10 sai lầm thường gặp ở các Business Analyst (Phần 2)

Vai trò Business Analyst ngày một phổ biến và là vị trí sự nghiệp được nhiều hướng đến. Dù bạn là một người mới trong lĩnh vực này hay đã có nhiều kinh nghiệm thì rất có thể bạn sẽ mắc phải những sai lầm dưới đây.

Tham khảo: 10 sai lầm thường gặp ở các Business Analyst (Phần 1)

1. Tập trung vào việc được chấp thuận thay vì chia sẻ hiểu biết

Hãy tập trung vào sự hiểu biết chung hơn là sự chấp thuận

Là một BA, một trong những sai lầm lớn nhất bạn có thể mắc phải là chỉ tập trung vào việc đạt được sự chấp thuận cho các yêu cầu của bạn thay vì tìm kiếm sự hiểu biết chung với các bên liên quan. Bạn rất dễ rơi vào cái bẫy khi nghĩ rằng công việc của bạn đã hoàn thành sau khi các yêu cầu của bạn được chấp thuận. Tuy nhiên, cách tiếp cận này bỏ qua tầm quan trọng của việc đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan thực sự hiểu và đồng ý với các mục tiêu và phạm vi của dự án.

Khi bạn ưu tiên sự chấp thuận hơn là sự hiểu biết được chia sẻ, bạn có nguy cơ hiểu sai về sau. Các bên liên quan có thể ký vào các yêu cầu của bạn mà không hiểu đầy đủ ý nghĩa của chúng hoặc cách chúng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của chính họ. Điều này có thể dẫn đến việc làm lại tốn kém, chậm trễ và thậm chí là thất bại của dự án.

Để tránh sai lầm này, việc chủ động tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc đối thoại giữa các bên liên quan trong suốt quá trình phân tích là rất quan trọng. Khuyến khích đối thoại cởi mở để mọi người có cơ hội nói lên mối quan tâm của mình và đặt câu hỏi. Bằng cách thúc đẩy một môi trường hợp tác và hiểu biết lẫn nhau, bạn sẽ tăng khả năng đạt được sự ủng hộ từ tất cả các bên liên quan.

Hãy nhớ rằng với tư cách là một BA, vai trò của bạn không chỉ là ghi lại các yêu cầu mà còn tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm bên liên quan khác nhau. Bạn phải luôn tập trung vào việc xây dựng sự đồng thuận và đảm bảo sự rõ ràng hơn là chỉ tìm kiếm sự chấp thuận.

Bằng cách ưu tiên sự hiểu biết được chia sẻ hơn là chỉ phê duyệt, bạn đã thiết lập cho mình thành công trong việc cung cấp các giải pháp thực sự đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc điều chỉnh sai hoặc hiểu sai. Vì vậy, lần tới khi bạn thấy mình cố gắng đạt được sự chấp thuận nhanh chóng, hãy lùi lại một bước và tập trung lại vào việc thúc đẩy sự hiểu biết chung giữa tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án của bạn!

2. Không tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện giữa các bên liên quan

Là BA, một trong những khía cạnh quan trọng nhất trong vai trò của bạn là tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện giữa các bên liên quan. Điều này có nghĩa là tích cực khuyến khích và thúc đẩy đối thoại cởi mở giữa các bên khác nhau tham gia vào một dự án. Tuy nhiên, không làm như vậy có thể là một sai lầm nghiêm trọng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Khi các bên liên quan không giao tiếp hiệu quả với nhau, hiểu lầm có thể xảy ra. Các ý tưởng có thể bị lạc hoặc hiểu sai trong quá trình thực hiện, dẫn đến các yêu cầu bị lỗi và cuối cùng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Điều cần thiết là tạo ra một môi trường nơi tất cả các bên liên quan cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ và mối quan tâm của họ.

Bằng cách tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện giữa các bên liên quan, bạn cho phép họ làm rõ những kỳ vọng và sắp xếp các mục tiêu của họ. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất trong suốt vòng đời của dự án, giảm nguy cơ hiểu lầm hoặc xung đột mục tiêu sau này.

Ngoài ra, thúc đẩy giao tiếp giúp xây dựng mối quan hệ giữa các bên liên quan. Khi mọi người cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, họ có nhiều khả năng cộng tác hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu chung.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện này thành công, điều quan trọng đối với các BA là sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực đồng thời khuyến khích người tham gia bày tỏ ý tưởng của họ một cách cởi mở. Ngoài ra, việc sử dụng các kỹ thuật trực quan hóa như luồng quy trình hoặc wireframes có thể hỗ trợ truyền đạt các khái niệm phức tạp một cách rõ ràng.

3. Ngôn ngữ mơ hồ trong các yêu cầu

Business Analyst giỏi sử dụng ngôn ngữ rõ ràng trong các yêu cầu

Ngôn ngữ mơ hồ trong các yêu cầu là lỗi phổ biến mà nhiều nhà ba mắc phải. Khi xây dựng các yêu cầu, điều quan trọng là ngôn ngữ của bạn phải rõ ràng và chính xác để tránh mọi nhầm lẫn hoặc diễn giải sai.

Việc sử dụng các thuật ngữ mơ hồ hoặc hướng dẫn không rõ ràng có thể dẫn đến sự hiểu lầm giữa các bên liên quan, dẫn đến sự chậm trễ và phải làm lại. Điều cần thiết là sử dụng ngôn ngữ cụ thể và rõ ràng khi xác định những gì cần được thực hiện, cách thức thực hiện và bởi ai.

Một cách để đảm bảo sự rõ ràng là cung cấp các ví dụ hoặc hình ảnh minh họa kết quả mong muốn. Hỗ trợ trực quan giúp loại bỏ bất kỳ sự mơ hồ nào bằng cách cung cấp một bức tranh rõ ràng về những gì được mong đợi.

Một khía cạnh quan trọng khác của việc tránh ngôn ngữ mơ hồ là tích cực thu hút các bên liên quan tham gia vào quá trình thu thập yêu cầu. Bằng cách thu hút họ vào các cuộc thảo luận và tìm kiếm ý kiến đóng góp của họ, bạn có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi của họ.

Ngoài ra, việc ghi lại các yêu cầu bằng cách sử dụng các mẫu tiêu chuẩn ngành cũng có thể giúp giảm bớt sự mơ hồ. Các mẫu này thường cung cấp hướng dẫn để trình bày rõ ràng các yêu cầu, giúp BA và các bên liên quan dễ hiểu hơn.

Giao tiếp rõ ràng thông qua ngôn ngữ rõ ràng là rất quan trọng trong quá trình thu thập yêu cầu. Chính xác với từ ngữ của bạn, tích cực thu hút sự tham gia của các bên liên quan, sử dụng các phương tiện trực quan khi cần thiết và tuân theo các phương pháp thực hành tài liệu tiêu chuẩn sẽ giúp giảm thiểu mọi nhầm lẫn hoặc hiểu lầm về sau.

4. Sai lầm trong quá trình phân tích các bên liên quan

Những sai lầm trong quá trình phân tích các bên liên quan có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng đối với một BA. Xác định và tham gia với các bên liên quan phù hợp ngay từ đầu là rất quan trọng. Một sai lầm phổ biến là không tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng để hiểu những người đóng vai trò quan trọng trong một dự án.

Một sai lầm khác là giả định rằng một kích cỡ phù hợp với tất cả khi nói đến sự tham gia của các bên liên quan. Mỗi bên liên quan có nhu cầu, sở thích và kỳ vọng khác nhau. Việc không điều chỉnh cách tiếp cận của bạn cho phù hợp có thể dẫn đến hiểu lầm và xung đột trong tương lai.

Thiếu giao tiếp hiệu quả là một cạm bẫy khác trong phân tích các bên liên quan. Việc không lắng nghe và chủ động đặt câu hỏi thăm dò có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các yêu cầu hoặc đưa ra giả định không chính xác về những gì các bên liên quan thực sự cần.

Ngoài ra, việc bỏ qua các bên liên quan phi truyền thống hoặc ít rõ ràng hơn có thể gây bất lợi. Họ có thể có những hiểu biết hoặc ảnh hưởng có giá trị có thể tác động đáng kể đến sự thành công của một dự án nếu bị bỏ qua.

Tránh những sai lầm này đòi hỏi sự chú ý cẩn thận, khả năng thích ứng, tư duy cởi mở và cải tiến liên tục vì nhà phân tích kinh doanh cam kết mang lại kết quả thành công cho tổ chức hoặc khách hàng của bạn.

5. Không giữ các mục tiêu kinh doanh trong tâm trí

Là một BA, việc nắm bắt các chi tiết cơ bản của quá trình thu thập và phân tích yêu cầu thật dễ dàng. Tuy nhiên, một sai lầm phổ biến mà nhiều nhà phân tích mắc phải là đánh mất tầm nhìn tổng thể - các mục tiêu kinh doanh.

Business Analyst cần tập trung vào mục tiêu kinh doanh

Với rất nhiều bộ phận chuyển động và các bên liên quan tham gia, việc chỉ tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ mà không xem xét chúng phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức có thể rất hấp dẫn.

Khi bạn không ghi nhớ các mục tiêu kinh doanh, bạn sẽ gặp rủi ro khi tạo ra các sản phẩm có thể đáp ứng các yêu cầu cụ thể nhưng cuối cùng lại không mang lại giá trị thực cho các bên liên quan của bạn. Điều quan trọng là phải liên tục nhắc nhở bản thân tại sao bạn đang làm những gì bạn đang làm và mỗi nhiệm vụ đóng góp như thế nào để đạt được những mục tiêu tổng thể đó.

Để tránh cạm bẫy này, hãy bắt đầu bằng cách hiểu sâu sắc tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Tham gia sớm với các bên liên quan chính để làm rõ kỳ vọng của họ và đảm bảo sự phù hợp giữa nhu cầu của họ và mục tiêu của tổ chức. Trong suốt quá trình phân tích của bạn, hãy thường xuyên xem lại các mục tiêu này như những nguyên tắc hướng dẫn cho việc ra quyết định.

Hãy nhớ rằng với tư cách là một BA, vai trò của bạn không chỉ là cung cấp các giải pháp, đó là về việc xác định các cơ hội cải tiến và giúp thúc đẩy sự thay đổi tích cực trong một tổ chức. Bằng cách đặt các mục tiêu kinh doanh đó lên hàng đầu và là trung tâm trong suốt công việc của mình, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để cung cấp những hiểu biết có giá trị góp phần trực tiếp vào thành công của tổ chức.

Mong rằng qua hai phần của bài viết, các bạn sẽ tránh được những sai lầm thường gặp và thăng tiến trong sự nghiệp Business Analyst của mình. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp