10 điều cần biết về KPI Dashboard (Phần 2)

Nếu bạn là người mới bắt đầu tìm hiểu về khái niệm KPI Dashboard thì hãy xem lại phần đầu tiên của bài viết này ngay dưới đây. Trong phần hai, chúng ta sẽ tiếp tục với những thông tin xung quanh.

Tham khảo: 10 điều cần biết về KPI Dashboard (Phần 1)

1. Ví dụ về KPI Dashboard

Dashboard KPI hiệu quả tập hợp tất cả các KPI bạn cần để theo dõi các mục tiêu chiến lược của mình, thiết lập một bản trình bày trực quan tất cả các chỉ số của bạn có liên quan ở cạnh nhau, ở cùng một nơi.

Hãy xem các ví dụ về Dashboard KPI và xem xét một số chỉ số liên quan chính mà bạn có thể muốn theo dõi:

• Hiệu quả tiếp thị:

Hiệu suất từ khóa

Thời gian trung bình ở lại trên trang

Tỷ lệ chuyển đổi

Điểm trung bình về khách hàng tiềm năng

Tỷ lệ dẫn đầu về lưu lượng truy cập trang web

• Dịch vụ khách hàng:

Điểm hài lòng của khách hàng

Chi phí mỗi cuộc gọi

Thời gian phản hồi đầu tiên

Tỷ lệ giữ chân khách hàng

Thời gian giải quyết trung bình

• Sức khỏe tài chính

Lợi nhuận và thua lỗ

Tỉ lệ hiện tại

Dòng tiền hoạt động

Tỷ lệ đốt cháy

Chi phí của nhà cung cấp

• Hiệu suất IT

Thời gian trung bình để sửa chữa

Máy chủ ngừng hoạt động

IT ROI

Phiếu chưa giải quyết cho mỗi nhân viên

Các dự án được phân phối trong phạm vi ngân sách

2. Báo cáo KPI

Báo cáo KPI đưa thông tin được trình bày trên Dashboard KPI lên một cấp độ mới. Nó đi sâu hơn vào dữ liệu để rút ra những thông tin chi tiết và phân tích. Báo cáo KPI giúp các bên liên quan và thành viên trong nhóm xác định xu hướng hoặc điểm nghẽn trong một khoảng thời gian cụ thể để họ có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Các chủ đề báo cáo có thể bao gồm:

• Thông tin chi tiết về hoạt động hàng ngày của công ty
• Sức khỏe tài chính của công ty so với các KPI mục tiêu
• Các xu hướng hoặc mô hình đáng chú ý được trình bày bởi dữ liệu
• Phân tích sâu hơn dữ liệu để hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược

Để tạo báo cáo KPI, trước tiên hãy xác định đối tượng của bạn và mục tiêu cho báo cáo. Ví dụ: bạn có thể muốn hiển thị cho các bên liên quan của công ty tiến độ trong Quý 3 đối với mục tiêu doanh thu của bạn. Đảm bảo rằng tất cả các KPI được nêu trong báo cáo đều hướng về chủ đề trọng tâm đó.

Các cân nhắc bổ sung để tạo báo cáo KPI bao gồm:

• Khám phá các mẫu báo cáo KPI có sẵn trong công cụ hoặc nền tảng KPI của bạn
• Đặt nhịp cho tần suất báo cáo
• Quyết định xem báo cáo sẽ là tĩnh hay tương tác, để biết thêm chi tiết động về dữ liệu
• Chỉ trình bày các KPI có liên quan để bạn không làm quá tải báo cáo với các KPI không ánh xạ trở lại các mục tiêu báo cáo
• Đảm bảo rằng báo cáo của bạn rõ ràng, dễ hiểu và có thể hành động được cho đối tượng dự kiến

3. Các phương pháp thực hành KPI tốt nhất

Các mẹo dưới đây sẽ giúp bạn khai thác thành công sức mạnh của KPI:

Xác định KPI:

• Chỉ chọn các KPI phù hợp với mục tiêu cụ thể của bạn. Nếu mục tiêu của bạn không rõ ràng, việc đối sánh KPI sẽ trở nên phức tạp.
• Sử dụng các KPI khác nhau cho cùng một mục tiêu nếu chúng trải dài qua các phòng ban. Ví dụ: bộ phận tiếp thị sẽ có KPI khác với nhóm bán hàng.
• Đảm bảo rằng đối với bất kỳ KPI nào bạn chọn đều có một nhóm cốt lõi chịu trách nhiệm xác định chúng.

Giám sát KPI:

• Khám phá các dashboard, biểu đồ trực quan và các mẫu khác nhau có sẵn trong công cụ hoặc nền tảng KPI của bạn để chọn những cái phù hợp cho mục tiêu của bạn.
• Đảm bảo thêm dữ liệu ban đầu để so sánh, để dashboard của bạn hiển thị trung thực về hiệu suất và tiến độ của công ty theo thời gian.
• Xác định nhịp để theo dõi và hành động trên KPI. Dashboard KPI có được theo dõi hàng ngày hay hàng tuần không? Các hành động chỉ đến sau khi báo cáo hay các bên liên quan và/hoặc các thành viên trong nhóm được trao quyền để điều chỉnh các chiến thuật trong quá trình thực hiện?

4. Những sai lầm thường gặp về KPI

Dưới đây là những sai lầm thường gặp về KPI cần tránh:

• Chọn KPI không phải là chìa khóa cho các mục tiêu chiến lược. Mặc dù, việc theo dõi các chỉ số kinh doanh có liên quan là điều tốt nhưng không phải tất cả các chỉ số của bạn đều xứng đáng với trạng thái KPI.
• Áp dụng KPI được xác định kém hoặc mơ hồ. Cộng tác với nhóm của bạn để xác định KPI với các chi tiết cụ thể về cách đo lường chúng. Nếu không, bạn sẽ gặp khó khăn để đạt được mục tiêu của mình.
• Đặt mục tiêu KPI quá cao hoặc phi thực tế. Tốt hơn là bạn nên đặt các mục tiêu thực tế hơn dựa trên dữ liệu lịch sử, tài nguyên và chiến thuật hiện tại. Cân nhắc tập trung vào một khung thời gian cụ thể hoặc đặt các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
• Theo dõi KPIs không có chủ sở hữu. Trách nhiệm giải trình là một vấn đề, không chỉ đối với kết quả mà còn đối với quá trình. Mỗi KPI nên có một chủ sở hữu chịu trách nhiệm giám sát, báo cáo, phân tích và hành động.
• Không thực hiện hành động đối với KPI của bạn. Cho dù bạn đang đạt được mục tiêu hay bị tụt lại phía sau, KPI là công cụ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Vì vậy, đừng theo dõi chỉ vì lợi ích của việc theo dõi mà hãy hành động.

5. Tạo Dashboard KPI dễ dàng với công cụ phù hợp

Khi chọn giải pháp KPI Dashboard, hãy đảm bảo tìm kiếm biện pháp bảo vệ dữ liệu đơn giản, từ đầu đến cuối cho Dashboard dữ liệu, với các biện pháp kiểm soát để chia sẻ bên ngoài tổ chức. Bằng cách đó, Dashboard KPI và báo cáo KPI của bạn sẽ bảo vệ tính bảo mật cho dữ liệu cơ bản của bạn theo các thông số đã đặt. Để tạo Dashboard KPI bảo mật và khám phá thông tin chi tiết ẩn trong dữ liệu của bạn, hãy khám phá Microsoft Power BI.

Hy vọng rằng qua hai phần của bài viết bạn đọc đã có thêm nhiều thông tin tham khảo về Dashboard KPI. Vẫn còn rất nhiều nội dung thú vị sẽ được cập nhật thường xuyên, đừng quên đón đọc tại BAC’s Blog.

Nguồn tham khảo:
https://powerbi.microsoft.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp