10 sai lầm thường gặp ở các Business Analyst (Phần 1)

Vai trò của một Business Analyst nhà phân tích kinh doanh (Business Analyst - BA) là rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào nhưng vẫn luôn có những cạm bẫy đang chờ đợi. Ngay cả những chuyên gia giàu kinh nghiệm nhất cũng có thể mắc phải những sai lầm cản trở hiệu quả của họ trong lĩnh vực có nhịp độ nhanh và không ngừng phát triển này.

Có nhiều cạm bẫy luôn trực chờ các Business Analyst

1. Không tận dụng các công cụ hiện đại

Trong thế giới kinh doanh có nhịp độ nhanh và công nghệ tiên tiến ngày nay, điều quan trọng đối với các BA là luôn cập nhật các công cụ và công nghệ mới nhất có thể nâng cao quy trình phân tích của họ. Tuy nhiên, một sai lầm phổ biến mà nhiều BA mắc phải là không tận dụng các công cụ phân tích kinh doanh hiện đại để phân tích.

Do không nắm bắt được công nghệ như phần mềm trực quan hóa dữ liệu hoặc công cụ phân tích dự đoán, các nhà phân tích hạn chế khả năng phân tích dữ liệu hiệu quả và trình bày thông tin chi tiết cho các bên liên quan. Những công cụ này có thể hợp lý hóa đáng kể quy trình phân tích, cho phép đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.

Không sử dụng các công cụ cộng tác hiện đại cũng có thể cản trở giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan. Khi công việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến, điều cần thiết đối với các BA là tận dụng các nền tảng trực tuyến cho phép cộng tác liền mạch và chia sẻ thông tin theo thời gian thực.

Hơn nữa, việc bỏ qua việc áp dụng các công cụ tự động hóa cho các nhiệm vụ như tài liệu hoặc quản lý yêu cầu có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả và sai sót. Phần mềm tự động hóa hiện đại có thể giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giảm bớt nỗ lực thủ công và đảm bảo tính nhất quán giữa các sản phẩm của dự án.

Để vượt trội trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay với tư cách là một BA, việc nắm bắt những tiến bộ công nghệ liên quan đến lĩnh vực của bạn là điều bắt buộc. Bằng cách tận dụng các công cụ hiện đại cho các nhiệm vụ phân tích kinh doanh như phân tích dữ liệu, quản lý tài liệu hoặc cộng tác với các bên liên quan, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để đáp ứng các mục tiêu một cách hiệu quả đồng thời mang lại giá trị lớn hơn cho tổ chức của mình!

2. Là một người nghiện tài liệu

Một trong những sai lầm phổ biến mà các BA mắc phải là quá phụ thuộc vào tài liệu. Mặc dù ghi lại các yêu cầu và quy trình là một phần quan trọng của công việc nhưng nó có thể trở thành vấn đề khi là nỗi ám ảnh.

Một Business Analyst thành công cần biết cách cân bằng thời gian cho tài liệu

Khi bạn chỉ tập trung vào việc tạo các tài liệu mở rộng, bạn có nguy cơ đánh mất bức tranh toàn cảnh. Thật dễ dàng để bị cuốn vào các chi tiết và mất liên lạc với những gì thực sự quan trọng.

Phân tích kinh doanh không chỉ là công việc giấy tờ. Đó là về giao tiếp hiệu quả, hợp tác và giải quyết vấn đề. Mặc dù các yêu cầu về tài liệu có thể giúp làm rõ mọi thứ cho mọi người liên quan nhưng đó không phải là trọng tâm duy nhất của bạn.

Thay vì đắm chìm trong đống giấy tờ hoặc tệp kỹ thuật số, hãy nhớ tích cực tương tác với các bên liên quan trong suốt quá trình. Trò chuyện, đặt câu hỏi và chăm chú lắng nghe những mối quan tâm và phản hồi của họ. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn hiểu sâu hơn về nhu cầu của họ và cho phép bạn cung cấp các giải pháp tốt hơn.

Ngoài ra, việc dựa quá nhiều vào tài liệu có thể dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình ra quyết định. Dành quá nhiều thời gian để viết báo cáo chi tiết hoặc thông số kỹ thuật có thể làm chậm tiến độ thay vì tạo điều kiện cho nó.

Trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh ngày nay, sự nhanh nhẹn là chìa khóa. Thay vì bị lạc trong các lần lặp lại tài liệu vô tận, hãy tận dụng tính linh hoạt bằng cách sử dụng các công cụ khác, chẳng hạn như nguyên mẫu hoặc hình ảnh hóa, để truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả với các bên liên quan.

Trở thành một BA thành công đòi hỏi phải tìm được sự cân bằng giữa tài liệu và sự tham gia tích cực với các bên liên quan. Vì vậy, thỉnh thoảng hãy đặt những chồng giấy đó xuống. Tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan của bạn thông qua các kênh giao tiếp mở thay vì ẩn sau hàng đống tài liệu dựa trên văn bản.

3. Trình bày thiết kế trước khi hoàn thiện yêu cầu

Trình bày thiết kế trước khi hoàn thành các yêu cầu là một lỗi phổ biến của nhiều BA. Nó thường dẫn đến nhầm lẫn, hiểu lầm và lãng phí thời gian và công sức. Khi thiết kế được trình bày mà không có sự hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu, các bên liên quan có thể đưa ra phản hồi dựa trên các giả định hoặc sở thích của riêng họ hơn là những gì thực sự cần thiết cho dự án.

Một hậu quả của việc trình bày thiết kế quá sớm là nó có thể dẫn đến những thay đổi về phạm vi hoặc làm lại sau này. Nếu các yêu cầu không được hiểu và thống nhất đầy đủ trước khi chuyển sang thiết kế, thì sẽ có nhiều khả năng bỏ sót các chi tiết quan trọng hoặc bỏ qua các chức năng quan trọng.

Một vấn đề khác phát sinh từ sai lầm này là khả năng thông tin sai lệch giữa các bên liên quan và BA. Nếu không có sự hiểu biết đầy đủ về các yêu cầu, các bên liên quan có thể có những kỳ vọng khác nhau về những gì nên được đưa vào sản phẩm cuối cùng. Điều này có thể dẫn đến xung đột trong quá trình phát triển và sự chậm trễ trong việc phân phối.

Để tránh sai lầm này, các BA phải đảm bảo rằng họ đã thu thập và phân tích kỹ lưỡng tất cả các thông tin cần thiết trước khi tiến hành các quyết định thiết kế. Điều này bao gồm thực hiện các cuộc phỏng vấn kỹ lưỡng với các bên liên quan, ghi lại các tuyên bố yêu cầu rõ ràng và ngắn gọn cũng như tìm kiếm sự xác nhận từ các bên liên quan ở mỗi giai đoạn của quy trình.

Bằng cách thực hiện các bước này, các BA có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc trình bày thiết kế trước khi hoàn thành các yêu cầu trong khi vẫn đảm bảo sự phù hợp giữa kỳ vọng của các bên liên quan và kết quả của dự án.

4. Chỉ làm theo mẫu yêu cầu

Chỉ làm theo mẫu yêu cầu có thể là một sai lầm lớn mà các BA mắc phải. Mặc dù các mẫu có thể cung cấp cấu trúc và hướng dẫn nhưng việc chỉ dựa vào chúng có thể dẫn đến việc bỏ qua các chi tiết quan trọng hoặc các khía cạnh độc đáo của dự án.

Mỗi dự án là khác nhau và đòi hỏi một cách tiếp cận phù hợp. Việc sử dụng một mẫu chung có thể dẫn đến thiếu các yêu cầu chính hoặc không giải quyết được các nhu cầu cụ thể của các bên liên quan. Điều quan trọng đối với các BA là phải suy nghĩ chín chắn và điều chỉnh các kỹ thuật phân tích của họ cho phù hợp.

Bằng cách chỉ tuân theo một khuôn mẫu, bạn sẽ hạn chế khả năng hiểu đầy đủ các sắc thái của dự án. Điều này có thể cản trở việc giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan và khiến bạn không thể nắm bắt chính xác các yêu cầu của họ.

Hơn nữa, việc tuân theo khuôn mẫu một cách mù quáng sẽ hạn chế sự sáng tạo và đổi mới. Các BA nên có quyền tự do khám phá các giải pháp thay thế thay vì bị giới hạn bởi các cấu trúc được xác định trước.

Để tránh sai lầm này, điều cần thiết là sử dụng các mẫu làm hướng dẫn thay vì các quy tắc nghiêm ngặt. Điều chỉnh chúng theo bối cảnh riêng của từng dự án trong khi vẫn ghi nhớ các mục tiêu và mục tiêu cụ thể. Nắm bắt sự linh hoạt, cởi mở và sáng tạo trong cách tiếp cận của bạn, điều này sẽ dẫn đến kết quả toàn diện và thành công hơn cho tất cả các bên liên quan.

5. Không nuôi dưỡng mối quan hệ tốt với các bên liên quan

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan là một khía cạnh quan trọng trong vai trò của BA. Tuy nhiên, việc bỏ qua việc nuôi dưỡng các mối quan hệ này có thể dẫn đến hiểu lầm, chậm trễ và cuối cùng là thất bại của dự án.

Việc nuôi dưỡng mối quan hệ không kết thúc khi dự án kết thúc

Một sai lầm phổ biến mà các BA mắc phải là không đầu tư đủ thời gian hoặc nỗ lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan của họ. Thay vì coi họ là đối tác trong dự án, một số nhà phân tích có thể coi họ chỉ là nguồn thông tin hoặc yêu cầu. Cách tiếp cận này có thể tạo ra bầu không khí không tin tưởng và cản trở giao tiếp hiệu quả.

Để vượt qua thách thức này, điều cần thiết đối với các BA là ưu tiên các hoạt động xây dựng mối quan hệ ngay từ đầu. Điều này bao gồm tích cực tham gia với các bên liên quan, hiểu nhu cầu và mối quan tâm của họ, đồng thời thúc đẩy các kênh giao tiếp cởi mở. Các cuộc họp định kỳ nên được lên lịch để tất cả các bên có cơ hội tự do bày tỏ suy nghĩ và ý kiến của mình.

Ngoài ra, lắng nghe phản hồi của các bên liên quan một cách tích cực và đồng cảm có thể giúp ích rất nhiều trong việc củng cố các mối quan hệ. Các BA có thể xây dựng lòng tin và thúc đẩy sự hợp tác bằng cách thể hiện sự quan tâm thực sự đến quan điểm của họ và giải quyết mọi mối quan tâm kịp thời.

Hơn nữa, việc thông báo cho các bên liên quan về tiến độ dự án thông qua cập nhật thường xuyên giúp duy trì tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Các kênh liên lạc rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận về những thay đổi tiềm năng hoặc các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Điều quan trọng đối với các BA là phải nhớ rằng việc nuôi dưỡng các mối quan hệ tốt không kết thúc khi dự án kết thúc mà phải duy trì kết nối cho sự hợp tác trong tương lai đảm bảo thành công liên tục.

Bằng cách ưu tiên các nỗ lực xây dựng mối quan hệ trong toàn bộ vòng đời của dự án, các BA có thể thúc đẩy sự tham gia tích cực của các bên liên quan, dẫn đến kết quả tốt hơn cho mọi người tham gia.

Qua phần đầu tiên của bài viết, chúng ta đã điểm qua 5 lỗi thường gặp ở các Business Analyst. Đừng quên đón phần tiếp theo sẽ được cập nhật tại BAC's Blog.

Tham khảo: 10 sai lầm thường gặp ở các Business Analyst (Phần 2)

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp