Để bắt đầu cũng như duy trì một sự nghiệp thành công đối với các chuyên viên ngành Business Analysis (BA), kỹ năng giao tiếp là một yêu tố then chốt đóng vai trò vô cùng quan trọng. Các nhân sự ngành BA được yêu cầu phải biết áp dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong mỗi giai đoạn cụ thể của công việc: từ khi bắt đầu khởi động một dự án mới, đến khi thu thập các yêu cầu, khi làm việc với các bên liên quan và tất nhiên, khi xác nhận giải pháp cuối cùng. Trên thực tế, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp hiệu quả có ảnh hưởng trực tiếp trên hầu hết tất cả mọi khía cạnh trong công việc của bạn:
 
 
Dưới đây là 7 nguyên tắc trọng tâm giúp bạn củng cố kỹ năng giao tiếp của mình: 
  • 1. Lựa chọn phương tiện giao tiếp hợp lý: chúng ta biết rằng, các phương tiện giao tiếp không được thiết kế để có thể truyền đạt thông tin một cách đồng nhất cho tất cả mọi người. Việc giao tiếp có thể được thực hiện thông qua hình thức sử dụng văn bản hoặc thông qua ngôn ngữ lời nói – vì vậy, các phương tiện giao tiếp mà bạn chọn nên phụ thuộc vào nội dung, lượng thông điệp, sở thích của các bên liên quan, cũng như mức độ bảo mật thông tin và các yếu tố ảnh hưởng khác. Ví dụ, những thay đổi liên quan đến phạm vi công việc nên được thông báo bằng văn bản để tất cả mọi người có thể dễ dàng theo dõi. Gọi điện thoại hoặc để lại tin nhắn thoại cho những thông tin như trên sẽ không phải là lựa chọn tốt trong tình huống này. Vì vậy, trước khi bạn thực hiện cuộc gọi đó, hãy xem xét liệu một email, một bài thuyết trình hay một văn bản chứa nội dung thông điệp mà bạn muốn gửi gắm có phải là cách phù hợp hơn để truyền tải nội dung thông điệp của bạn. 
  • 2. Nắm bắt được khả năng tiếp cận vấn đề của từng đối tượng khác nhau: để đảm bảo rằng việc giao tiếp mang lại hiệu quả đúng như mong đợi, bạn phải biết cách cân chỉnh để việc giao tiếp được diễn ra một cách phù hợp với khả năng tiếp cận vấn đề của từng bên liên quan. BABOK đã chỉ ra 3 cách tiếp cận vấn đề bao gồm việc tiếp cận thông qua hình ảnh (tiếp cận vấn đề bằng cách nhìn thấy – dung nạp được sự hiểu biết từ minh họa, biểu đồ, sơ đồ, video, hình ảnh và những thứ tương tự), thông qua thính giác (khả năng tiếp cận tốt nhất là thông qua giao tiếp bằng lời nói hoặc bằng cách lắng nghe) và thông qua hành động (tiếp cận bằng cách trực tiếp thực hiện vấn đề đó).
  • 3. Xác định mục tiêu rõ ràng: Trước khi gửi đi bất cứ email hoặc thông tin nào, bạn hãy tự hỏi bản thân rằng: thông điệp mà tôi muốn người đọc tiếp nhận được là gì? Có hành động cụ thể nào mà tôi muốn người đọc thực hiện sau khi nhận được thông điệp của tôi hay không? Bạn nên rõ ràng về mục tiêu giao tiếp của mình và nêu rõ những gì bạn mong đợi từ người nhận. Đừng để lại những thông điệp bỏ ngõ hay dang dở rồi mong đợi họ tự suy đoán những gì bạn thực sự mong muốn, vì như vậy khả năng cao là thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai trong quá trình tiếp nhận và thực hiện.
  • 4. Theo sát vấn đề: việc giao tiếp không thể được xem là thành công nếu người nhận không hiểu rõ thông điệp của bạn do sự tác động của một số yếu tố ngoại cảnh nào đó (Ví dụ như tiếng ồn) hoặc thực sự họ có nghe bạn nói, nhưng không hiểu bạn muốn nói gì. Vì vậy, giao tiếp hiệu quả không chỉ đơn thuần là hoàn thành việc truyền đạt thông điệp mà còn phải đảm bảo rằng người nhận hiểu được những gì mà bạn muốn truyền tải. Ví dụ, trong một số tình huống cần thiết, bạn nên tiếp tục theo dõi email mà mình đã gửi ra bằng việc gọi điện thoại hoặc lên kế hoạch cho một cuộc họp đến các đối tượng tiếp nhận vấn đề nhằm thảo luận về bất kỳ câu hỏi hoặc mối bận tâm nào có thể đã xuất hiện sau khi người nhận đọc được email của bạn.
  • 5. Đảm bảo tính đơn giản và chính xác: việc sử dụng ngôn từ đơn giản và hạn chế sử dụng quá nhiều thuật ngữ ngữ mang tính “học thuật” nhằm đảm bảo rằng mọi người đều có thể hiểu trọn vẹn những gì bạn đang muốn truyền đạt. Bên cạnh đó, trong việc chuẩn bị tài liệu, bạn cũng nên tuân thủ việc sử dụng đúng cấu trúc ngữ pháp, đơn giản hóa cách diễn đạt cũng như việc sử dụng từ ngữ dễ hiểu nhưng vẫn phải đảm bảo được việc truyền tải đúng và đầy đủ nội dung thông điệp mà bạn đang hướng đến.
  • 6. Tích cực tham gia và luôn biết cách lắng nghe: Giao tiếp hiệu quả không phải là một cuộc đối thoại một chiều - nơi mà chỉ có duy nhất một bên được đưa ra toàn bộ các ý kiến. Để giao tiếp hiệu quả, chúng ta được đòi hỏi phải luôn biết lắng nghe tích cực và đón nhận phản hồi từ phía đối phương. Việc chú tâm lắng nghe cho thấy rằng bạn đang thực sự tập trung vào cuộc trò chuyện, vì vậy hãy biết cách đặt câu hỏi, đưa ra những gợi ý hoặc phản hồi, đồng thời đảm bảo rằng các ngôn ngữ cơ thể của bạn thể hiện được bạn đang thực sự đồng điệu trong toàn bộ cuộc trò chuyện.
  • 7. Cung cấp thông tin đúng trọng tâm: Chúng ta không có bất cứ một khái niệm cụ thể nào để xác định giới hạn của một thông tin đúng trọng tâm, tất cả đều hoàn toàn phụ thuộc vào ngữ cảnh, mục đích và đối tượng mà bạn muốn hướng đến. Liệu bạn có cần phải chuẩn bị một tài liệu đào tạo dàn trải lên đến hàng chục trang để truyền đạt nhiều kiến thức nhất có thể hay thực sự bạn chỉ cần một bài thuyết trình súc tích với 10 slides ngắn gọn nhằm giới thiệu một nội dung cần thiết? Mức độ đúng trọng tâm của thông tin được thể hiện bằng việc chọn lọc thông tin “vừa đủ” để đạt được mục tiêu giao tiếp mà bạn muốn hướng đến.

Sở hữu kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp bạn ngày càng thăng tiến hơn trong công việc của mình
 
 
Để việc giao tiếp mang lại hiệu quả đúng như mong đợi, chúng ta cần phải đảm bảo rằng các thông tin được cung cấp phải luôn đồng nhất, đúng ngữ cảnh, đúng trọng tâm, được thực hiện vào thời điểm thích hợp, và thông tin được đưa đến đúng những bên liên quan. Hãy thực hành áp dụng những kỹ thuật giao tiếp này trong công việc, để có thể giúp bạn gặt hái thêm nhiều thành công trong tương lai. Chúc bạn sẽ ngày càng nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình và đừng quên thường xuyên truy cập BAC's Blog nhé!
 
Nguồn tham khảo:
 

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
 
 

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Hà Nội:

Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất

Ban biên tập nội dung - BAC