28 Kỹ năng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

Mỗi cá nhân chúng ta đều đang tìm kiếm các công thức quản lý thời gian để có thể giúp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, nâng cao năng suất làm việc, tránh lãng phí cũng như có được nhiều thời gian hơn, kiểm soát được công việc trong ngày, tăng tính hiệu quả trong công việc và giảm căng thẳng.

 

 

 

Dưới đây là 28 kỹ năng cần thiết để giúp bạn có tư duy đúng cũng như tận dụng thời gian một cách hiệu quả nhất

 

1. Luôn duy trì một master “To-do List”:

 

Lên danh sách tất cả các công việc mà bạn cần phải làm hoặc muốn hoàn thành vào một thời điểm. Đặt ra mục tiêu và đánh giá mức độ ưu tiên (từ 1-4) cho mỗi mục trong danh sách công việc này của mình.

 

2. Biết cách phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên.

 

Hiện nay, có rất nhiều kỹ thuật mà chúng ta có thể áp dụng để phân chia công việc dựa theo thứ tự ưu tiên. Trong phạm vi bài viết này, tác giả muốn sử dụng sơ đồ quản lý thời gian của Stephen Covey đã

được đề cập đến trong cuốn sách “The Seven Habits of Highly Effective People”.

 

Sơ đồ quản lý thời gian được biểu thị dưới dạng một bảng phân tích được chia thành bốn phần phân biệt với nhau bằng cách xem xét tính quan trọng và tính khẩn cấp của mỗi việc.

 

Những công việc mang tính quan trọng được định nghĩa là các công việc góp phần vào việc đạt đến mục tiêu của bạn. Còn những công việc mang tính khẩn cấp là những việc bắt buộc bạn phải để ý và hoàn thành ngay lập tức, tránh những hậu quả không mong muốn về sau.

 

Như đã đề cập ở trên, sơ đồ quản lý thời gian được chia thành bốn phần, gồm hai hàng và hai cột sẽ được sử dụng để đánh giá mức độ ưu tiên của một nhiệm vụ. Hai phần ở hàng đầu tiên liên quan đến các nhiệm vụ được coi là "quan trọng", còn được gọi là các nhiệm vụ mang tính giá trị cao. Hai phần còn lại ở hàng thứ hai liên quan đến các nhiệm vụ được coi là "không quan trọng", còn được xem là các nhiệm vụ mang giá trị thấp hoặc không có giá trị.

 

Ngoài ra, cột đầu tiên còn liên quan đến các nhiệm vụ được coi là "khẩn cấp". Còn lại cột thứ hai được dành riêng để liệt kê các nhiệm vụ “không khẩn cấp”

 

Nói một cách khác:

 

Phần tư thứ nhất đại diện cho các nhiệm vụ với thứ tự ưu tiên hàng đầu là khẩn cấp và quan trọng. Đây là các nhiệm vụ cần được chú ý ngay lập tức, chẳng hạn như các vấn đề khủng hoảng cần được xử lý gấp hoặc đến hạn, yêu cầu từ cấp trên hoặc khách hàng, các cuộc họp, cuộc hẹn khẩn cấp.

 

Phần tư thứ hai đại diện cho các nhiệm vụ ưu tiên tiếp theo, không khẩn cấp nhưng quan trọng. Đây là các nhiệm vụ quan trọng nhưng không yêu cầu sự đầu tư của bạn ngay lập tức, chẳng hạn như phát triển cá nhân và lập kế hoạch dài hạn. Đây là các nhiệm vụ mà bạn cần có kế hoạch để thực hiện, chẳng hạn như việc lập kế hoạch phát triển, thiết kế, kiểm tra, đào tạo và hun đúc các mối quan hệ.

 

Phần tư thứ ba đại diện cho các nhiệm vụ mang tính cấp bách nhưng không quan trọng. Covey khuyên rằng, chúng ta nên giảm thiểu hoặc loại bỏ những công việc này vì chúng không đóng góp vào việc xây dựng giá trị của bạn. Những công việc này có thể được giao cho người khác làm. Ví dụ như các yêu cầu vặt vãnh từ người khác, những tình huống khẩn cấp giả tạo, những gián đoạn và phân tán không lường trước, các cuộc họp không cần thiết.

 

Phần tư cuối cùng đại diện cho những nhiệm vụ không cấp bách cũng không quan trọng. Những công việc lãng phí thời gian này chỉ đem lại rất ít hoặc không có giá trị và nên bị loại bỏ như chơi game trên máy tính, lướt web, tán gẫu, mơ mộng, nghỉ ngơi quá lâu, đọc tài liệu không liên quan…

 

 

3. Tạo ra một Danh sách công việc hằng ngày vào đầu ngày hoặc vào buổi tối trước. 

 

Nếu có bất kỳ công việc có thứ tự ưu tiên cấp 1 nào, chúng nên được chú ý đề cập trong Danh sách công việc hằng ngày. Nếu bạn có thời gian dành cho các công việc ưu tiên cấp 2 thì các công việc ưu tiên cấp 2 được chọn cũng nên được bao gồm trong danh sách công việc hằng ngày. 

 

4. Xác định ba công việc ưu tiên hàng đầu mà bạn cần làm mỗi ngày. 

 

Những nhiệm vụ này có thể được chỉ định là nhiệm vụ ưu tiên số 1 hoặc số 2 từ master To-do list của bạn. Xác định rõ ba nhiệm vụ ưu tiên này có thể giúp bạn tăng sự tập trung để hoàn thành chúng. 

 

5. Dành phần lớn thời gian của mình - bắt đầu sớm trong ngày - để làm các nhiệm vụ ưu tiên 1 và 2

 

Đây là những nhiệm vụ có giá trị cao nhất và quan trọng nhất trong việc tạo nên giá trị của bạn đối với tổ chức cũng như hành trình sự nghiệp của bạn.

 

6. Dừng lại việc để các nhiệm vụ ưu tiên thấp (ưu tiên 3 và 4) chiếm một lượng lớn thời gian của bạn.

 

Giảm thiểu hoặc bàn giao lại nhiệm vụ ưu tiên 3 đồng thời loại bỏ nhiệm vụ ưu tiên 4. Tuy nhiên, cũng cần xem xét và cân nhắc vì những nhiệm vụ này có thể mang đến cho bạn những niềm vui lúc thư giãn. 

 

7. Dành các khoảng thời gian nhất định trên lịch hàng ngày của bạn để hoàn thành các công việc không liên quan đến những cuộc họp.

 

Chẳng hạn như thời gian bạn cần chuẩn bị cho các cuộc họp mà bạn sẽ tham dự hôm nay, gọi và trả lời điện thoại, xử lý email của bạn và thời gian cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ khác mà bạn đã liệt kê trong ngày. Thời gian dành riêng cũng có thể bao gồm một số dự phòng cho những công việc không có kế hoạch nhưng quan trọng hoặc khẩn cấp mà có thể phát sinh một cách bất ngờ.

 

8. Luôn sẵn sàng cho những sự gián đoạn đột ngột và phải biết cách kiểm soát chúng một cách chuyên nghiệp.

 

Hãy luôn sẵn sàng cho những sự gián đoạn đột ngột và phải biết cách kiểm soát chúng một cách chuyên nghiệp.

 

9. Tìm một nơi để gia tăng sự tập trung.

 

Nếu bạn không thể tập trung hoặc không muốn bị gián đoạn khi đang cố gắng tập trung vào công việc, hãy tìm một nơi có thể giúp bạn gia tăng sự tập trung trong khoảng thời gian ít nhất 30-60 phút. Đây là thời điểm mà năng suất làm việc của bạn được đảm bảo cao nhất.

 

10. Trước khi bắt đầu một nhiệm vụ mới, hãy tự hỏi bản thân xem liệu mình có đang thực sự sử dụng thời gian một cách tốt nhất chưa?

 

Chúng ta có một lượng thời gian giới hạn nhưng lại có rất nhiều nhiệm vụ cần phải hoàn thành, vì vậy hãy sử dụng thời gian một cách tốt nhất.

 

11. Quản lý các cuộc trò chuyện qua điện thoại.

 

Hãy lên lịch trả lời điện thoại trong những khung giờ nhất định. Khi đang nói chuyện, hãy tập trung vào chủ đề chính và tránh chuyển sang những chủ đề khác. Cân nhắc giữ điện thoại ở chế độ im lặng trong những thời điểm bạn cần gia tăng sự tập trung. 

 

12. Giảm đa nhiệm – việc làm nhiều công việc cùng một lúc thường gây mất năng suất của bạn.

 

Cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác hoặc cố gắng hoàn thành nhiệm vụ hiện tại trong một khoảng thời gian đặt ra cụ thể trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác. 

 

13. Tự quản lý thời gian của mình, bao gồm cả thời gian và thời lượng.

 

Hạn chế việc để người khác kiểm soát phần lớn thời gian của bạn. 

 

14. Tránh hoặc hạn chế sử dụng các công cụ mạng xã hội

 

Tránh hoặc hạn chế sử dụng các công cụ mạng xã hội như Facebook hoặc Twitter trừ khi bạn sử dụng chúng cho mục đích công việc chính của bạn.

 

15. Dành vài phút nhìn nhận lại cách bạn đã sử dụng thời gian mỗi ngày và xác định những điều gây mất thời gian của bạn.

 

Việc làm này  nên được hoàn thành vào cuối ngày hoặc vào đầu ngày tiếp theo. Sau đó, nên suy nghĩ về cách xử lý tốt hơn những thời điểm này và áp dụng những bài học đó khi lên kế hoạch và quản lý ngày tiếp theo. 

 

16. Học cách chấp nhận việc “đủ tốt”.

 

Khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ, đến một thời điểm mà nhiệm vụ đã đủ hoàn thành để đáp ứng nhu cầu của nó, nếu chúng ta tiếp tục thực hiện nhiệm vụ đến mức hoàn hảo thì điều này sẽ hoàn toàn không tạo ra lợi ích xứng đáng cho khoản đầu tư về công sức và cả thời gian của bạn. 

 

17. Giảm số lượng các cuộc họp bạn tham dự.

 

Cân nhắc chỉ tham dự các cuộc họp sẽ cung cấp cho bạn thông tin bạn cần hoặc bạn có thông tin mà người khác cần. Trong trường hợp thứ hai, hãy xem xét cung cấp thông tin đó cho người điều hành cuộc họp hoặc đồng nghiệp đang tham dự và bạn không cần phải tham dự.

 

18. Tạo ra, triển khai và áp dụng các quy tắc cho các cuộc họp của bạn để chúng diễn ra hiệu quả.

 

19. Hạn chế kiểm tra email (3-5 lần một ngày).

 

Ví dụ: bạn có thể quyết định kiểm tra email vào đầu ngày, ngay sau bữa trưa và vào cuối một ngày làm viêc. Nếu thời gian cho phép, bạn có thể tùy chọn kiểm tra email vào giữa buổi sáng và giữa buổi chiều. Email là một trong những yếu tố cản trở quản lý thời gian lớn nhất.

 

20. Tắt thông báo khi có email mới.

 

Nếu không bị thu hút vào các thông báo email mới, bạn sẽ tập trung hơn vào những công việc quan trọng khác đang làm.

 

21. Giữ email ngắn gọn nhất có thể khi gửi hoặc trả lời email.

 

22. Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.

 

Những nhiệm vụ nhỏ hơn sẽ dễ dàng hơn để lên kế hoạch và bạn sẽ có cảm giác hoàn thành khi từng nhiệm vụ nhỏ được hoàn tất.

 

23. Học cách từ chối.

 

Hãy học cách nói từ chối nhưng hãy làm điều này một cách có trách nhiệm và để mọi người biết rằng bạn luôn làm việc một cách công bằng.

 

24. Không trì hoãn làm các nhiệm vụ quan trọng.

 

Trì hoãn có thể làm bạn hội bỏ lỡ những cơ hội quan trong sự nghiệp và cuộc sống của bạn.

 

25. Dành thời gian cho riêng mình mỗi ngày.

 

Sử dụng thời gian yên tĩnh này để thư giãn, chú ý đến bản thân và lấy lại năng lượng. Ngay cả những khoảng thời gian ngắn chỉ khoảng 5 phút cũng có thể giúp bạn suy nghĩ thấu đáo hơn và làm mới lại tinh thần.

 

26. Hãy tìm hiểu để nhận biết cách mà bạn đã sử dụng thời gian của mình

 

Hãy tìm hiểu để nhận biết cách mà bạn đã sử dụng thời gian của mình để từ đó có thể đưa ra những quyết định quản lý thời gian tốt hơn. Hãy thiết lập một ghi chú hàng tuần về cách mà bạn sử dụng thời gian. Theo dõi các hoạt động của bạn theo các khoảng thời gian 30 phút và rút ra những kinh nghiệm cần thiết cho bản thân vào mỗi cuối tuần.

 

27. Power nap.

 

Hãy tìm thời gian 10-15 phút để ngủ trưa trong khoảng giữa buổi trưa đến chiều, việc này sẽ giúp tái tạo năng lượng và làm cho những hoạt động trong buổi chiều của bạn trở nên năng suất và hiệu quả hơn. 

 

28. Tìm một người hướng dẫn về quản lý thời gian.

 

Hãy tìm một người mà bạn tin tưởng rằng họ giỏi trong việc quản lý thời gian và sẵn lòng chia sẻ cho bạn những kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực này.

 

Nguồn tham khảo:

https://www.batimes.com/

 

 

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp