12 câu hỏi giúp bạn đánh giá các công cụ Business Intelligence (Phần 1)

Việc lựa chọn một công cụ thông minh kinh doanh (Business Intelligence – BI) phù hợp cho công ty của bạn là một quá trình tốn nhiều thời gian với nhiều tùy chọn có các tính năng tương tự. Một chiến lược thông minh để đánh giá các công cụ như các phần mềm BI là phải hiểu rõ lý do vì sao công ty cần nó và có một bộ tiêu chí để đánh giá các lựa chọn của. Dưới đây là 12 câu hỏi sẽ giúp bạn chọn được công cụ BI phù hợp.

Công cụ Business Intelligence mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

1. Công cụ này có hoạt động với dữ liệu của tôi không?

Vì chức năng chính của BI là phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định nên đây sẽ là một câu hỏi quan trọng. Khi đánh giá các công cụ BI dành cho doanh nghiệp, bạn cần phải biết chi tiết về dữ liệu của mình. Nó có cấu trúc hay không có cấu trúc hoặc cả hai? Phần mềm BI sẽ triển khai phân tích của bạn tại chỗ, trên đám mây hay kết hợp cả hai? Nó cung cấp những kết nối tích hợp sẵn nào?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn đánh giá xem công cụ BI có thể kết nối với tất cả các hệ thống hiện có và chuẩn hóa dữ liệu từ các nguồn khác nhau hay không, giúp bạn không phải mua thêm các sản phẩm quản lý dữ liệu trong tương lai. Điều này cũng đảm bảo việc truy cập và phân tích dữ liệu nhanh chóng, chính xác.

2. Tôi có thể sử dụng nó với phần mềm và công cụ kinh doanh hiện tại không?

Tương tự tích hợp dữ liệu, các công cụ BI hoạt động liên tục với phần mềm mà người dùng đã quen thuộc như Microsoft Excel. Bạn hãy lập danh sách các công cụ thường được dùng mà phần mềm BI của bạn cần kết nối. Đừng quên thêm các ứng dụng, plugin, tiện ích mở rộng và trình kết nối của bên thứ ba mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng.

3. Nó có cung cấp các tính năng bảo mật và tuân thủ cần thiết không?

Đây là những yếu tố quan trọng cần xem xét khi đánh giá các công cụ BI. Đặc biệt, nếu bạn làm việc trong một ngành được quản lý như dịch vụ tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe. Các tính năng mà phần mềm BI cần có:

• Cho phép đội ngũ Công nghệ thông tin (IT) tạo ra một môi trường được quản lý và bảo mật.
• Cung cấp các công cụ quản lý về chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu.
• Cho phép làm sạch dữ liệu trước khi thông tin được cung cấp cho các công cụ phân tích BI.
• Cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu vẫn tồn tại ngay cả khi được xuất sang các loại tệp khác.
• Hỗ trợ các chính sách và thủ tục của tổ công ty để truy cập và mã hóa.
• Cung cấp dữ liệu vị trí địa lý để nâng cao thông tin chi tiết và tuân thủ.
• Tự động hóa các quy trình tuân thủ quan trọng.
• Bảo mật và lưu trữ dữ liệu.

4. Công cụ này hỗ trợ các loại người dùng khác nhau như thế nào?

Bởi vì BI rất linh hoạt và có thể được sử dụng trong toàn công ty, nhiều nơi thích sự kết hợp giữa các công cụ BI doanh nghiệp và tự phục vụ hoạt động cho cả người dùng kỹ thuật và phi kỹ thuật.

Bạn nên thảo luận với các bên liên quan từ cả hai đầu của phạm vi để tìm hiểu chính xác cách họ sẽ sử dụng BI và nếu bạn cần tập trung vào các tính năng tự phục vụ, kinh doanh hoặc sự kết hợp của cả hai. Bạn nên tìm kiếm một công cụ duy nhất có quy mô để phục vụ nhu cầu của tất cả người dùng, từ hoạt động kinh doanh đến IT và cả hai loại giải pháp BI.

• Self-service BI (BI tự phục vụ)

Thích hợp cho nhân viên trong bất kỳ khu vực hoạt động.

Không yêu cầu kỹ năng kỹ thuật để xây dựng các phân tích.

Có tính năng tự động hóa và thông tin chi tiết do AI hỗ trợ.

Giao diện có các tính năng thân thiện với người dùng, kéo và thả, lọc, chi tiết và các trường được tính toán.

• Enterprise BI (BI doanh nghiệp)

Hầu hết các nhóm phân tích thường sử dụng để tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu.

Có tính năng kiểm soát triển khai và quản trị nâng cao.

Bao gồm hỗ trợ dữ liệu lớn và báo cáo tại chỗ.

5. Có những tính năng trực quan hóa nào?

Trực quan dữ liệu là một yếu tố quan trọng của BI và bạn nên dành thời gian tìm hiểu thêm trong quá trình demo hoặc dùng thử công cụ. Trước tiên, bạn hãy khám phá dashboard dữ liệu mà công cụ cung cấp và xem cách chúng có thể giúp công ty của bạn khám phá thông tin chi tiết mới.

Vì những dashboard này sẽ được nhiều người dùng sử dụng hàng ngày, chúng sẽ cho phép người dùng khám phá dữ liệu một cách trực quan theo những cách giúp xác định và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

Tiếp theo, hãy xem cách các phát hiện được trình bày thông qua trực quan dữ liệu (data visualization) và kể chuyện dữ liệu (data storytelling). Các tính năng này thường dùng các biểu đồ, đồ thị và bản đồ để hiển thị những thông tin chi tiết khó thấy trên bảng tính. Các công cụ trực quan hóa dữ liệu tốt nhất có giao diện trực quan cho phép người dùng khám phá và trình bày dữ liệu theo nhiều cách, dù họ không có kỹ năng kỹ thuật.

6. Tôi có thể chia sẻ thông tin chi tiết về công ty của mình không?

Chia sẻ thông tin chi tiết để thúc đẩy hành động là một trong những lợi ích chính của BI. Là một phần trong quá trình đánh giá, bạn hãy tìm hiểu cách người dùng có thể cộng tác để cập nhật, tùy chỉnh và chia sẻ báo cáo.

Ví dụ: một số công cụ BI cho phép người dùng tạo chú thích ngay trong phần mềm, nhanh chóng nhúng báo cáo vào các công cụ nhắn tin và cộng tác, đồng thời đặt quyền phân phối các phát hiện bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn.

Cuối cùng, đừng quên khám phá cách công cụ xử lý các thông tin liên lạc tự động, như email và cảnh báo, thông báo cho người dùng về các báo cáo được lập lịch thường xuyên hoặc những thay đổi bất ngờ trong dữ liệu.

Trên đây là 6 câu hỏi đầu tiên để bạn cân nhắc khi lựa chọn công cụ Business Intelligence, các câu hỏi còn lại sẽ được gửi đến trong phần hai, đừng quên đón đọc.

Tham khảo: 12 câu hỏi giúp bạn đánh giá các công cụ Business Intelligence (Phần 2)

Nguồn tham khảo:
https://powerbi.microsoft.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.