10 thách thức hàng đầu với các Business Analyst và giải pháp

Các Business Analyst thường được xem là chuyên gia hàng đầu và được nhiều người thèm muốn. Business Analyst là một vai trò quan trọng cùng với người quản lý dự án chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của bất kỳ dự án hoặc sáng kiến nào. Trong khi các Business Analyst là tác nhân của sự thay đổi tổ chức, có ảnh hưởng và có tầm quan trọng chiến lược đáng kể. Tuy nhiên, vai trò Chuyên viên phân tích nghiệp vụ cũng đi kèm với những thách thức riêng.

Business Analyst phải đối mặt với nhiều thách thức trong công việc

Hầu hết các dự án lớn đều nhạy cảm về thời gian, thường khá kỹ thuật và liên quan đến nhiều bên liên quan. Các Business Analyst chịu trách nhiệm khơi gợi các yêu cầu từ các nhóm bên liên quan khác nhau, ký duyệt chúng và đảm bảo các yêu cầu được phát triển, thử nghiệm và triển khai một cách hiệu quả cho người dùng cuối. Mặc dù điều này nghe có vẻ đơn giản và dễ hiểu, nhưng các Business Analyst phải đối mặt với một số thách thức ở mỗi bước của dự án.

1. Scope Creep

Vượt phạm vi xảy ra khi các thay đổi được thực hiện đối với các yêu cầu đã thỏa thuận. Ví dụ, thời gian và kế hoạch đã được thống nhất khi các yêu cầu được xác định. Sau đó, các bên liên quan đưa ra một yêu cầu mới và mong đợi giải pháp sẽ được cung cấp trong cùng một mốc thời gian. Phạm vi leo thang luôn đặt nhóm dự án dưới áp lực quá mức.

Vấn đề này phổ biến hơn trong các dự án thác nước vì các bên liên quan có rất ít cơ hội để cung cấp phản hồi về giải pháp đang được phát triển. Mặc dù, kế hoạch chạy nước rút quan tâm hợp lý đến các thay đổi tính năng với các dự án linh hoạt, nhưng chúng vẫn có nguy cơ vượt quá phạm vi ở cấp độ chủ động.

Giải pháp hoặc phòng ngừa được đề xuất là theo dõi chặt chẽ khả năng sẵn có của nhóm để thực hiện công việc của dự án là điều cần thiết. Việc giới thiệu tính năng mới phải phù hợp với các tài nguyên bổ sung (thời gian, năng lực) hoặc sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho các tính năng đã được lên kế hoạch.

2. Thay đổi liên tục về yêu cầu hoặc mức độ ưu tiên của chúng

Thật khó để các bên liên quan thể hiện nhu cầu chính xác của họ, có thể là thiết kế nội thất của một ngôi nhà, nên theo đuổi hướng nào,…, khi danh sách này tiếp tục. Ngoài ra, thường có những tình huống khi nhu cầu không rõ ràng ngay từ đầu về mặt chi tiết yêu cầu, mức độ ưu tiên,… và các bên liên quan hoặc người dùng không chắc chắn về chức năng họ cần. Kết quả là các yêu cầu không được xác định một cách hiệu quả, đòi hỏi phải thay đổi thường xuyên các yêu cầu.

Giải pháp đối với điều này, bước đầu tiên là phải hiểu lý do dẫn đến những thay đổi như vậy. Sau đó, khi lý do rõ ràng, hãy áp dụng quy trình ưu tiên các yêu cầu. Điều này sẽ cải thiện quy trình quản lý yêu cầu. Cuối cùng, hãy để mắt đến giá trị mà sự thay đổi yêu cầu mang lại và chi phí phát sinh để thực hiện thay đổi.

3. Chậm trễ hoặc thiếu thỏa thuận hoặc ký tắt của các bên liên quan

Có thể có nhiều lý do dẫn đến sự chậm trễ trong việc đăng xuất của các bên liên quan, chẳng hạn như:

• Không có sẵn các bên liên quan chính
• Sự tham gia không đầy đủ của các bên liên quan
• Thiếu thỏa thuận hoặc đồng thuận về các yêu cầu

Giải pháp là cố gắng tìm phương án dự phòng cho bên liên quan chính và mời hoặc tương tác với họ. Chuẩn bị một trường hợp kinh doanh để trình bày và nhận phản hồi từ nhóm người dùng hay các bên liên quan trong một cuộc họp mà bạn mang theo nhà tài trợ dự án hoặc một bên liên quan có ảnh hưởng lớn.

Gọi một cuộc họp để thảo luận về các yêu cầu và ký kết chúng, chuẩn bị biên bản cuộc họp, phân phát chúng cho tất cả các bên liên quan và yêu cầu mọi người xem lại các điểm để quay lại nếu có bất đồng.

4. Thay đổi quyền sở hữu doanh nghiệp hoặc quy trình

Thay đổi quyền sở hữu quy trình hoặc kinh doanh thường là rủi ro nghiêm trọng đối với dự án và sự thành công của dự án. Nó đi kèm với các vấn đề như

• Thay đổi ưu tiên của chủ sở hữu quy trình/doanh nghiệp
• Thiếu kiến thức theo ngữ cảnh về nhu cầu giải pháp
• Thiếu quyền sở hữu đối với sáng kiến hiện tại do chủ sở hữu quy trình/doanh nghiệp trước đó đã tạo ra sáng kiến đó

Giải pháp là

• Theo dõi xem liệu có khả năng xảy ra sự thay đổi như vậy trong tổ chức hay không
• Đầu tư chậm lại hoặc nỗ lực bỏ ra
• Chuẩn bị để giải thích giá trị của sáng kiến cho chủ doanh nghiệp/quy trình mới

5. Không thống nhất mục tiêu giữa các chủ doanh nghiệp

Việc không thống nhất mục tiêu giữa các bên liên quan có thể dẫn đến thay đổi nhu cầu và ưu tiên. Điều này có thể gây trở ngại nghiêm trọng cho tiến độ của dự án.

Giải pháp cho điều này là các dự án linh hoạt có cung cấp hoặc tùy chọn sử dụng các tính năng dựa trên mức độ ưu tiên trong các lần lặp lại hoặc chạy nước rút tiếp theo

Ưu tiên các tính năng bắt buộc phải có và các tính năng có thể được sử dụng trong các bản phát hành trong tương lai bằng cách sử dụng ưu tiên MOSCOW sẽ giúp ích rất nhiều.

6. Quy định hoặc thay đổi yếu tố bên ngoài

Giả sử bạn là Business Analyst trong một ngành được quản lý hoặc nơi có các yêu cầu về quy định. Trong trường hợp đó, bạn phải nhớ rằng các thay đổi về quy định hoặc tuân thủ có thể ảnh hưởng khác nhau đến nhiều hệ thống, khu vực địa lý và dự án.

Giải pháp dành cho bạn là hiểu biết sâu sắc về môi trường pháp lý của tổ chức bạn và cách nó có thể ảnh hưởng đến các dự án. Điều đó sẽ giúp bạn phát triển các hệ thống tuân thủ các yêu cầu pháp lý một cách hiệu quả nhất có thể. Bạn có thể thực hiện bằng cách phát triển các yêu cầu trong sự tương tác chặt chẽ với các bên liên quan có nền tảng về quy định và tuân thủ. Ngoài ra, việc phát triển kiến thức nền tảng về lĩnh vực này luôn có lợi để nhận thức được những thay đổi và tác động của chúng.

7. Thiếu sự tham gia của các bên liên quan

Sự tham gia và quản lý tích cực của các bên liên quan chắc chắn là những yếu tố thành công quan trọng đối với bất kỳ dự án nào. Tương tác với các bên liên quan khác nhau và hiểu được đặc điểm của họ có thể giúp đưa ra các chiến lược để giải quyết các kỳ vọng và mối quan tâm của họ.

Hiểu được mối quan tâm của các bên liên quan và điều chỉnh nó phù hợp với mục tiêu của dự án là trách nhiệm quan trọng đối với các BA. Một số bên liên quan có thể trở nên có ảnh hưởng hoặc hoàn toàn không quan tâm khi dự án phát triển. Nếu các bên liên quan có vai trò quan trọng trong dự án, việc họ không tham gia sẽ gây rủi ro nghiêm trọng cho sự thành công của dự án.

Giải pháp là phải theo dõi những thay đổi này. Việc sửa đổi các kỹ thuật tham gia với các bên liên quan nên được cân nhắc xem xét tác động tiềm ẩn của nó đối với dự án. Bản đồ các bên liên quan rất hữu ích trong việc gắn kết hiệu quả với các bên liên quan theo lợi ích và ảnh hưởng của họ đối với dự án.

8. Lỗ hổng trong quy trình quản lý dự án

Một số sai sót phổ biến trong quy trình quản lý khiến dự án trải qua những giai đoạn khó khăn, khối lượng công việc không hợp lý và giao hàng bị bỏ lỡ:

• Lập kế hoạch rủi ro không đầy đủ – Xác định rủi ro sau thay đổi/ triển khai giải pháp mới
• Lập kế hoạch tài nguyên không đầy đủ – không xem xét dự phòng (tài nguyên không tính phí) cho các tài nguyên chính dẫn đến chậm trễ trong việc chuyển giao kiến thức trong trường hợp tiêu hao, điều này ảnh hưởng đến toàn bộ dự án và gây áp lực cho các thành viên trong nhóm thực hiện một hoạt động ngoài kế hoạch.
• Lập kế hoạch phân tích kinh doanh không đầy đủ – Các nhà quản lý dự án vội vàng bắt đầu dự án mà không có kế hoạch BA đầy đủ. Điều này dẫn đến những lỗ hổng trong quy trình BA sau này trong dự án.

Giải pháp cho bạn:

• Tập trung hơn vào các nguyên tắc quản lý dự án trong các hoạt động phân tích kinh doanh
• Nhóm tài nguyên có kinh nghiệm trước đây về chuyên môn lĩnh vực/dự án tương tự
• Là một phần của quá trình lập kế hoạch dự án

9. Không thể hiển thị ROI

Đo lường hiệu quả của bất kỳ nhiệm vụ nào là điều cần thiết để biết liệu nhiệm vụ đó có giá trị gia tăng hay không. Lợi tức đầu tư là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để đánh giá hiệu quả của khoản đầu tư kinh doanh được thực hiện đối với bất kỳ sáng kiến nào. Phân tích kinh doanh cũng không ngoại lệ. Biết được lợi ích và chi phí kinh doanh cho phép BA biện minh cho các sáng kiến và lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai.

Giải pháp là các cách đo lường chỉ số ROI bằng sáng kiến của BA

• Tiết kiệm chi phí bằng cách cải tiến quy trình bởi BA
• Cải thiện doanh thu nhờ nâng cấp kỹ thuật/tự động hóa
• Thế hệ kinh doanh mới do áp dụng công nghệ mới/cải tiến quy trình/tự động hóa
• Nỗ lực tiết kiệm do cải tiến quy trình
• Lợi ích cải thiện chất lượng/giảm lỗi tính do cải tiến quy trình

10. Chống lại việc chấp nhận hệ thống mới

Thay đổi luôn là điều không thể tránh khỏi, nhưng khả năng chống lại sự thay đổi cũng vậy. Xu hướng tự nhiên của nhiều bên liên quan là cố gắng giữ nguyên các phương pháp và hệ thống của họ. Thực hiện một thay đổi luôn khó khăn, đặc biệt nếu đó là một hệ thống mà người dùng đã quen sử dụng trong một thời gian dài bất chấp những sai sót và sự thiếu hiệu quả của nó.

Các bên liên quan đã quen với các quy trình của họ, ngay cả khi phần lớn trong số đó tốn nhiều thời gian và thủ công. Vì vậy, việc học lại trên một hệ thống hoàn toàn mới không phải lúc nào cũng được đón nhận. Trên thực tế, đôi khi, một số người đấu tranh bằng mọi cách để từ chối khởi động hệ thống mới.

Giải pháp:

• Làm nổi bật những lợi ích của hệ thống mới đối với người dùng
• Cho người dùng thấy nó sẽ mang lại lợi ích cho họ như thế nào, dễ sử dụng, các tính năng/chức năng được cải thiện, lợi ích trong công việc hàng ngày của họ
• Làm việc với họ trong quá trình chuyển đổi
• Làm việc với họ để đạt được sự tin tưởng của nhóm người dùng.

Vì nghề phân tích kinh doanh mang tính chiến lược và bổ ích nên những thách thức liên quan cũng tương tự. Các thử thách có mức độ phức tạp khác nhau mỗi ngày. Tuy nhiên, những điều được đề cập ở trên là những điều có kinh nghiệm phổ biến nhất được chia sẻ bởi cộng đồng BA trong Bài đăng trên LinkedIn này và hầu hết mọi tổ chức đều phải đối mặt. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://prod.adaptiveus.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp