10 bước trình bày yêu cầu cho Business Analyst

Một bản business requirement là một tài liệu chính thức đề cập đến nhu cầu của các bên liên quan đối với dự án hoặc sản phẩm. Không có định dạng tiêu chuẩn để trình bày requirement nhưng bạn nên có các mục mô tả sản phẩm hoặc dự án đầy đủ, chi tiết để thảo luận, phân tích, lập tài liệu và xác nhận. Một số cách trình bày requirement:

• A table or a spreadsheet
• A diagram (workflow)
• A graph
• A model ( entity-relationship diagram)
• A prototype or simulation
• A structured sentence or text template

1. Các bước trình bày business requirement

Yêu cầu cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc

• Bước 1: Phân loại yêu cầu
  • Đặt yêu cầu cụ thể cho các danh mục liên quan.
  • Đối với các bên liên quan về kỹ thuật, cần có loại yêu cầu kỹ thuật, đối với các bên liên quan phi kỹ thuật, cần có yêu cầu chung.
  • Mỗi tổ chức nên tìm ra loại nào phù hợp với tiêu chuẩn của họ.
  • Việc phân loại cũng có thể dựa trên các loại của chúng (chức năng so với kinh doanh). Mặc dù, điều này không áp dụng cho tất cả các trường hợp.

• Bước 2: Tập hợp và sắp xếp các yêu cầu theo trình tự hợp lý. Vì vậy, khi các bên liên quan xem xét các yêu cầu, có thể dễ dàng điều hướng và xác định các mục còn thiếu.
• Bước 3: Chuẩn bị một danh sách các yêu cầu cần được các bên liên quan xem xết.
• Bước 4: Nếu yêu cầu truy xuất nguồn gốc khó khăn hãy sử dụng các số nhận diện duy nhất để dễ dàng trong việc truy nguồn.
• Bước 5: Trong những tình huống nhất định, bạn có thể phải trình bày cùng một yêu cầu theo những cách khác nhau cho các bên liên quan khác nhau. Ví dụ, một bên thích định dạng đồ họa trong khi bên khác thích định dạng có cấu trúc.
• Bước 6: Chuẩn bị một danh mục cho tất cả các yêu cầu, nó giúp các bên liên quan dễ theo dõi.
• Bước 7: Sử dụng các công cụ giúp trình bày và phân loại các yêu cầu.
• Bước 8: Trong tài liệu yêu cầu của bạn, hãy loại bỏ tất cả các yêu cầu không cần thiết và sắp xếp các tài liệu theo quy trình.
• Bước 9: Ánh xạ các yêu cầu bạn đã thu thập được cho một bước cụ thể trong quy trình, điều này giúp người đánh giá liên hệ yêu cầu với quy trình.
• Bước 10: Sử dụng một bảng để trình bày các yêu cầu phức tạp, dùng các gạch đầu dòng để làm nổi bật khía cạnh chính của yêu cầu.

2. Một số mẹo trình bày 

Business Analyst cần hiểu được ngữ cảnh của người xem

Để giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi các yêu cầu, dưới đây là một số mẹo dành cho các Business Analyst.

• Yêu cầu phân loại thì mất nhiều thời gian và có thể không khả thi đối với mọi tổ chức để tạo danh mục mới mỗi lần. Cách tốt nhất là có một bộ tiêu chuẩn gồm các danh mục có thể dùng phổ biến bởi các Business Analyst, các bên liên quan, các chuyên gia chủ đề và cả các nhóm kỹ thuật.
• Các yêu cầu của bạn chuẩn bị phải phù hợp với hoàn cảnh của người xem. Hiểu được rằng ai là người quan trọng, người có ảnh hưởng và người đưa ra quyết định (Các bên liên quan, kỹ thuật, nhà phát triển…).
• Xác định một yêu cầu tại một thời điểm. Mỗi yêu cầu nên là một trọng tâm.
• Không sử dụng các từ viết tắt để tránh gây mơ hồ.
• Không đề cập đến một yêu cầu chưa được xác định.
• Tránh trùng lặp và mâu thuẫn.
• Chia yêu cầu phức tạp thành các mục nhỏ có thể quản lý và xem xét được.
• Không mô tả cách hệ thống làm việc mà chỉ đề cập hệ thống sẽ làm gì.

Mong rằng với những thông tin được BAC chia sẻ trên đây đã mang đến cho bạn đọc các kiến thức hữu ích. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC’s Blog để không bỏ lỡ những nội dung quan trọng trong lĩnh vực dữ liệu.

Nguồn tham khảo:
https://www.guru99.com/

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp