11 kỹ thuật phân tích yêu cầu dành cho Business Analyst

Phân tích yêu cầu là công việc vô cùng quan trọng đối với một Business Analyst để giúp bạn xác định được nhu cầu của các bên liên quan. Các kỹ thuật phân tích chủ yếu được sử dụng để lập bản đồ quy trình làm việc của doanh nghiệp để bạn hiểu, phân tích và thực hiện các thay đổi cần thiết đối với các quy trình đó. Dưới đây là những kỹ thuật bạn có thể tham khảo.

1. Business process modeling notation (BPMN)

BPMN (Business Process Modeling & Notation) là một bảng trình bày đồ họa về quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng các đối tượng đơn giản, giúp tổ chức giao tiếp theo cách tiêu chuẩn. Các đối tượng chính được sử dụng trong BPMN:

• Flow objects
• Connecting objects
• Swim lanes
• Artifacts

Một mô hình thiết kế BPMN tốt có thể cung cấp chi tiết các hoạt động được thực hiện trong quá trình như:

• Ai đăng thực hiện hành động này?
• Những yếu tố dữ liệu nào cần thiết cho các hoạt động này?

Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng BPMN là dễ dàng chia sẻ và được hỗ trợ bởi hầu hết các công cụ mô hình hóa.

2. UML (Unified Modeling Language)

UML là một tiêu chuẩn mô hình hóa chung được dùng để mô tả, phát triển, trực quan và tài liệu hóa hệ thống phần mềm. Để nắm bắt quy trình kinh doanh và tạo tác UML cung cấp các đối tượng như:

• State
• Object
• Activity
• Class diagram

Có tổng cộng 14 sơ đồ UML để giúp bạn lập mô hình như sử dụng case diagram, iteraction dagram, class diagram, component diagram, sequence diagram,…. Các mô hình UML thì rất quan trọng trong mảng Công nghệ thông tin vì nó là phương tiện giao tiếp giữa các bên liên quan. Một mô hình kinh doanh dựa trên UML có thể là đầu vào trực tiếp cho công cụ yêu cầu.

Một mô hình UML có thể có hai kiểu là Behavioral (hành vi) và Structural (cấu trúc). Một mô hình hành vi cố gắng cung cấp thông tin về những gì hệ thống làm trong khi mô hình cấu trúc sẽ cung cấp những gì mà hệ thống bao gồm.

3. Flow chart technique

Flow chart là một trực quan biểu diễn luồng tuần tự và logic điều khiển của một tập hợp các hoạt động hoặc hành động có liên quan. Có các định dạng khác nhau cho flowcharts bao gồm Linear, Top-down và cross-functional (swim lanes). Một flow chart có thể được dùng cho các hoạt động khác nhau như đại diện cho các luồng dữ liệu, tương tác hệ thống,…. Ưu điểm của việc sử dụng Flowchart là nó có thể dễ đọc và viết ngay cả đối với các thành viên không thuộc nhóm kỹ thuật và có thể hiển thị quá trình song song theo chức năng, các thuộc tính quan trọng của một quy trình….

4. Data flow diagram

Sơ đồ luồng dữ liệu trình bày cách mà dữ liệu được xử lý bởi một hệ thống về đầu vào và đầu ra. Các thành phần của data flow diagram bao gồm:

• Process
• Flow
• Store
• Terminator

Một sơ đồ luồng dữ liệu logic cho thấy hoạt động của hệ thống trong khi một sơ đồ luồng dữ liệu vật lý cho thấy cơ sở hạ tầng của hệ thống. Sơ đồ luồng dữ liệu có thể được thiết kế sớm trong quá trình kích thích yêu cầu của giai đoạn phân tích trong SDLC (System Development Life Cycle)  để xác định phạm vi dự án. Để dễ phân tích, một sơ đồ luồng dữ liệu có thể đi sâu (dilled down) vào các quy trình phụ được gọi là “levelled DFD”.

5. Role Activity Diagram – (RAD)

Sơ đồ vai trò hoạt động thì tương tự như flowchart type notation. Trong Role Activity Diagram, các cá thể vai trò là những người tham gia quá trình, có trạng thái bắt đầu và kết thúc. RAD đòi hỏi kiến thức sâu sắc về quy trình hoặc tổ chức để xác định các vai trò. Các thành phân của RAD bao gồm:

• Activities
• External events
• States

Vai trò nhóm các hoạt động lại với nhau thành các đơn vị trách nhiệm, theo nhóm trách nhiệm mà họ đang thực hiện. Một hoạt động có thể được thực hiện tách biệt với một vai trò hoặc nó có thể yêu cầu sự phối hợp với các hoạt động trong các vai trò khác.

Các sự kiện bên ngoài là những điểm mà tại đó các thay đổi trạng thái xảy ra.

Các tiểu bang hữu ích để lập bản đồ các hoạt động của một vai trò khi nó tiến triển từ bang này sang bang khác. Khi đạt đến một trạng thái cụ thể, nó chỉ ra rằng một mục tiêu nhất định đã đạt được.

RAD rất hữu ích trong việc hỗ trợ giao tiếp vì nó dễ đọc và trình bày một cái nhìn chi tiết về quy trình và cho phép các hoạt động song song.

6. Gantt Charts

Một Gantt chart là một biểu đồ đồ họa của một lịch trình giúp điều phối, lập kế hoạch, theo dõi các nhiệm vụ cụ thể trong một dự án. Nó đại diện cho tổng khoảng thời gian của đối tượng, được chia nhỏ thành từng phần. Biểu đồ Grantt đại diện cho danh sách tất cả các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trên trục tung trong khi trên trục hoành, nó được liệt kê thời lượng hoạt động ước tính hoặc tên của người được phân bổ cho hoạt động. Một biểu đồ có thể thể hiện nhiều hoạt động.

7. IDEF (Integrated Definition for Function Modeling)

IDEF hoặc Integrated Definition for Function Modeling là một các tên chung dùng để chỉ các lớp ngôn ngữ mô hình hóa doanh nghiệp. Nó được dùng cho các hoạt động mô hình hóa cần thiết để hỗ trợ phân tích, thiết kế hoặc tích hợp hệ thống. Có khoảng 16 phương pháp cho IDEF, các phiên bản hữu ích nhất của IDEF là IDEF3 và IDEF0.

 8. Colored Petri Nets (CPN)

CPN hay colored petri nets là ngôn ngữ định hướng đồ họa để đặc tả, xác minh, thiết kế và mô phỏng hệ thống. CPN là sự kết hợp giữa đồ họa và văn bản. Các thành phần chính của nó là Places, Transitions và Arcs.

Các thành phần này đại diện cho:

• Places: Nó có dòng chữ như .Name, .Color Set, .Initial marking… Trong khi
• Transition: Nó có dòng chữ như .Name (để nhận dạng) và .Guard (biểu thức Boolean bao gồm một số biến)
• Arcs: Nó có dòng chữ như .Arc. Khi biểu thức vòng cung được đánh giá, nó tạo ra nhiều bộ màu mã thông báo.

9. Workflow Technique

Workflow technique là một sơ đồ trực quan đại diện cho một hoặc nhiều quy trình kinh doanh để làm rõ hiểu biết về quy trình hoặc để đưa ra các khuyến nghị cải tiến quy trình. Cũng giống như flowchart, UML activity và process map, workflow technique là kỹ thuật phổ biến và lâu đời nhất. Nó thậm chí được sử dụng bởi các Business Analyst để ghi chú trong quá trình kích thích yêu cầu. Quy trình gồm 4 giai đoạn:

• Information Gathering
• Workflow Modeling
• Business process Modeling
• Implementation, Verification & Execution

10. Object oriented methods

Phương pháp mô hình hóa hướng đối tượng sử dụng mô hình hướng đối tượng và ngôn ngữ mô hình hóa để thiết kế một hệ thống. Nó nhấn mạnh vào việc tìm kiếm và mô tả đối tượng trong miền vấn đề. Mục đích của phương pháp này là:

• Giúp mô tả đặc điểm hệ thống
• Thấu hiệu sự khác nhau giữa các đối tượng liên kết
• Làm thế nào chúng liên kết với nhau
• Cách xác định hoặc mô hình một vấn đề để tạo ra thiết kế hiệu quả
• Để phân tích các yêu cầu và ý nghĩa của chúng

Phương pháp này có thể áp dụng cho hệ thống có yêu cầu động (thay đổi thường xuyên). Nó là một quá trình tạo ra các use cases, activity flow và events flow cho hệ thống. Phân tích hướng đối tượng có thể được thực hiện thông qua nhu cầu văn bản, giao tiếp với bên liên quan hệ thống và tài liệu tầm nhìn (PVD).

Đối tượng có trạng thái và các thay đổi trạng thái được biểu thị bằng hành vi. Vì thế, khi đối tượng nhận được một thông điệp, trạng thái sẽ thay đổi thông qua hành vi.

11. Gap Analysis

Gap Analysis là một kỹ thuật được sử dụng để xác định sự khác nhau giữa trạng thái được đề xuất và trạng thái hiện tại cho bất kỳ doanh nghiệp nào và các chức năng của nó. Nó trả lời những câu hỏi như tình trạng hiện tại của dự án là gì? Chúng ta muốn ở đâu?... Các giai đoạn khác nhau của Gap Analysis bao gồm:

• Review System
• Development Requirements
• Comparison
• Implications
• Recommendations

Trên đây là những phương pháp sẽ giúp các bạn phân tích các yêu cầu từ những bên liên quan, các bạn có thể áp dụng một hoặc nhiều phương pháp cùng lúc. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn đọc, đừng quên theo dõi các nội dung mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nguồn tham khảo:
https://www.guru99.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp