15 công cụ Excel giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc với dữ liệu trong năm 2025

Microsoft Excel là công cụ mạnh mẽ với nhiều tính năng hữu ích cho việc phân tích và trực quan dữ liệu. Trong bài viết lần này, BAC muốn gửi đến bạn đọc Top 15 công cụ Excel hữu ích mà bạn sẽ cần trong năm 2025.

1. Flash Fill

Flash Fill là công cụ Excel dùng để tự động nhập dữ liệu lặp lại. Tính năng này giúp bạn áp dụng mẫu cho dữ liệu của mình một cách tự động như tách hoặc kết hợp tên, ngày hoặc số. Ví dụ, nếu bạn cần tách tên đầy đủ thành tên và họ, Flash Fill của Excel có thể phát hiện mẫu trong dữ liệu liền kề và điền phần còn lại.

Tính năng nhập dữ liệu lặp lại tự động tối ưu thời gian làm việc

Để sử dụng Flash Fill, bạn chỉ cần nhập giá trị cần thiết vào một cột. Sau đó, Excel sẽ tự động đề xuất phần còn lại của dữ liệu dựa trên mẫu bạn đã bắt đầu. Nếu các đề xuất là chính xác, hãy nhấn Enter để xác nhận. Nếu không, bạn có thể sửa giá trị và Excel sẽ điều chỉnh phần còn lại.

2. Bộ lọc và tính toán với bảng

Tính năng "Format-As-Table" rất quan trọng khi làm việc với lượng dữ liệu lớn. Bạn có thể chuyển đổi dữ liệu của mình thành định dạng bảng, sắp xếp và lọc thông tin dễ dàng hơn dựa trên các tiêu chí cụ thể. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng các phép tính vào bảng của mình bằng tùy chọn "Total Row". Excel sẽ tự động tính tổng, trung bình và các hàm khác mà không cần nhập công thức thủ công.

Định dạng bảng mang lại khả năng quản lý và và làm việc hiệu quả hơn

Bạn chỉ cần chọn dữ liệu và chọn "Format as Table" trong tab "Home". Sau đó, từ tab "Design" xuất hiện, bạn có thể đặt định dạng cho các hàng và cột, thêm "Total Row" và chọn hàm muốn áp dụng cho dữ liệu.

3. Drop-down Lists

Drop-down lists hay danh sách thả xuống là công cụ giúp tăng cường hiệu quả nhập dữ liệu. Người dùng chỉ cần chọn từ một loạt các lựa chọn thay thế được chỉ định. Ví dụ, khi nhập tên, sản phẩm hoặc phòng ban, bạn có thể tạo danh sách để không phải nhập đi nhập lại cùng một từ.

Danh sách thả xuống cung cấp các tùy chọn cho trước

Để tạo Drop-down lists, bạn chọn ô muốn danh sách xuất hiện, nhấp vào "Data", sau đó chọn "Data Validation". Từ hộp thoại "Data Validation", chọn "List" bên dưới trường "Allow", xác định phạm vi danh sách hoặc nhập các mục theo cách thủ công. Khi danh sách đã sẵn sàng, hãy nhấn "Alt" và mũi tên xuống để hiển thị các tùy chọn khả dụng.

4. Conditional Formatting

Conditional Formatting hay định dạng có điều kiện là một công cụ linh hoạt làm nổi bật dữ liệu cụ thể trong bảng tính theo các tiêu chí được xác định trước. Ví dụ, nếu bạn đang thu thập dữ liệu bán hàng, bạn có thể muốn nhấn mạnh các giá trị giảm hoặc tăng trên một mức cụ thể.

Sử dụng định dạng có điều kiện tạo nên sự nổi bật cho dữ liệu mong muốn

Để sử dụng định dạng có điều kiện, bạn hãy chọn phạm vi dữ liệu muốn áp dụng. Đi tới tab "Home" và nhấp vào "Conditional Formatting". Bạn có thể chọn một hoặc nhiều quy tắc như "Lớn hơn", "Nhỏ hơn" hoặc "Bằng". Ngoài ra,  các thang màu hoặc biểu tượng được cài đặt sẵn hay tạo công thức tùy chỉnh sẽ giúp làm nổi bật các ô mong muốn.

5. Tách dữ liệu biến đổi

Excel cho phép bạn đặt dữ liệu biến đổi, thay đổi theo thời gian như dữ liệu tài chính, tỷ lệ thuế vào một bảng tính hoặc ô riêng biệt. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng thực hiện thay đổi mà không ảnh hưởng đến các phép tính khác.

Tách dữ liệu biến đổi giúp bạn dễ dàng quản lý và cập nhật

Ví dụ, nếu bạn đang làm việc với tỷ lệ thuế biến động, hãy lưu tỷ lệ thuế vào một ô. Sau đó, bạn có thể tham chiếu ô đó trong các phép tính. Bằng cách này, khi tỷ lệ thuế có sự thay đổi, bạn chỉ cần cập nhật ở một nơi và tất cả các phép tính liên quan sẽ tự động điều chỉnh.

6. Thêm nhiều hàng

Trong Excel, bạn có nhiều phương pháp khác nhau để chèn nhiều hàng vào giữa các hàng hiện có. Thao tác nhanh là chọn số hàng bạn muốn chèn, sau đó nhấn "Ctrl + Shift + +" để chèn hàng. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải và chọn "Insert" sau khi chọn các hàng.

Excel cho phép chèn nhiều hàng vào bảng bằng nhiều cách

7. Index, Match và Array Formulas

Các hàm Index và Match sẽ giúp xử lý các tập dữ liệu lớn. Đặc biệt, khi bạn cần tra cứu dữ liệu cụ thể trên nhiều trang tính hoặc cột, Index và Match cung cấp cho bạn nhiều sự linh hoạt hơn so với hàm VLOOKUP truyền thống.

Cụ thể, hàm "Index" sẽ trả về giá trị từ một bảng, với số hàng và số cột cụ thể. Hàm "Match" tìm vị trí tương đối của một giá trị trong danh sách. Sự kết hợp của hai hàm giúp bạn truy xuất dữ liệu từ các bảng lớn một cách hiệu quả.

Kết hợp Index và Match mang lại sự linh hoạt khi xử lý dữ liệu lớn

Bên cạnh đó, các công thức mảng cũng rất hữu ích khi xử lý nhiều giá trị cùng lúc. Bạn có thể thực hiện các phép tính trên nhiều ô cùng một lúc, thay vì phải viết các công thức riêng cho từng ô.

8. Quick Analysis Tool

Chức năng Quick Analysis Tool hay phân tích nhanh của Excel giúp trực quan hóa dữ liệu theo nhiều định dạng. Công cụ này cung cấp một phương pháp đơn giản để thực hiện các phép tính và trực quan hóa nhanh trong phạm vi dữ liệu được chọn. Nó cho phép kiểm tra dữ liệu, cho dù bạn cần tính toán trung bình, tổng hay biểu đồ hình tròn.

Excel hỗ trợ phân tích và trực quan dữ liệu nhanh chóng

Bạn có thể sử dụng Quick Analysis Tool bằng cách chọn dữ liệu, nhấp vào nút Quick Analysis Tool và chọn từ định dạng, biểu đồ, tổng và biểu đồ tia, cùng nhiều tính năng khác.

9. Xác thực dữ liệu

Excel giúp giảm khả năng xảy ra lỗi và đảm bảo tính nhất quán bằng cách thiết lập các hướng dẫn về những gì có thể nhập vào ô. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các hạn chế chỉ cho phép ngày trong một tháng nhất định, số trong một phạm vi cụ thể hoặc thậm chí là chuỗi văn bản cụ thể.

Tính năng xác thực đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu

Trong tab "Data", hãy chọn "Data Validation" để bắt đầu cấu hình xác thực dữ liệu. Sau khi chọn các ô, bạn có thể đặt các tham số đầu vào như giới hạn mục nhập vào các ngày hoặc số nguyên cụ thể. Ngoài ra, bạn có thể thêm thông báo lỗi để hỗ trợ người dùng nhập dữ liệu không chính xác.

10. Biểu đồ nâng cao

Các tính năng biểu đồ của Excel giúp bạn tạo các biểu đồ chuyên nghiệp. Excel cung cấp nhiều lựa chọn biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu, gồm biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh và biểu đồ đường.

Excel cung cấp nhiều định dạng biểu đồ nâng cao

Các tính năng biểu đồ nâng cao cũng cho phép bạn tạo bảng thông tin tương tác tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi. Đây là tính năng giúp bạn trình bày các báo cáo động phản ánh thông tin theo thời gian thực.

11. Pivot Tables

Pivot Tables là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong Excel để tóm tắt và phân tích lượng dữ liệu lớn. Bạn có thể nhóm, lọc và thao tác dữ liệu để dễ dàng phát hiện xu hướng và mẫu hình. Khi bạn cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và trình bày theo định dạng rõ ràng, súc tích, đây sẽ là tính năng không thể thiếu.

Pivot Tables mang lại khả năng tóm tắt và phân tích dữ liệu lớn

Để tạo bảng Pivot Tables, bạn hãy vào tab "Insert", chọn "PivotTable" và chọn nguồn dữ liệu. Sau khi tạo bảng Pivot, bạn hãy kéo và thả các trường để sắp xếp dữ liệu theo nhiều cách khác nhau và áp dụng bộ lọc để tập trung vào thông tin cụ thể.

12. Tự động hóa tác vụ bằng macro

Macro trong Excel tự động hóa một loạt các hành động. Nhờ đó, bạn không phải thực hiện các bước giống nhau theo cách thủ công. Bạn có thể ghi lại các hành động của mình, lưu chúng dưới dạng macro, sau đó chạy macro để thực hiện tác vụ ngay lập tức.

Macro là tính năng tự động hóa khá hữu ích

Để tạo macro, bạn cần bật tab Developer, sau đó nhấp vào "Record Macro" để bắt đầu ghi. Sau khi thực hiện tác vụ bạn muốn tự động hóa, hãy nhấp vào "Stop Recording". Bây giờ, bạn có thể gán macro cho một nút hoặc phím tắt để dễ dàng truy cập.

13. Các hàm Excel

Excel có nhiều hàm hữu ích giúp bạn quản lý và phân tích dữ liệu. VLOOKUP và HLOOKUP được sử dụng để tìm các giá trị cụ thể trong dữ liệu theo chiều dọc hoặc chiều ngang. SUMIF và COUNTIF giúp bạn thêm hoặc đếm các giá trị dựa trên các điều kiện nhất định. INDEX và MATCH để tra cứu dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.

Hàm được xem là công cụ làm nên sức mạnh của Excel

IFERROR là một hàm ngăn ngừa lỗi phá vỡ công thức của bạn. Bạn có thể hợp nhất văn bản từ nhiều ô thành một bằng cách sử dụng TEXTJOIN. Bạn có thể làm việc nhanh hơn và quản lý dữ liệu phức tạp dễ dàng hơn nếu bạn hiểu các hàm này.

14. Phím tắt

Phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong Excel. CTRL+C và CTRL+V cho phép bạn sao chép và dán, trong khi CTRL+Z và CTRL+Y hoàn tác và làm lại các hành động. CTRL+F giúp tìm kiếm các giá trị hoặc từ cụ thể. Nếu bạn cần chọn toàn bộ hàng hoặc cột, hãy sử dụng CTRL+SHIFT+PHÍM MŨI TÊN. Phím F4 cho phép bạn lặp lại hành động cuối cùng hoặc áp dụng tham chiếu tuyệt đối trong các công thức.

Việc ghi nhớ các phím tắt giúp bạn tiết kiệm thời gian và thao tác

15. Tích hợp Excel với các ứng dụng khác

Bạn có thể nhập dữ liệu từ nhiều nơi vào Excel như cơ sở dữ liệu, trang web hoặc tệp CSV và xuất công việc của mình sang PDF hoặc XML. Excel cũng có thể kết nối với các dịch vụ đám mây như OneDrive hoặc Google Sheets. Nhờ đó, bạn dễ dàng cộng tác và truy cập công việc của mình từ bất kỳ đâu.

Excel còn có thể kết hợp với nhiều công cụ khác

Các công cụ như Power Query, Power Pivot và Power BI giúp bạn sắp xếp và phân tích dữ liệu tốt hơn. Bạn cũng có thể tự động hóa các tác vụ bằng VBA hoặc các công cụ khác, để tiết kiệm thời gian. Các tích hợp này giúp bạn làm việc thông minh hơn và tận dụng tối đa dữ liệu của mình.

Mong rằng những gợi ý trên đây sẽ giúp bạn làm việc với dữ liệu hiệu quả hơn.  Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.simplilearn.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp