ thiết kế và dẫn dắt khách hàng của dự án.

4. Trạng thái của bất kỳ yêu cầu cấp cao (High Level Requirements) hoặc quy trình kinh doanh nào.

Cuối cùng, trạng thái của các yêu cầu dự án và các định nghĩa về quy trình kinh doanh là gì? Có những khách hàng đã hoàn thành công việc và biết họ muốn gì, biết họ cần gì và có một danh sách chi tiết các yêu cầu dài một dặm. Đó có thể là một điều rất tốt. Nó cũng có thể là một điều rất tồi tệ. Kiểu khách hàng này có thể “muốn” điều này, nhưng không biết rằng họ thực sự “cần” điều đó. Và có thể khó thuyết phục họ bằng cách khác. Hoặc, trong thế giới hoàn hảo, có thể họ có tất cả các yêu cầu đó và nhu cầu dự án được ghi lại một cách chính xác. Không có khả năng… nhưng có thể.

Thông thường, khách hàng của dự án có một số ý tưởng về nhu cầu nhưng nó có thể chỉ là một triệu chứng hoặc 80% nhu cầu thực sự. Nhóm dự án phải tìm ra dự án thực sự và việc điều tra đó thực sự là trách nhiệm của BA. Nó có thể được dẫn dắt bởi người quản lý dự án (PM) và nó có thể được thực hiện bởi toàn bộ nhóm nhưng vào cuối ngày, BA thực sự dẫn đầu nỗ lực này khi họ đang làm với các yêu cầu phức tạp và chi tiết để hoàn thành tài liệu cuối.

Đây là bốn yếu tố quan trọng của đầu vào ngay từ đầu sẽ giúp dự án bắt đầu đi đúng hướng và giúp BA tự tin hơn về kết quả cuối cùng của một dự án thành công.

5. Các bước thực hiện khi bắt đầu một dự án mới

Bước 1: Lấy định hướng

• Làm rõ vai trò của bạn để bạn chắc chắn tạo ra sản phẩm đáp ứng các nhu cầu của các bên liên quan.
• Xác định các bên liên quan chính tham gia vào việc xác định mục tiêu và phạm vi nghiệp vụ của dự án.
• Hiểu lịch sử dự án để bạn không vô tình lặp lại công việc đã hoàn thành hoặc bỏ qua các quyết định đã đưa ra trước đó.
• Hiểu các hệ thống hiện hành và các quy trình nghiệp vụ để bạn có một bức tranh hợp lý rõ ràng về trạng thái hiện tại cần thay đổi.

Bước 2: Khám phá các mục tiêu nghiệp vụ chính

• Điều tra những mong muốn từ các bên liên quan chính. 
• Thống nhất các kỳ vọng mâu thuẫn trong dự án để có thể bắt đầu dự án với sự hiểu biết chung về mục tiêu nghiệp vụ.
• Đảm bảo các mục tiêu nghiệp vụ là rõ ràng và khả thi để cung cấp cho đội dự án.

Bước 3: Xác định phạm vi

• Xác định giải pháp tiếp cận để xác định bản chất và mức độ của các thay đổi về công nghệ và quy trình nghiệp vụ sẽ được thực hiện
• Soạn thảo bản tuyên bố về phạm vi và xem lại nó với các bên liên quan công nghệ và nghiệp vụ chính đến khi họ chuẩn bị ký kết hoặc mua.
• Xác nhận trường hợp kinh doanh để đảm bảo rằng tổ chức của bạn đầu tư vào dự án có ý nghĩa.

Bước 4: Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ

• Lựa chọn các loại phân tích nghiệp vụ phù hợp nhất, dựa trên phạm vi dự án, các khía cạnh chính khác của bối cảnh dự án.
• Xác định danh sách cụ thể chúng ta sẽ deliver những gì sẽ bao quát được phạm vi của dự án và xác định các bên liên quan sẽ là một phần của việc tạo và xác nhận từng sản phẩm chuyển giao.
• Xác định các mốc thời gian để hoàn thành các phân tích nghiệp vụ.

Bước 5: Xác định yêu cầu chi tiết 

• Khơi gợi những thông tin cần thiết để hiểu khách hàng muốn gì từ một đặc tính hay sự thay đổi quy trình.
• Phân tích những thông tin mà bạn khám được để tạo ra một bản nháp đầu tiên của một hoặc nhiều tính năng sẽ deliver theo yêu cầu chi tiết của dự án. 
• Xem xét và xác nhận mỗi sản phẩm có thể phân phối với các bên liên quan về công nghệ và nghiệp vụ thích hợp. BA đặt câu hỏi để lấp đầy khoảng trống giữa kỹ thuật và nghiệp vụ.

Bước 6: Hỗ trợ triển khai kỹ thuật

• Xem xét các giải pháp thiết kế để đảm bảo đáp ứng được tất cả các yêu cầu và tìm kiếm các cơ hội để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ bổ sung mà không cần mở rộng phạm vi kỹ thuật của dự án.
• Cập nhật và/hoặc đóng gói tài liệu yêu cầu để làm cho nó hữu ích cho việc thiết kế và quá trình thực hiện.
• Tham gia với QA nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật. Trách nhiệm này có thể bao gồm xem xét test plan/test cases để đảm bảo chúng thể hiện sự hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu chức năng.
• Cố gắng để có thể trả lời các câu hỏi và giúp giải quyết bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình thiết kế kỹ thuật, triển khai kỹ thuật hoặc kiểm thử.
• Quản lý yêu cầu thay đổi để đảm bảo rằng mọi người đang làm việc từ các tài liệu được cập nhật và các bên liên quan thích hợp tham gia vào tất cả các quyết định về thay đổi.
• Bám sát UAT (User Acceptance Testing) để đảm bảo rằng việc triển khai phần mềm đáp ứng nhu cầu của người dùng cuối. Tất cả những nỗ lực này giúp nhóm thực hiện thực hiện được các dự định của dự án và đảm bảo đầu tư được thực hiện trở lại tích cực.

Bước 7: Giúp doanh nghiệp triển khai dự giải pháp

• Phân tích và phát triển các tài liệu nghiệp vụ tạm thời và trong tương lai trình bày chính xác những thay đổi đối với quy trình kinh doanh.
• Đào tạo người dùng cuối đảm bảo rằng họ hiểu tất cả quy trình và những thay đổi thủ tục hoặc cộng tác với nhân viên đào tạo để họ có thể tạo ra các tài liệu đào tạo thích hợp.
• Phối hợp với người dùng doanh nghiệp để cập nhật các tài sản tổ chức khác bị ảnh hưởng bởi quá trình kinh doanh và thay đổi công nghệ.

Bước 8: Đánh giá lại giá trị được tạo bởi giải pháp đề xuất

• Đánh giá tiến độ thực tế đạt được so với mục tiêu kinh doanh của dự án để thấy được mức độ đạt được các mục tiêu đề ra ban đầu.
• Truyền đạt kết quả cho nhà tài trợ dự án, và nếu thích hợp, cho nhóm dự án và tất cả thành viên của tổ chức.
• Đề xuất các dự án tiếp theo và các sáng kiến ​​để thực hiện đầy đủ các mục tiêu kinh doanh dự kiến ​​của dự án hoặc để giải quyết các vấn đề mới được phát hiện trong khi đánh giá tác động của dự án này.

Trên đây là tổng quát về khung quy trình 8 bước giúp BA áp dụng khi bắt đầu một dự án mới. Để hiểu và nắm được chi tiết hơn các bước thực hiện giúp công việc phân tích nghiệp vụ hiệu quả hơn, mời các bạn đón đọc:

Tham khảo: Giới thiệu về phân tích nghiệp vụ và khuôn khổ quy trình phân tích nghiệp vụ

Nguồn tham khảo:
https://www.batimes.com/
https://www.bridging-the-gap.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.